PAGE服務(wù)采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司服務(wù)采購管理，規(guī)范服務(wù)采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效益，確保公司各項服務(wù)采購活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司發(fā)生的各類服務(wù)采購活動，包括但不限于咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、物業(yè)服務(wù)、物流服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：服務(wù)采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，保障所有參與采購的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：除涉及商業(yè)秘密等特殊情況外，采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督。4.效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)合理的采購方式和流程，降低采購成本，提高采購效益。5.風(fēng)險防控原則：建立健全風(fēng)險防控機(jī)制，對服務(wù)采購過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險識別、評估和控制，防范各類風(fēng)險。二、職責(zé)分工（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大服務(wù)采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議服務(wù)采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購計劃。2.審批重大服務(wù)采購項目的采購方案、采購預(yù)算、采購合同等。3.研究解決服務(wù)采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體的服務(wù)采購執(zhí)行工作。采購部門的職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī)、公司服務(wù)采購內(nèi)控制度及相關(guān)政策要求。2.制定和完善服務(wù)采購業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。3.組織實施服務(wù)采購活動，包括采購需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.負(fù)責(zé)采購文件的編制、審核、存檔等工作。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的各類問題，及時向上級匯報采購工作進(jìn)展情況。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出服務(wù)采購需求，配合采購部門開展采購工作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準(zhǔn)確提出服務(wù)采購需求，明確采購服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、時間等要求。2.參與采購需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購合同的履行和驗收工作。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)對服務(wù)采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。其職責(zé)如下：1.監(jiān)督服務(wù)采購內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)程序要求。2.對采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改意見和建議。3.定期開展服務(wù)采購專項審計工作，評估采購效益和風(fēng)險防控情況。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃及實際工作需要，填寫《服務(wù)采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購服務(wù)的名稱、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、時間要求、預(yù)算金額等信息，并提交至采購部門。2.采購部門收到《服務(wù)采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行初步審核。如需求不合理或不符合公司實際情況，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，提出修改意見。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，組織相關(guān)人員進(jìn)行市場調(diào)研，了解同類服務(wù)的市場價格水平，結(jié)合公司歷史采購數(shù)據(jù)和實際情況，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各項費用的明細(xì)，包括服務(wù)費用、稅費、運輸費、保險費、驗收費用等，并報公司財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，重點審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性及與公司財務(wù)狀況的匹配性。審核通過后，采購預(yù)算作為服務(wù)采購的控制依據(jù)。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購服務(wù)的性質(zhì)、金額大小、市場競爭情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、市場競爭充分的服務(wù)項目。采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)要求，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的服務(wù)項目。采購部門應(yīng)選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，組織招標(biāo)活動。4.競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的服務(wù)項目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的服務(wù)項目等。采購部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的服務(wù)項目或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的服務(wù)項目等。采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，報公司采購決策委員會審批后，與單一供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。6.詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的服務(wù)項目。采購部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)選定的采購方式，發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資格、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的服務(wù)能力和財務(wù)狀況等條件。2.采購部門對報名參與采購的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、信譽(yù)記錄等。對審查合格的供應(yīng)商，采購部門將其納入供應(yīng)商庫管理。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、服務(wù)能力、質(zhì)量管理水平等情況。實地考察結(jié)束后，采購部門應(yīng)形成考察報告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。4.采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商情況，組建評審小組，對供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、信譽(yù)等進(jìn)行綜合評審，確定成交供應(yīng)商。評審過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保評審結(jié)果公平公正。5.采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、價格、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時報公司相關(guān)部門備案。6.建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作、淘汰等決策的重要依據(jù)。對評價不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。（五）采購合同簽訂與履行1.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)將采購合同副本分送需求部門、財務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門，各部門按照合同約定履行各自職責(zé)。2.需求部門應(yīng)按照合同要求，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保服務(wù)的順利提供。在服務(wù)過程中，需求部門如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時向采購部門反饋，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定采取相應(yīng)措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同執(zhí)行情況、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。4.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理合同變更或解除手續(xù)。（六）驗收與結(jié)算1.服務(wù)完成后，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)對服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《服務(wù)采購驗收報告》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.采購部門收到《服務(wù)采購驗收報告》后，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行核對，確認(rèn)服務(wù)已按照合同要求提供。如驗收不合格，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，直至驗收合格為止。3.財務(wù)部門根據(jù)采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算金額應(yīng)與采購合同約定的金額一致，如有差異，應(yīng)按照合同約定及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.采購部門應(yīng)在結(jié)算完成后，及時整理采購文件，包括采購需求申請表、采購預(yù)算、采購合同、驗收報告、發(fā)票等，進(jìn)行歸檔保存。采購文件作為公司服務(wù)采購活動的重要記錄，應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、風(fēng)險防控（一）風(fēng)險識別1.政策風(fēng)險：關(guān)注國家法律法規(guī)、政策的變化對服務(wù)采購活動的影響，如稅收政策調(diào)整、行業(yè)監(jiān)管要求變化等。2.市場風(fēng)險：分析市場供求關(guān)系、價格波動、供應(yīng)商壟斷等因素對采購成本和服務(wù)質(zhì)量的影響。3.供應(yīng)商風(fēng)險：評估供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、經(jīng)營能力變化、違約風(fēng)險等，如供應(yīng)商破產(chǎn)、停業(yè)、提供虛假信息等。4.采購流程風(fēng)險：審查采購流程中各個環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險，如采購需求不明確、采購方式選擇不當(dāng)、評審過程不公正、合同簽訂不規(guī)范等。5.內(nèi)部控制風(fēng)險：檢查公司服務(wù)采購內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，是否存在制度漏洞、監(jiān)督不力等問題。（二）風(fēng)險評估1.建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行量化評估。評估指標(biāo)可包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度大小等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行等級劃分，如高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)重點關(guān)注并采取有效措施進(jìn)行防控。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對政策風(fēng)險，加強(qiáng)對國家法律法規(guī)和政策的學(xué)習(xí)研究，及時調(diào)整采購策略和業(yè)務(wù)流程，確保采購活動符合政策要求。2.對于市場風(fēng)險，通過加強(qiáng)市場調(diào)研、建立價格預(yù)警機(jī)制、與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場波動對采購成本的影響。3.防控供應(yīng)商風(fēng)險，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。同時，在采購合同中明確違約責(zé)任，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。4.針對采購流程風(fēng)險，完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和審批程序，加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)、公平公正。5.強(qiáng)化內(nèi)部控制風(fēng)險防控，定期對公司服務(wù)采購內(nèi)控制度進(jìn)行評估和完善，加強(qiáng)內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)和糾正制度執(zhí)行過程中存在的問題。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對服務(wù)采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購效益是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)等。審計結(jié)束后，審計部門應(yīng)出具審計報告，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門對服務(wù)采購活動中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的腐敗行為和不正當(dāng)交易行為。對違反公司紀(jì)律和法律法規(guī)的單位和個人，依法依規(guī)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和