PAGE采購管理領域內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購管理流程，加強內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司利益，提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風險。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的采購流程和審批程序進行操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機制，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、預算和采購方式。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。其職責如下：1.根據(jù)公司需求，編制采購計劃，明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、時間等要求。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商選擇和驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、支付貨款，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃編制采購部門收到采購申請后，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制采購計劃。采購計劃應明確采購項目的具體內(nèi)容、采購時間、采購方式等，并報采購決策機構審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.供應商篩選：根據(jù)采購項目的要求，對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。3.供應商評估：采購部門會同相關部門對篩選后的供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。4.供應商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。5.供應商管理：建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。2.合同簽訂：談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)相關部門審核后，報公司法定代表人或授權代表簽字蓋章。采購合同應明確雙方的權利義務、采購內(nèi)容、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購訂單的編號、采購項目、數(shù)量、價格、交貨期等信息。2.采購執(zhí)行跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。（六）驗收與付款1.驗收：采購物資到貨后，質(zhì)量部門會同需求部門按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告。如驗收不合格，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。2.付款：財務部門根據(jù)驗收報告和采購合同，審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研，合理預測市場價格波動，采取適當?shù)牟少彶呗?，如套期保值、簽訂長期合同等，降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理和評估，建立供應商風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商出現(xiàn)的問題，降低供應商風險。3.質(zhì)量風險應對：嚴格質(zhì)量檢驗和驗收程序，加強對供應商的質(zhì)量監(jiān)督，要求供應商提供質(zhì)量保證措施，降低質(zhì)量風險。4.合同風險應對：規(guī)范采購合同簽訂流程，加強合同審核，明確合同條款，防范合同糾紛，降低合同風險。5.付款風險應對：加強財務審核，嚴格按照合同約定付款，防范付款風險。五）采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)。2.主動接受社會監(jiān)督，如行業(yè)協(xié)會、媒體等的監(jiān)督，及時改進采購工作。六、采購信息管理（一）采購信息收集采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括市場信息、供應商信息、采購項目信息、采購合同信息等。（二）采購信息整理與分析對收集到的采購信息進行整理和分析，形成有價值的采購決策依據(jù)。如分析市場價格走勢、供應商績效情況等。（三）采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與其他相關部門之間信息的及時共享，提高