PAGE衛(wèi)健應急采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)健應急采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，確保應急物資和服務及時、有效供應，保障衛(wèi)健應急工作順利開展，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在衛(wèi)健應急狀態(tài)下進行的各類物資采購、服務采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.及時性原則：以最快速度滿足衛(wèi)健應急工作對物資和服務的需求，不得延誤。3.質量保證原則：所采購的物資和服務應符合相關質量標準，能切實滿足應急工作要求。4.效益原則：在保證質量和及時性的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。5.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受內(nèi)部和外部監(jiān)督。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立衛(wèi)健應急采購領導小組，由公司/組織高層管理人員組成。負責審議衛(wèi)健應急采購的重大事項，如采購策略、預算安排、重大采購項目決策等。（二）采購執(zhí)行部門設立專門的應急采購小組，負責具體采購業(yè)務的實施。其職責包括：1.根據(jù)應急需求編制采購計劃，明確采購物資和服務的品種、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.開展市場調(diào)研，尋找合適的供應商，建立供應商庫。3.按照采購流程進行采購操作，包括招標、談判、詢價等，確保采購活動順利進行。4.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.對采購物資和服務進行驗收，確保符合質量要求。（三）其他相關部門1.衛(wèi)健應急部門：提出應急物資和服務的需求，參與采購計劃的制定和采購合同的審核，協(xié)助驗收采購物資和服務。2.財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核和賬務處理，對采購成本進行核算和控制。三、采購流程（一）需求申報1.衛(wèi)健應急部門根據(jù)應急工作實際需求，填寫《衛(wèi)健應急采購需求申報表》，詳細說明所需物資和服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、緊急程度等信息。2.將申報表提交至采購執(zhí)行部門。（二）采購計劃編制1.采購執(zhí)行部門收到需求申報表后，進行審核。對于符合要求的需求，結合庫存情況，編制采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、數(shù)量、預算金額、采購方式、預計采購時間等內(nèi)容。3.將采購計劃提交采購決策機構審批。（三）采購方式選擇1.招標采購：對于金額較大、技術復雜、有多家供應商可供選擇的采購項目，采用招標采購方式。編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等要求。發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。組織開標、評標和定標，確定中標供應商。2.競爭性談判采購：對于緊急采購且采購需求明確、市場競爭不充分的項目，采用競爭性談判采購方式。確定談判供應商名單，向其發(fā)出談判邀請。組織談判，與供應商就采購價格、質量、交貨期等條款進行協(xié)商。根據(jù)談判結果確定成交供應商。3.詢價采購：對于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，采用詢價采購方式。向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據(jù)報價情況確定成交供應商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（四）供應商選擇與管理1.供應商選擇根據(jù)采購方式，從供應商庫或通過其他渠道篩選潛在供應商。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績信譽等方面。組織對符合資格的供應商進行實地考察或樣品測試，評估其供應能力和產(chǎn)品質量。根據(jù)考察和評估結果，確定最終供應商。2.供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、供應產(chǎn)品情況、合作歷史、評價等內(nèi)容。定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不合格供應商及時淘汰。（五）采購合同簽訂1.采購執(zhí)行部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資和服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應提交財務部門和法務部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司/組織利益。3.采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。（六）采購實施與跟蹤1.采購執(zhí)行部門按照采購合同要求，跟蹤供應商的生產(chǎn)、備貨和發(fā)貨情況，確保按時交貨。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應商延遲交貨、產(chǎn)品質量問題等，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應措施解決。3.定期向采購決策機構匯報采購進展情況。（七）驗收與付款1.驗收采購物資和服務到貨后，采購執(zhí)行部門組織衛(wèi)健應急部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等方面，以及服務的內(nèi)容、標準、效果等方面。驗收合格后，填寫《衛(wèi)健應急采購驗收單》。2.付款驗收合格后，采購執(zhí)行部門將驗收單提交財務部門。財務部門根據(jù)采購合同約定和驗收單，審核無誤后辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場供應短缺、價格波動等可能影響應急物資和服務的及時供應和采購成本。2.質量風險：采購的物資和服務質量不符合要求，可能影響應急工作效果。3.合同風險：合同條款不完善、供應商違約等可能導致公司/組織遭受經(jīng)濟損失。4.合規(guī)風險：采購活動不符合法律法規(guī)和行業(yè)標準，可能面臨法律責任和處罰。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，確定風險等級。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場監(jiān)測機制，及時掌握物資和服務的市場動態(tài)。與多家供應商建立合作關系，分散采購渠道，降低供應短缺風險。通過簽訂長期合同、套期保值等方式，應對價格波動風險。2.質量風險應對加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強驗收環(huán)節(jié)管理。定期對采購物資和服務進行質量抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.合同風險應對加強合同管理，確保合同條款嚴謹、完善。對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中的問題。要求供應商提供履約擔保，降低供應商違約風險。4.合規(guī)風險應對：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高合規(guī)意識。建立內(nèi)部審計和監(jiān)督機制，定期對采購活動進行檢查，確保采購行為合法合規(guī)。五、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設立專門的內(nèi)部監(jiān)督崗位或部門，對衛(wèi)健應急采購活動進行全過程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購決策的合規(guī)性、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。3.定期對采購活動進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）審計監(jiān)督1.定期開展衛(wèi)健應急采購審計工作，對采購項目的真實性、合法性、效益性進行審計。2.審計內(nèi)容包括采購計劃的編制與執(zhí)行、采購方式的選擇、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。3.根據(jù)審計結果，出具審計報告，提出改進建議和措施，促進采購管理水平的提高。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購執(zhí)行部門負責收集與采購活動相關的信息，包括市場信息、供應商信息、采購需求信息、采購合同信息等。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行分類整理和存儲。（二）信息共享與利用1.實現(xiàn)采購信息在采購執(zhí)行部門、衛(wèi)健應急部門、財務部門等相關部門之間的共享，確保各部門及時掌握采購動態(tài)。2.利用采購信息數(shù)據(jù)庫，對采購數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，為采購決策提供支持。七、培訓與考核（一）培訓1.定期組織采購人員參加衛(wèi)健應急采購相關知識和技能培訓，包括法律法規(guī)、采購流程、合同管理、風險管理等方面。2.邀請行業(yè)專家、法