PAGE房租水電管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房租水電管理，規(guī)范房租水電的核算、收繳及使用流程，確保公司資產(chǎn)安全，降低運(yùn)營成本，提高資金使用效率，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等涉及房租水電相關(guān)業(yè)務(wù)的單位。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保房租水電管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：房租水電的核算、記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，真實(shí)反映公司實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用情況。3.完整性原則：涵蓋房租水電管理的各個環(huán)節(jié)，包括合同簽訂、費(fèi)用計算、收繳、支付、賬務(wù)處理等，確保管理流程完整無遺漏。4.及時性原則：房租水電費(fèi)用的核算、收繳及相關(guān)信息的傳遞應(yīng)及時，避免延誤導(dǎo)致的糾紛或財務(wù)風(fēng)險。5.不相容職務(wù)分離原則：明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限，確保涉及房租水電管理的審批、執(zhí)行、記錄等不相容職務(wù)相互分離，相互制約。二、房租管理（一）租賃合同管理1.合同簽訂公司涉及房租租賃業(yè)務(wù)時，需由專門的合同管理部門或崗位負(fù)責(zé)與出租方洽談租賃事宜，并起草租賃合同。租賃合同應(yīng)明確租賃房屋的地址、面積、用途、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)及支付方式、押金金額及退還條件、維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，必須經(jīng)過法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，不存在法律風(fēng)險。審核通過后，由授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。2.合同變更與終止如租賃期間因特殊原因需要變更租賃合同條款，如租金調(diào)整、租賃面積增減等，必須由相關(guān)部門提出書面申請，經(jīng)審批后與出租方協(xié)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議簽訂流程同原合同簽訂流程。租賃合同期滿或因其他原因提前終止時，應(yīng)提前通知出租方辦理相關(guān)手續(xù)。公司需按照合同約定進(jìn)行租金結(jié)算、押金退還等事項(xiàng)，并確保租賃房屋的交接工作順利完成。交接時，雙方應(yīng)共同對房屋及附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，如有損壞，按照合同約定進(jìn)行賠償處理。（二）租金核算與收繳1.租金核算財務(wù)部門應(yīng)按照租賃合同約定的租金標(biāo)準(zhǔn)和支付周期，定期對租金進(jìn)行核算。核算過程中，要核對租賃面積、租金單價、租賃期限等關(guān)鍵信息，確保租金計算準(zhǔn)確無誤。對于租金優(yōu)惠或減免等特殊情況，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)審批文件進(jìn)行準(zhǔn)確核算，并在賬務(wù)處理中予以清晰記錄。2.租金收繳業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)租金收繳的具體工作，應(yīng)在租金支付期限前向租戶發(fā)送租金催繳通知，明確告知租金金額、支付方式及逾期后果等信息。對于逾期未支付租金的租戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟進(jìn)，了解原因并采取相應(yīng)措施。如經(jīng)多次催繳仍未支付，可按照合同約定采取法律手段追討租金。財務(wù)部門應(yīng)建立租金收繳臺賬，詳細(xì)記錄每個租戶的租金繳納情況，包括繳納金額、繳納時間、逾期情況等。每月末，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與財務(wù)部門核對租金收繳情況，確保數(shù)據(jù)一致，并及時處理差異。（三）租金賬務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度的要求，對租金收入進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。租金收入應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則確認(rèn)，在租賃期內(nèi)分期均勻計入相關(guān)會計期間。2.對于收到的租金款項(xiàng)，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行入賬處理，借記“銀行存款”等科目，貸記“其他業(yè)務(wù)收入租金收入”科目。同時，根據(jù)租金收入計算應(yīng)繳納的相關(guān)稅費(fèi)，如增值稅、房產(chǎn)稅等，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.租金支出的賬務(wù)處理應(yīng)根據(jù)租賃合同約定及實(shí)際支付情況進(jìn)行。如支付租金時，借記“預(yù)付賬款租金”科目（如有預(yù)付款項(xiàng)）或“管理費(fèi)用租金”等科目，貸記“銀行存款”等科目。在租賃期內(nèi)，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則將租金費(fèi)用分?jǐn)偟礁魇芤嫫陂g，借記“管理費(fèi)用租金”等科目，貸記“預(yù)付賬款租金”等科目。三、水電管理（一）水電計量與抄表1.公司應(yīng)安裝獨(dú)立的水電計量設(shè)備，確保水電用量能夠準(zhǔn)確計量。計量設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行校驗(yàn)和維護(hù)，保證其準(zhǔn)確性和可靠性。2.安排專人負(fù)責(zé)水電抄表工作，抄表人員應(yīng)按照規(guī)定的抄表周期（如每月固定日期）對各部門、各租戶的水電用量進(jìn)行抄表。