PAGE非政府采購內控制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織非政府采購活動的內部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效益，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、公平公正，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織除政府采購以外的各類采購活動，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋采購活動的全過程，包括采購預算編制、采購計劃制定、采購執(zhí)行、采購驗收、采購付款等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全過程的內部控制。3.制衡性原則：在采購決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)合理設置崗位，明確職責權限，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機制，防止權力濫用和舞弊行為。4.適應性原則：根據(jù)本公司/組織的實際情況和發(fā)展需求，結合采購活動的特點和風險狀況，制定切實可行的內部控制制度，并隨著內外部環(huán)境的變化及時進行調整和完善。5.成本效益原則：在保證采購活動合法合規(guī)、有效控制風險的前提下，合理權衡成本與效益的關系，優(yōu)化采購流程，提高采購效率，降低采購成本。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門職責采購需求部門應根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，提前提出采購需求，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等內容，并對采購需求的合理性和必要性負責。財務部門負責提供上一年度采購預算執(zhí)行情況的分析報告，結合公司/組織年度財務預算安排，對各部門提交的采購需求進行審核，綜合考慮公司/組織的資金狀況、成本效益等因素，提出采購預算建議，報管理層審批。2.編制方法采購預算應采用零基預算和滾動預算相結合的方法進行編制。零基預算是指不考慮以往年度的采購項目和金額，以零為起點，根據(jù)實際需要編制預算；滾動預算是指在預算執(zhí)行過程中，根據(jù)實際執(zhí)行情況和市場變化，對預算進行動態(tài)調整和延續(xù)，使預算更具前瞻性和靈活性。采購預算編制應充分考慮市場價格波動、政策變化等因素，合理確定采購預算金額，并預留一定的彈性空間，以應對可能出現(xiàn)的預算調整情況。（二）預算審批1.采購預算編制完成后，應按照公司/組織內部的審批流程進行審批。一般情況下，采購預算需經(jīng)部門負責人、財務負責人、分管領導審核后，報總經(jīng)理審批。對于重大采購項目的預算，還需提交董事會或其他決策機構審議通過。2.審批過程中，各審批環(huán)節(jié)應重點關注采購預算的合理性、必要性、可行性以及與公司/組織整體戰(zhàn)略和財務狀況的匹配性，確保采購預算符合公司/組織的發(fā)展需求和資源配置要求。（三）預算執(zhí)行與調整1.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織實施采購活動，不得擅自突破預算。在采購過程中，如因市場價格波動、政策調整等原因導致采購成本超出預算，采購部門應及時與財務部門溝通，分析原因，采取有效措施控制成本。財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購預算的嚴格執(zhí)行。2.預算調整如因特殊原因需要調整采購預算，采購需求部門應提出書面申請，詳細說明調整的原因、調整的內容、預計增加或減少的預算金額等，并提供相關證明材料。財務部門對采購需求部門提交的預算調整申請進行審核，評估調整的必要性和合理性，提出審核意見后報管理層審批。預算調整申請經(jīng)批準后，采購部門應按照調整后的預算組織采購活動。三、采購計劃管理（一）計劃制定1.采購部門應根據(jù)批準的采購預算和實際工作進度，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、采購時間、采購方式、供應商選擇標準等內容，并按照采購項目的重要性和緊急程度進行分類排序。2.在制定采購計劃時，采購部門應充分考慮市場供應情況、供應商生產周期、運輸時間等因素，合理安排采購時間，確保采購活動能夠按時完成，滿足公司/組織的業(yè)務需求。（二）計劃審批1.采購計劃制定完成后，應提交采購部門負責人審核。采購部門負責人應重點審核采購計劃的合理性、可行性以及與采購預算的一致性，確保采購計劃能夠有效執(zhí)行。2.經(jīng)采購部門負責人審核通過的采購計劃，報分管領導審批。分管領導應從公司/組織整體戰(zhàn)略和業(yè)務發(fā)展的角度出發(fā)，對采購計劃進行全面審查，確保采購計劃符合公司/組織的發(fā)展需求和資源配置要求。（三）計劃執(zhí)行與變更1.計劃執(zhí)行采購部門應嚴格按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購項目按時、按質、按量完成。在采購過程中，采購人員應密切關注采購計劃的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購活動順利進行。采購部門應定期對采購計劃執(zhí)行情況進行總結和分析，評估采購計劃的執(zhí)行效果，并將執(zhí)行情況及時反饋給相關部門和領導。2.計劃變更如因特殊原因需要變更采購計劃，采購部門應提出書面申請，詳細說明變更的原因、變更的內容、對采購進度和成本的影響等，并提供相關證明材料。采購計劃變更申請經(jīng)采購部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應根據(jù)實際情況進行綜合評估，決定是否批準采購計劃變更申請。采購計劃變更申請經(jīng)批準后，采購部門應按照變更后的采購計劃組織采購活動。四、采購執(zhí)行管理（一）采購方式選擇1.采購部門應根據(jù)采購項目的特點、采購金額、市場供應情況等因素，綜合考慮采購成本、采購效率、采購質量等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.在選擇采購方式時，采購部門應嚴格按照國家法律法規(guī)和公司/組織內部規(guī)定的采購方式適用條件進行操作，確保采購方式的合法性和合規(guī)性。對于達到公開招標限額標準的采購項目，應采用公開招標方式進行采購；對于因特殊原因不能采用公開招標方式的采購項目，應按照規(guī)定履行相關審批手續(xù)后，選擇其他合適的采購方式。（二）供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立健全供應商選擇機制，制定明確的供應商選擇標準和程序。供應商選擇標準應包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平服務能力等方面。