PAGE外貿(mào)科資金審核內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強外貿(mào)科資金管理，規(guī)范資金審核流程，防范資金風險，確保資金安全、高效使用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，結(jié)合外貿(mào)科實際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于外貿(mào)科所有涉及資金收支的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于訂單采購、銷售收款、費用報銷、資金結(jié)算等。（三）基本原則1.合法性原則：資金審核必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.真實性原則：審核人員應(yīng)依據(jù)真實、有效的原始憑證進行審核，保證資金收支業(yè)務(wù)真實發(fā)生。3.準確性原則：審核各項資金數(shù)據(jù)準確無誤，確保財務(wù)信息真實可靠。4.完整性原則：審核資金業(yè)務(wù)相關(guān)資料齊全，手續(xù)完備，避免出現(xiàn)遺漏。5.及時性原則：及時審核資金收支業(yè)務(wù)，提高資金使用效率，防止延誤影響業(yè)務(wù)開展。二、資金審核流程（一）訂單采購資金審核1.采購申請業(yè)務(wù)人員根據(jù)訂單需求填寫采購申請單，詳細注明采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等信息。采購申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認采購需求的合理性和必要性。2.供應(yīng)商選擇與合同簽訂采購部門負責按照公司采購管理制度選擇合格供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、商品或服務(wù)條款、價格、付款方式、交貨方式等關(guān)鍵內(nèi)容。采購合同簽訂后，需提交財務(wù)部門備案。3.資金支付審核業(yè)務(wù)人員將采購申請單、采購合同、發(fā)票（如有）等相關(guān)資料提交至財務(wù)部門。財務(wù)審核人員首先核對采購申請單與采購合同的一致性，包括商品或服務(wù)信息、價格、數(shù)量等。審核發(fā)票的真實性、合法性和有效性，檢查發(fā)票內(nèi)容是否與采購合同及實際業(yè)務(wù)相符。按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點，審核資金支付申請。如為預(yù)付款，需審核預(yù)付款比例是否符合合同規(guī)定；如為貨到付款，需確認貨物已驗收合格且發(fā)票已收到。審核無誤后，財務(wù)審核人員在資金支付審批表上簽字，報財務(wù)負責人審批。財務(wù)負責人根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限進行審批，如金額較大或特殊情況，需報公司管理層審批。審批通過后，財務(wù)部門辦理資金支付手續(xù)。（二）銷售收款資金審核1.銷售合同簽訂業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂銷售合同，明確銷售商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、付款方式、交貨時間等條款。銷售合同簽訂后，提交財務(wù)部門備案。2.發(fā)貨與收款跟蹤業(yè)務(wù)部門負責按照銷售合同安排發(fā)貨，并及時跟蹤客戶付款情況。財務(wù)部門定期與業(yè)務(wù)部門核對銷售收款進度，確?？铐椉皶r足額收回。3.收款審核客戶付款到賬后，財務(wù)人員核對收款信息，包括付款單位、金額、付款方式等與銷售合同是否一致。審核收款憑證的真實性和完整性。如為銀行轉(zhuǎn)賬，核對銀行回單；如為現(xiàn)金收款，檢查現(xiàn)金繳款單等相關(guān)憑證。對于應(yīng)收賬款的核銷，財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的核銷申請及相關(guān)證明材料進行審核，確保賬款核銷準確無誤。審核通過后，財務(wù)人員登記應(yīng)收賬款明細賬，并更新客戶信用記錄。（三）費用報銷資金審核1.費用報銷申請業(yè)務(wù)人員或其他相關(guān)人員發(fā)生費用支出后，填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生日期、事由、金額、報銷部門等信息。費用報銷單需附上合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、審批文件等。費用報銷單經(jīng)部門負責人審核簽字，確認費用支出的合理性和真實性。2.財務(wù)審核財務(wù)審核人員首先審核費用報銷單的填寫是否規(guī)范、完整，原始憑證是否真實、合法、有效。檢查費用支出是否符合公司費用報銷標準和相關(guān)規(guī)定，如差旅費、業(yè)務(wù)招待費等的報銷額度和范圍。對于涉及多個部門的共同費用，審核分攤是否合理。審核無誤后，財務(wù)審核人員在費用報銷單上簽字，報財務(wù)負責人審批。財務(wù)負責人根據(jù)公司財務(wù)政策和審批權(quán)限進行審批，如費用金額較大或存在疑問，可要求報銷人員提供進一步說明或補充資料。審批通過后，財務(wù)部門辦理費用報銷付款手續(xù)。（四）資金結(jié)算審核1.結(jié)算申請涉及資金結(jié)算業(yè)務(wù)（如外匯結(jié)算、國內(nèi)轉(zhuǎn)賬結(jié)算等）的部門或人員，填寫資金結(jié)算申請單，注明結(jié)算類型、金額、收款方信息、結(jié)算原因等。資金結(jié)算申請單需附上相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料，如合同執(zhí)行情況說明、發(fā)票等。2.結(jié)算審核財務(wù)審核人員核對資金結(jié)算申請單與相關(guān)業(yè)務(wù)資料的一致性，確保結(jié)算業(yè)務(wù)真實發(fā)生且符合合同約定。