抄表時，應(yīng)認(rèn)真核對計量設(shè)備讀數(shù)，確保抄表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。抄表記錄應(yīng)包括抄表日期、水電表讀數(shù)、抄表人員簽名等信息。3.抄表人員完成抄表工作后，應(yīng)及時將抄表數(shù)據(jù)傳遞給財務(wù)部門或相關(guān)核算崗位。傳遞過程中，要確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，可采用紙質(zhì)記錄或電子表格等方式進(jìn)行傳遞，并辦理交接手續(xù)。（二）水電費(fèi)用計算與分?jǐn)?.財務(wù)部門根據(jù)抄表數(shù)據(jù)及水電單價，計算各部門、各租戶的水電費(fèi)用。水電單價應(yīng)按照與供水供電部門簽訂的合同約定或市場價格確定，并保持相對穩(wěn)定。如有價格調(diào)整，應(yīng)及時更新計算依據(jù)。2.對于公司內(nèi)部多個部門共同使用水電的情況，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合理的分?jǐn)偡椒▽⑺娰M(fèi)用分?jǐn)偟礁鞑块T。分?jǐn)偡椒筛鶕?jù)各部門的實(shí)際使用面積、人數(shù)、設(shè)備功率等因素進(jìn)行確定，并在制度中明確規(guī)定。例如，按照各部門實(shí)際使用面積占總面積的比例分?jǐn)偹娰M(fèi)。3.在計算和分?jǐn)偹娰M(fèi)用過程中，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄和核對，確保費(fèi)用計算準(zhǔn)確無誤，分?jǐn)偨Y(jié)果合理公正。如有疑問或爭議，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通核實(shí)，必要時進(jìn)行實(shí)地查看或重新計算。（三）水電費(fèi)用收繳與支付1.水電費(fèi)用收繳流程與租金收繳流程類似。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)向各部門、各租戶發(fā)送水電費(fèi)用催繳通知，明確告知費(fèi)用金額、支付方式及逾期后果等信息。對于逾期未支付的情況，及時跟進(jìn)并采取相應(yīng)措施。財務(wù)部門建立水電費(fèi)用收繳臺賬，記錄每個部門、租戶的繳費(fèi)情況。2.公司按照與供水供電部門簽訂的合同約定，按時支付水電費(fèi)用。支付前，財務(wù)部門應(yīng)核對水電費(fèi)用計算結(jié)果、分?jǐn)偳闆r及相關(guān)審批文件，確保支付金額準(zhǔn)確無誤。支付時，應(yīng)通過公司規(guī)定的支付渠道進(jìn)行操作，并取得有效的支付憑證。支付憑證應(yīng)妥善保管，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。3.財務(wù)部門在支付水電費(fèi)用后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理。借記“管理費(fèi)用水電費(fèi)”等科目（根據(jù)費(fèi)用分?jǐn)偳闆r確定具體科目），貸記“銀行存款”等科目。同時，對水電費(fèi)用的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為成本控制和預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對房租水電管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查房租水電管理內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，包括合同簽訂、費(fèi)用核算、收繳、賬務(wù)處理等環(huán)節(jié)。2.審計人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、合同、賬目記錄，實(shí)地查看租賃房屋及水電計量設(shè)備，與相關(guān)人員溝通訪談等方式，對房租水電管理活動進(jìn)行全面審查。審計過程中，要重點(diǎn)關(guān)注是否存在違規(guī)操作、費(fèi)用計算不準(zhǔn)確、收繳不及時等問題。3.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違反內(nèi)控制度的行為和責(zé)任人，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）日常檢查與考核1.各部門應(yīng)定期對本部門涉及的房租水電管理工作進(jìn)行自查，確保各項(xiàng)工作符合內(nèi)控制度要求。自查內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、費(fèi)用核算準(zhǔn)確性、收繳及時性等。自查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報送上級主管部門。2.公司建立房租水電管理工作考核機(jī)制，對相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)可包括租金收繳率、水電費(fèi)用核算準(zhǔn)確率、客戶滿意度等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未達(dá)標(biāo)的部門和個人進(jìn)行督促整改，并視情況給予相應(yīng)處罰。五、信息管理（一）房租水電信息檔案建立1.將租賃合同、水電計量設(shè)備資料、抄表記錄、費(fèi)用計算表、收繳臺賬、支付憑證等房租水電管理相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，建立健全的信息檔案。2.信息檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保資料的完整性和可追溯性。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立檔案查閱和借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的使用權(quán)限，確保檔案信息安全。（二）數(shù)據(jù)分析與利用1.財務(wù)部門應(yīng)定期對房租水電數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過對比不同期間的費(fèi)用支出情況、各部門或租戶的費(fèi)用占比等