PAGE物業(yè)公司行政內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范物業(yè)公司行政工作流程，加強內(nèi)部控制，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務(wù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和高效性，保障公司運營的順利進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工在行政事務(wù)處理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行政工作合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個方面，包括但不限于文件管理、辦公用品采購、會議組織、車輛管理等，不留制度空白。3.制衡性原則：明確各崗位和環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機制，防止權(quán)力濫用和錯誤發(fā)生。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際運營情況，適時調(diào)整和完善行政內(nèi)控制度，以適應(yīng)不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境。5.成本效益原則：在保證行政工作質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的平衡。二、文件管理制度（一）文件分類1.公司文件：包括公司章程、董事會決議、年度工作計劃、工作總結(jié)等重要文件。2.行政文件：如通知、通報、報告、請示等行政公文。3.業(yè)務(wù)文件：與物業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如服務(wù)合同、項目方案、客戶資料等。4.外來文件：由外部單位發(fā)送給公司的文件，如政府部門文件、合作單位函件等。（二）文件收發(fā)1.收文設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)文件的簽收登記。收到文件后，應(yīng)及時檢查文件的完整性和有效性，核對文件數(shù)量，并在收文登記簿上詳細(xì)記錄文件的名稱、文號（如有）、來文單位、日期、份數(shù)等信息。對重要文件或緊急文件，應(yīng)立即呈交部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批示，并根據(jù)批示意見及時轉(zhuǎn)辦。對于一般性文件，按照公司內(nèi)部職責(zé)分工，及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好文件傳遞記錄。2.發(fā)文各部門需要發(fā)文時，應(yīng)填寫發(fā)文審批表，詳細(xì)注明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、主送單位、抄送單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門進(jìn)行編號登記。行政部門對發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行格式審核和文字校對，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。審核通過后，加蓋公司公章，并按照規(guī)定流程進(jìn)行分發(fā)。發(fā)文應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，如紙質(zhì)文件通過專人送達(dá)或郵寄，電子文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送，并要求收件人進(jìn)行簽收確認(rèn)。（三）文件歸檔1.各類文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)保持原件完整，按照文件類別、時間順序進(jìn)行分類整理，并編制文件目錄。2.行政部門負(fù)責(zé)建立公司統(tǒng)一的文件檔案庫，對歸檔文件進(jìn)行集中保管。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保文件的安全保存。3.定期對歸檔文件進(jìn)行清查盤點，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。同時，根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定文件的保管期限，對超過保管期限的文件，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（四）文件查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件時，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.行政部門工作人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的文件，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借文件，如需復(fù)印文件，應(yīng)另行填寫復(fù)印申請，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及公司機密的文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。三、辦公用品采購與管理制度（一）采購計劃1.各部門根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品需求計劃，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交行政部門。2.行政部門對各部門提交的需求計劃進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司實際庫存情況，制定公司辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品名稱、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購流程1.根據(jù)審批后的采購計劃，行政部門選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽、穩(wěn)定的供貨能力和合理的價格水平。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。3.采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行驗收。對于辦公用品的質(zhì)量檢驗，可采用抽樣檢驗或全部檢驗的方式，確保采購物品符合質(zhì)量要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。（三）庫存管理1.設(shè)立專門的辦公用品倉庫，對采購入庫的辦公用品進(jìn)行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況。2.定期對庫存辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.根據(jù)庫存情況和各部門需求，合理安排辦公用品的發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)填寫辦公用品發(fā)放登記表，由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。（四）使用與節(jié)約1.各部門應(yīng)教育員工合理使用辦公用品，避免浪費。對于可重復(fù)利用的辦公用品，如紙張、筆等，應(yīng)倡導(dǎo)雙面使用或回收再利用。2.行政部門定期對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，對節(jié)約辦公用品表現(xiàn)突出部門進(jìn)行表彰和獎勵，對浪費現(xiàn)象嚴(yán)重的部門進(jìn)行通報批評，并提出改進(jìn)措施。四、會議管理制度（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會、季度例會等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報工作進(jìn)展、討論解決問題、部署下一階段工作任務(wù)。2.專題會議：針對公司特定業(yè)務(wù)或問題召開的會議，如項目協(xié)調(diào)會、質(zhì)量分析會、安全工作會議等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)召集，相關(guān)人員參加，旨在深入研究和解決專項問題。