審核結(jié)算方式的合理性和安全性，如外匯結(jié)算需審核匯率選擇是否符合規(guī)定、外匯收支是否符合國家外匯管理政策。檢查結(jié)算金額的準確性，與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行核對。審核通過后，財務(wù)審核人員在資金結(jié)算申請單上簽字，報財務(wù)負責人審批。財務(wù)負責人根據(jù)公司資金管理規(guī)定和結(jié)算業(yè)務(wù)風險評估進行審批，重大結(jié)算業(yè)務(wù)需報公司管理層審批。審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定的結(jié)算流程辦理資金結(jié)算手續(xù)。三、資金審核崗位與職責（一）業(yè)務(wù)部門職責1.負責提出資金收支業(yè)務(wù)申請，確保業(yè)務(wù)活動真實、合理、合規(guī)。2.提供與資金業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、發(fā)票、審批文件等原始資料，并對資料的真實性和完整性負責。3.配合財務(wù)部門進行資金審核工作，及時解答審核過程中提出的疑問。（二）財務(wù)部門職責1.設(shè)立專門的資金審核崗位，配備專業(yè)審核人員，負責資金收支業(yè)務(wù)的審核工作。2.依據(jù)國家法律法規(guī)、公司財務(wù)制度和本內(nèi)控制度，對資金收支業(yè)務(wù)進行嚴格審核，確保資金安全和合規(guī)使用。3.對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，提出整改意見，并跟蹤整改情況。4.定期對資金審核情況進行總結(jié)分析，為公司資金管理提供決策依據(jù)。（三）財務(wù)負責人職責1.對資金審核工作進行全面管理和監(jiān)督，確保審核工作符合公司規(guī)定和要求。2.審批重大資金收支業(yè)務(wù)，對資金使用的合理性、安全性負責。3.協(xié)調(diào)財務(wù)部門與其他部門在資金審核工作中的關(guān)系，解決審核過程中的重大問題。（四）公司管理層職責1.對公司資金審核內(nèi)控制度的建立、完善和執(zhí)行情況進行監(jiān)督。2.審批涉及公司重大資金支出、資金結(jié)算等重要事項，確保資金使用符合公司戰(zhàn)略和整體利益。四、資金審核風險防控（一）資金支付風險防控1.嚴格執(zhí)行資金支付審批流程，確保每一筆資金支付都經(jīng)過授權(quán)審批，防止未經(jīng)授權(quán)的資金支出。2.加強對付款憑證的審核，核對付款信息與合同、發(fā)票等原始憑證的一致性，防止支付錯誤或虛假支付。3.對于大額資金支付，實行雙人審核或集體決策制度，降低資金支付風險。（二）銷售收款風險防控1.建立完善的客戶信用評估體系，對客戶信用狀況進行定期評估和動態(tài)管理，合理確定信用額度和收款政策。2.加強銷售合同管理，明確收款條款和違約責任，確保銷售款項及時足額收回。3.定期與客戶核對往來賬款情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款差異問題，防止壞賬損失。（三）費用報銷風險防控1.明確費用報銷標準和范圍，加強對費用報銷憑證的審核，杜絕不合理、不合法的費用支出。2.建立費用報銷預(yù)警機制，對頻繁發(fā)生或金額較大的費用支出進行重點監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。3.加強對費用報銷真實性的核實，必要時可進行實地調(diào)查或要求報銷人員提供補充證明材料。（四）資金結(jié)算風險防控1.嚴格遵守國家外匯管理政策和國內(nèi)結(jié)算相關(guān)規(guī)定，確保資金結(jié)算業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.對資金結(jié)算方式進行風險評估，選擇安全可靠的結(jié)算方式，降低結(jié)算過程中的風險。3.加強與銀行等金融機構(gòu)的溝通合作，及時掌握結(jié)算政策變化和銀行操作流程，確保資金結(jié)算順利進行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對外貿(mào)科資金審核內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查資金審核流程是否合規(guī)、有效。2.審計人員通過查閱憑證、核對賬目、訪談相關(guān)人員等方式，對資金收支業(yè)務(wù)進行全面審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)自查1.財務(wù)部門定期對資金審核工作進行自查，檢查審核人員是否嚴格按照制度執(zhí)行，審核流程是否存在漏洞。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，完善資金審核內(nèi)控制度和流程，提高資金審核工作質(zhì)量。（三）考核與評價1.建立資金審核工作考核機制，對審核人員的工作質(zhì)量、效率等進行考核評價。2.將考核結(jié)果與績效掛鉤，激勵審核人員認真履行職責，提高資金審核工作水平。六、信息溝通與反饋（一）內(nèi)部溝通1.業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間建立定期溝通機制，及時交流資金收支業(yè)務(wù)進展情況和審核過程中存在的問題。2.財務(wù)部門內(nèi)部審核人員之間保持信息暢通，對于復雜或有疑問的資金業(yè)務(wù)，及時進行溝通討論，確保審核結(jié)果準確無誤。（二）外部溝通1.與供應(yīng)商、客戶等外部單位保持良好溝通，及時了解業(yè)務(wù)合作中的資金往來情況，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。2.關(guān)注國家法律法規(guī)、政策變化以及行業(yè)動態(tài)，及時調(diào)整資金審核內(nèi)控制度，確保公司資金管理工作適應(yīng)外部環(huán)境變化。（三）反饋機制1.建立資金審核問