在選擇供應商時，采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，對供應商進行綜合評估和比較，選擇符合公司/組織要求的供應商。對于重要采購項目的供應商選擇，應組織相關部門進行實地考察和評審，確保供應商具備提供優(yōu)質產品和服務的能力。2.供應商評價與考核采購部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行評價和考核，建立供應商評價檔案。供應商評價結果應作為供應商續(xù)用、淘汰、調整采購份額等決策的重要依據(jù)。對于評價結果較差的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如供應商整改后仍不符合要求，采購部門應采取相應措施，如減少采購份額直至淘汰該供應商。（三）采購合同管理1.合同簽訂采購部門應在確定供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等內容。采購合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交法律部門或專業(yè)法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規(guī)有效，避免合同風險。審核通過后的采購合同，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。2.合同執(zhí)行與變更在采購合同執(zhí)行過程中，采購部門應嚴格按照合同約定履行自己的義務，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時按質按量交貨。同時，采購部門應督促供應商履行合同義務，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施追究其違約責任。如因特殊原因需要變更采購合同，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因、對合同價格、交貨期等方面的影響等，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。（四）采購驗收管理1.驗收標準制定采購部門應根據(jù)采購項目的特點和質量要求，制定明確的驗收標準和驗收程序。驗收標準應包括產品的規(guī)格型號、數(shù)量、質量、性能、外觀等方面的要求，確保驗收工作有章可循。2.驗收組織實施采購項目到貨后，采購部門應及時組織相關部門和人員進行驗收。驗收人員應按照驗收標準對采購項目進行逐一核對和檢驗，確保采購項目符合合同要求。對于重要采購項目或技術復雜的采購項目，應邀請專業(yè)機構或專家參與驗收工作。3.驗收結果處理驗收合格的采購項目，驗收人員應簽署驗收報告，并辦理相關入庫或使用手續(xù)。驗收不合格的采購項目，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改或退換貨。如供應商拒絕履行義務，采購部門應按照合同約定追究其違約責任，并采取相應措施減少公司/組織的損失。五、采購付款管理（一）付款申請與審批1.采購部門應在采購項目驗收合格后，及時向財務部門提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、采購項目名稱、供應商名稱付款金額、付款方式等內容，并附驗收報告、發(fā)票等相關證明材料。2.財務部門對采購部門提交的付款申請進行審核，重點審核付款申請的真實性、合法性、準確性以及與采購合同的一致性。審核通過后的付款申請，報財務負責人審批。對于金額較大的付款申請，還需報分管領導或總經(jīng)理審批。（二）付款方式與時間1.付款方式應根據(jù)采購合同約定和公司/組織的資金狀況進行選擇，常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。在選擇付款方式時，應充分考慮資金安全、資金成本、結算效率等因素，確保付款方式合理可行。2.財務部門應按照采購合同約定的付款時間及時辦理付款手續(xù)，不得無故拖延付款。如因特殊原因需要延遲付款，財務部門應提前與供應商溝通協(xié)商，并取得供應商的同意。（三）付款監(jiān)督與審計1.財務部門應加強對采購付款的監(jiān)督管理，定期對采購付款情況進行檢查和分析，確保付款行為合法合規(guī)、準確無誤。同時，財務部門應建立采購付款臺賬，詳細記錄采購付款的相關信息，便于查詢和核對。2.公司/組織內部審計部門應定期對采購付款業(yè)務進行審計，檢查采購付款的內部控制制度執(zhí)行情況、付款流程的合規(guī)性、付款金額的準確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析采購過程中可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、采購質量風險、合同風險、法律風險等。2.風險識別和評估應采用定性與定量相結合的方法，綜合考慮風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行分類排序，確定風險等級。對于高風險采購項目，應制定專項風險應對措施，加強風險管理。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險：采購部門應加強市場價格監(jiān)測和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定采購價格，降低市場價格波動風險。2.供應商違約風險：采購部門應加強對供應商的管理和考核，選擇資質信譽良好、生產能力強、產品質量可靠的供應商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任。同時，采購部門應建立供應商備用機制，在供應商出現(xiàn)違約情況時，能夠及時更換供應商，確保采購活動不受影響。3.采購質量風險：采購部門應嚴格按照采購合同約定的質量要求進行采購，并加強對采購項目的驗收管理，確保采購項目質量符合要求。對于重要采購項目或技術復雜的采購項目，應邀請專業(yè)機構或專家參與驗收工作，提高驗收的準確性和可靠性。4.合同風險：采購部門應加強對采購合同管理，嚴格按照合同簽訂的審批程序進行合同簽訂，確保合同條款合法合規(guī)有效。在合同執(zhí)行過程中，采購部門應密切跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，避免合同糾紛的發(fā)生。5.法律風險：采購部門應加強對法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購過程中，如遇到重大法律問題或法律糾紛，應及時咨詢法律部門或專業(yè)法律顧問的意見，依法維護公司/組織的合法權益。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購內部控制制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購決策的科學性、采購績效程序的規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，定期對采購工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中存在的問題，