PAGE備用金內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強公司備用金的管理，規(guī)范備用金的使用流程，提高資金使用效率，防范資金風險，確保公司財務活動的正常進行，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及分支機構在經(jīng)營活動中涉及備用金的管理與使用。（三）定義備用金是指公司為滿足日常經(jīng)營活動中臨時性、小額資金需求，預先撥付給相關部門或個人周轉使用的資金。（四）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金必須按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門或崗位的實際業(yè)務需求，合理核定備用金限額，嚴格控制備用金規(guī)模。3.及時報賬原則：使用備用金后，應在規(guī)定時間內(nèi)及時報賬核銷，不得拖延。4.監(jiān)督檢查原則：公司財務部門定期對備用金的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保備用金管理規(guī)范、安全。二、備用金的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，經(jīng)常發(fā)生臨時性、小額費用支出，且無法通過銀行轉賬等方式支付的。2.確需預借現(xiàn)金用于緊急業(yè)務處理，且符合公司現(xiàn)金使用規(guī)定的。（二）申請流程1.申請人填寫備用金申請表，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)實際工作情況對申請事項進行核實，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表報送至財務部門。財務部門對申請金額、用途等進行合規(guī)性審查，并根據(jù)公司資金狀況及備用金限額進行審批。4.財務部門審批通過后，將備用金撥付至申請人指定的賬戶或交付現(xiàn)金。（三）審批權限1.備用金申請金額在[X]元以下的，由財務部門負責人審批。2.備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由財務總監(jiān)審批。3.備用金申請金額超過[X]元的，由總經(jīng)理審批。三、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費：員工因公務出差所需的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務招待費：公司因業(yè)務需要進行的招待活動費用。3.零星辦公用品采購：金額較小的辦公用品購置。4.小額辦公設備維修：日常辦公設備的小額維修費用。5.其他經(jīng)公司批準的臨時性小額支出。（二）使用規(guī)范1.備用金使用必須取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明用途、金額、日期等信息。2.對于涉及采購業(yè)務的備用金支出，應嚴格按照公司采購管理制度執(zhí)行，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。3.嚴禁利用備用金進行私人借款或其他非法活動。4.備用金使用過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整用途或增加金額的，應重新履行申請與審批手續(xù)。四、備用金的報賬與核銷（一）報賬期限1.一般情況下，備用金使用后應在[X]個工作日內(nèi)報賬核銷。2.對于出差等特殊情況，應在出差返回后[X]個工作日內(nèi)報賬。（二）報賬流程1.申請人整理好備用金使用的原始憑證，按照公司財務報銷要求進行粘貼、填寫報銷單。2.將報銷單及原始憑證提交至所在部門負責人進行二次審核，部門負責人應重點審核費用支出的真實性、合理性及與備用金申請用途的一致性，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，報銷單報送至財務部門。財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性及金額準確性進行審核。4.財務部門審核無誤后，辦理備用金的報賬核銷手續(xù)，將已使用的備用金金額沖減，并根據(jù)實際情況多退少補。（三）核銷方式1.對于已報賬核銷的備用金，財務部門應在備用金臺賬中進行記錄，注明核銷日期、金額、憑證號碼等信息。2.如備用金使用完畢后不再需要繼續(xù)保留，申請人應及時將剩余備用金交回財務部門，辦理注銷手續(xù)。五、備用金的管理與監(jiān)督（一）臺賬管理財務部門應建立備用金臺賬，詳細記錄備用金的申請、撥付、使用、報賬、核銷等情況，確保賬賬相符、賬實相符。（二）定期盤點1.財務部門定期對備用金進行盤點，盤點周期為[X]月/季/年。2.盤點時，應核對備用金賬戶余額與臺賬記錄是否一致，檢查備用金的使用憑證是否齊全、合規(guī)。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對備用金的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查備用金制度的執(zhí)行情況、使用的合規(guī)性及效益性等。2.對于違反備用金管理制度的行為，審計部門應提出整改意見，并追究相關責任人的責任。六、罰則（一）對違反備用金管理制度的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰：1.對于未按規(guī)定用途使用備用金、虛報費用等行為，責令其限期改正，追回違規(guī)使用的資金，并給予警告處分。2.在備用金管理中存在嚴重違規(guī)行為，給公司造成經(jīng)濟損失的，除追回損失外，給予相關責任人記過、記大過、降職等處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法