PAGE采購科內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購科的各項工作流程，加強采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司利益，提高采購質(zhì)量和效益，促進公司整體運營目標的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司采購科所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.職責分離原則：明確采購、審批、執(zhí)行、驗收等各環(huán)節(jié)的職責，避免權(quán)力過度集中，防范舞弊風險。5.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息真實可靠。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單采購申請單應(yīng)詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息。對于緊急采購需求，應(yīng)注明緊急原因及預(yù)計到貨時間。2.采購申請單提交審批采購申請單需經(jīng)使用部門負責人審核簽字后，提交至采購科。采購科根據(jù)采購金額大小及性質(zhì)，按照公司規(guī)定的審批流程，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃制定1.采購科收到經(jīng)審批的采購申請單后，進行分類整理根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點、采購頻率等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的具體內(nèi)容、采購時間安排、采購預(yù)算等。2.對于批量采購或長期采購項目，采購科應(yīng)進行市場調(diào)研了解供應(yīng)商情況、市場價格走勢、產(chǎn)品質(zhì)量等信息，為采購決策提供依據(jù)。同時，與潛在供應(yīng)商進行初步溝通，獲取相關(guān)產(chǎn)品資料和報價。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商庫采購科通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對供應(yīng)商進行資格審查和評估。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績情況、信譽狀況等。符合要求的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項目的需求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商。對于重大采購項目或新的采購品類，可采用招標、競爭性談判、詢價等方式確定供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。3.供應(yīng)商評估與考核采購科定期對供應(yīng)商進行評估與考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)質(zhì)量、價格合理性等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰或整改。（四）采購合同簽訂1.采購科與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，確保公司利益得到有效保障。2.采購合同經(jīng)雙方審核簽字蓋章后生效采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交至公司相關(guān)部門備案，以便跟蹤合同執(zhí)行情況和進行監(jiān)督管理。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購科按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。采購科應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等采購科應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商加快交貨進度、更換不合格產(chǎn)品等。同時，應(yīng)將問題及處理情況及時反饋給公司相關(guān)部門。（六）驗收與付款1.采購物資或服務(wù)到貨后，采購科應(yīng)組織相關(guān)部門進行驗收驗收人員應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標準對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行檢驗。驗收合格后，填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的采購物資或服務(wù)，采購科應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。2.采購科根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)付款申請應(yīng)附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)采購科負責人審核簽字后，按照公司規(guī)定的審批流程提交至財務(wù)部門付款。財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。三、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購科定期對采購活動進行風險識別與評估識別可能存在的風險，如供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、合同風險等。評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.針對不同等級的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施對于高風險事項，應(yīng)采取重點監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對于中風險事項，應(yīng)加強管理和控制；對于低風險事項，可進行適當關(guān)注。（二）風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風險加強對供應(yīng)商的管理和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商；在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度；建立供應(yīng)商違約預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)并處理供應(yīng)商違約跡象。2.質(zhì)量風險嚴格把控采購物資或服務(wù)的質(zhì)量標準，加強驗收環(huán)節(jié)的管理；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾；定期對采購物資或服務(wù)進行質(zhì)量抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.價格風險加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商進行充分的價格談判，爭取合理的采購價格；對于價格波動較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值等方式規(guī)避價格風險。4.合同風險加強采購合同的審核與管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰；建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；定期對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，不斷完善合同管理工作。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購科的采購活動進行審計監(jiān)督審計內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。2.采購科應(yīng)定期對自身采購活動進行自查自糾檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合法合規(guī)、采購資料是否完整等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況上報公司相關(guān)部門。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查采購科應(yīng)積極配合政府相關(guān)部門對公司采購活動的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。對于政府部門提出的問題和要求，應(yīng)及時整改落實。2.接受社會公眾的監(jiān)督公司應(yīng)建立健全信息公開制度，及時公布采購項目的相關(guān)信息，接受社會公眾的監(jiān)督。對于社會公眾提出的意見和建議，應(yīng)認真對待，及時處理。五、信息管理（一）采購信息收集與整理**采購科應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、市場價格信息、采購合同信息、采購訂單信息、驗收報告信息等。對收集到的信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便查詢和使用。（二）采購信息共享與利用**采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)實現(xiàn)內(nèi)部共享，相關(guān)部門可根據(jù)權(quán)限查詢和使用采購信息。同時，采購科應(yīng)定期對采購信息進行分析和總結(jié)，為公司采購決策提供參考依據(jù)，提高采購