3.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議，如緊急工作部署會、突發(fā)事件處理會等，根據(jù)實際情況確定參會人員。（二）會議組織1.會議主辦部門應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容，并提前通知參會人員。會議計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括會議資料準(zhǔn)備、場地布置、設(shè)備調(diào)試等。會議資料應(yīng)包括會議議程、相關(guān)文件、匯報材料等，確保參會人員能夠充分了解會議內(nèi)容。3.會議期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、責(zé)任分工等信息。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會后及時整理形成會議紀(jì)要，并經(jīng)會議主持人審核簽字后，分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。（三）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主辦部門請假，并安排其他人員代為參會。2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急事務(wù)需要處理，應(yīng)向會議主持人請假后，在不影響會議正常進(jìn)行的情況下離開會場。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機或做與會議無關(guān)的事情。對會議討論的問題和決議事項，如有不同意見，應(yīng)在會議上提出，不得會后私下議論或抵觸執(zhí)行。（四）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議形成后，相關(guān)部門應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實施，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點。2.行政部門負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決議得到有效落實。3.對于未按時完成會議決議事項的部門或個人，應(yīng)進(jìn)行督促和問責(zé)，分析原因，提出改進(jìn)措施，以保證公司各項工作的順利推進(jìn)。五、車輛管理制度（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置車輛，包括公務(wù)用車、工程用車等。車輛配置應(yīng)考慮車型、數(shù)量、使用頻率等因素，確保滿足公司日常工作和業(yè)務(wù)開展的需求。2.建立車輛調(diào)度制度，由行政部門負(fù)責(zé)車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理。各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車事由、時間、地點、人數(shù)等信息，并提交行政部門。3.行政部門根據(jù)車輛使用申請表和車輛實際情況，合理安排車輛調(diào)度。如遇車輛緊張或特殊情況，應(yīng)優(yōu)先保障重要工作和緊急任務(wù)的用車需求。同時，應(yīng)盡量提高車輛使用效率，避免車輛閑置浪費。（二）車輛使用與維護(hù)1.車輛使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。在使用車輛過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應(yīng)及時報告行政部門，并停止使用車輛，等待維修。2.行政部門負(fù)責(zé)建立車輛維修保養(yǎng)檔案，定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全可靠。車輛維修保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，并按照維修保養(yǎng)計劃進(jìn)行操作。維修保養(yǎng)費用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度進(jìn)行審批和報銷。3.車輛使用人應(yīng)愛護(hù)車輛，保持車輛清潔衛(wèi)生。每次使用車輛后，應(yīng)及時清理車內(nèi)雜物，定期對車輛進(jìn)行清洗和消毒，確保車輛整潔美觀。（三）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、保險費、維修保養(yǎng)費、停車費等。行政部門應(yīng)建立車輛費用臺賬，對各項費用進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算。2.燃油費實行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況，制定合理的燃油消耗定額標(biāo)準(zhǔn)。車輛使用人應(yīng)按照定額標(biāo)準(zhǔn)控制燃油費用支出，如有超出定額標(biāo)準(zhǔn)的情況，應(yīng)說明原因并報行政部門審核。3.保險費、維修保養(yǎng)費等其他車輛費用，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。行政部門應(yīng)定期對車輛費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，合理控制車輛費用支出，降低公司運營成本。（四）車輛安全管理1.加強車輛安全管理，定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高駕駛員的安全意識和操作技能。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，確保行車安全。2.建立車輛安全檢查制度，行政部門定期對車輛進(jìn)行安全檢查，包括車輛制動系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎等關(guān)鍵部位的檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時安排維修整改，確保車輛不帶病上路。3.駕駛員應(yīng)定期進(jìn)行體檢，確保身體健康狀況符合駕駛要求。同時，應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，嚴(yán)禁酒后駕車、疲勞駕車等違規(guī)行為。如發(fā)生交通事故，應(yīng)立即報告行政部門和相關(guān)部門，并按照事故處理程序進(jìn)行妥善處理。六、印章管理制度（一）印章種類與保管1.公司印章主要包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.公章由行政部門負(fù)責(zé)人保管，合同專用章由法務(wù)部門或承擔(dān)合同管理職責(zé)的部門負(fù)責(zé)人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)的人員保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。（二）印章使用審批1.公司內(nèi)部使用印章時，應(yīng)填寫印章使用申請表，詳細(xì)注明用印事由、文件名稱、用印范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報印章保管人員審批。2.涉及對外簽訂合同、協(xié)議等重要事項使用印章時，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的審批流程。合同承辦部門應(yīng)提交合同草案及相關(guān)資料，經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見使用印章，對不符合審批要求或存在疑問的用印申請，有權(quán)拒絕蓋章，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）印章使用登記1.印章使用時，保管人員應(yīng)在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、用印事由、用印范圍、批準(zhǔn)人等信息，并要求用印人簽字確認(rèn)。2.印章使用登記簿應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，作為公司重要檔案資料保存，以備查閱和審計。（四）印章安全與保密1.印章保管人員應(yīng)確保印章存放安全，印章存放處應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、防盜門窗等，防止印章被盜用或丟失。2.嚴(yán)格遵守印章保密制度，印章保管人員不得向無關(guān)人員透露印