PAGE岫巖采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)岫巖采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和有效使用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于岫巖公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的采購活動(dòng)，包括物資采購、服務(wù)采購等各類采購業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部和外部監(jiān)督。4.不相容崗位分離原則：采購業(yè)務(wù)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)相互分離，形成制衡機(jī)制。5.權(quán)責(zé)對等原則：明確采購各環(huán)節(jié)相關(guān)部門和人員的職責(zé)權(quán)限，確保權(quán)力與責(zé)任相匹配。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購方式等。2.對采購過程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。3.監(jiān)督采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行。采購部門的職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購時(shí)間等。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購物資和服務(wù)符合要求。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購計(jì)劃的制定，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.審計(jì)部門：對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，會(huì)同需求部門、財(cái)務(wù)部門等編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)當(dāng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制應(yīng)當(dāng)遵循“以收定支、收支平衡”的原則，充分考慮公司的資金狀況和經(jīng)營效益。3.采購預(yù)算應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，經(jīng)公司采購決策委員會(huì)審議通過后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，經(jīng)公司采購決策委員會(huì)審議通過后調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查采購資金的使用情況，確保采購資金安全。2.審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對采購預(yù)算的編制、執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、業(yè)績要求、信譽(yù)要求等。2.采購部門應(yīng)當(dāng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式選擇合格的供應(yīng)商。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購部門應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理情況、售后服務(wù)情況等。（二）供應(yīng)商評價(jià)1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、供貨價(jià)格、供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等進(jìn)行評價(jià)。2.供應(yīng)商評價(jià)應(yīng)當(dāng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，評價(jià)結(jié)果應(yīng)當(dāng)作為供應(yīng)商選擇、續(xù)用、淘汰的依據(jù)。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評價(jià)結(jié)果、合作情況等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、采購流程控制（一）采購申請1.需求部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請表，明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購規(guī)格、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)當(dāng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)當(dāng)對采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。2.對于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)當(dāng)提交公司采購決策委員會(huì)進(jìn)行審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，選擇合適的采購方式組織采購活動(dòng)。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購合同條款符合公司利益。3.采購部門應(yīng)當(dāng)按照采購合同約定，及時(shí)支付采購款項(xiàng)，確保采購活動(dòng)順利進(jìn)行。（四）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)當(dāng)組織需求部門、財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等是否符合采購合同約定。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)簽署驗(yàn)收報(bào)告。（五）采購付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購付款申請。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序支付采購款項(xiàng)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對采購付款情況進(jìn)行記錄和核算，確保采購資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)當(dāng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)當(dāng)采用多種方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購部門應(yīng)當(dāng)對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)當(dāng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)當(dāng)選擇多家供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。2.對于采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，采用套期保值等方式降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。3.對于采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，建立質(zhì)量追溯機(jī)制。七、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門應(yīng)當(dāng)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的信息，包括供應(yīng)商信息、采購價(jià)格信息、采購合同信息等。2.信息收集應(yīng)當(dāng)采用多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)報(bào)告、供應(yīng)商提供等。（二）信息整理1.采購部門應(yīng)當(dāng)對收集到的信息進(jìn)行整理和分析，提取有價(jià)值的信息，為采購決策提供依據(jù)。2.信息整理應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)的方法，如分類、匯總、統(tǒng)計(jì)分析等。（三）信息共享1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部的共享。2.各相關(guān)部門可以通過采購信息共享平臺(tái)查詢采購信息，了解采購活動(dòng)進(jìn)展情況。八、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購部門應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的監(jiān)督和管理，防止采購人員濫