PAGE疫情物資采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在疫情期間物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保物資及時(shí)、充足供應(yīng)，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，同時(shí)防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在疫情期間涉及的各類(lèi)疫情防控物資、辦公物資及其他相關(guān)物資的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。3.及時(shí)性原則：根據(jù)疫情防控及公司運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求，及時(shí)采購(gòu)所需物資，避免因物資短缺影響工作。4.質(zhì)量保證原則：所采購(gòu)物資應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滿(mǎn)足疫情防控及工作要求。5.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立疫情物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議疫情物資采購(gòu)的重大決策，包括采購(gòu)戰(zhàn)略、預(yù)算安排、重要物資采購(gòu)計(jì)劃等。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)或指定相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)疫情物資采購(gòu)的具體執(zhí)行工作。采購(gòu)部門(mén)職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求和庫(kù)存情況，制定物資采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.尋找、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力、信譽(yù)等。3.按照采購(gòu)流程，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。5.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程。（三）其他相關(guān)部門(mén)1.需求部門(mén)：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提出物資需求申請(qǐng)，并提供詳細(xì)的需求說(shuō)明。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所采購(gòu)物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、支付款項(xiàng)，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保資金安全。三、采購(gòu)流程（一）需求申請(qǐng)與審批1.各部門(mén)根據(jù)疫情防控及工作實(shí)際需求，填寫(xiě)《疫情物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后簽字批準(zhǔn)，并報(bào)送采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)收到各部門(mén)的物資采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總分析。結(jié)合公司庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定詳細(xì)的疫情物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面情況，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估與管理定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格變動(dòng)情況、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等，以便于查詢(xún)和管理。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。在談判過(guò)程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，確保采購(gòu)成本合理、物資質(zhì)量可靠、交貨及時(shí)。2.合同簽訂談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律部門(mén)審核后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。2.到貨通知與驗(yàn)收準(zhǔn)備：在物資預(yù)計(jì)到貨前，采購(gòu)部門(mén)通知需求部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。3.物資驗(yàn)收質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、規(guī)格、性能、數(shù)量等。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具《物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.入庫(kù)管理：驗(yàn)收合格的物資由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，按照物資類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并做好庫(kù)存記錄。（六）付款管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收情況，審核付款申請(qǐng)。2.審核通過(guò)后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。3.付款過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度，確保付款手續(xù)齊全、資金安全。四、物資驗(yàn)收與保管（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.疫情防控物資應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，具備有效的產(chǎn)品合格證明文件。2.辦公物資及其他物資應(yīng)滿(mǎn)足公司規(guī)定的質(zhì)量要求，外觀無(wú)損壞、性能符合使用標(biāo)準(zhǔn)。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)安排專(zhuān)業(yè)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式。3.驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄物資的檢驗(yàn)情況，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等。4.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具《物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，作為物資入庫(kù)的依據(jù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《物資驗(yàn)收不合格報(bào)告》，說(shuō)明不合格原因，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）保管要求1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)物資的特性和類(lèi)別，合理安排存放位置，確保物資存放安全、有序。2.對(duì)疫情防控物資應(yīng)實(shí)行專(zhuān)庫(kù)或?qū)^(qū)存放，嚴(yán)格按照規(guī)定的儲(chǔ)存條件進(jìn)行保管，防止物資變質(zhì)、損壞。3.建立物資保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、批次等信息，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，保障物資安全。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)疫情物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、物資驗(yàn)收與保管情況、資金使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）采購(gòu)部門(mén)自查采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。自查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同管理情況、采購(gòu)流程合規(guī)性等。（三）其他監(jiān)督公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)疫情物資采購(gòu)過(guò)程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，公司將及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商可能出現(xiàn)供貨中斷、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、價(jià)格大幅波動(dòng)等風(fēng)險(xiǎn)。2.采購(gòu)流程風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)流程執(zhí)行不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購(gòu)效率低下、采購(gòu)成本增加、物資質(zhì)量無(wú)法保證等問(wèn)題。3.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，可能導(dǎo)致不合格物資入庫(kù)，影響公司正常使用。4.資金風(fēng)險(xiǎn)：付款環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)資金支付錯(cuò)誤、逾期付款等風(fēng)險(xiǎn)，影響公司信譽(yù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴(lài)單一供應(yīng)商，降低供貨中斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)供應(yīng)商評(píng)估與管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)采取措施，如警告、減少訂單量、更換供應(yīng)商等。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)行情變化合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.采購(gòu)流程風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保采購(gòu)流程嚴(yán)格執(zhí)行。建立采購(gòu)流程監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。優(yōu)化采購(gòu)流程，簡(jiǎn)化繁瑣環(huán)節(jié)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。3.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)管理明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)人員培訓(xùn)，提高驗(yàn)收工作質(zhì)量。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，嚴(yán)格按照規(guī)定處理，防止不合格物資流入公司。4.資金風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，確保資金支付準(zhǔn)確無(wú)誤。建立資金支付審核制度，嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)，防止資金錯(cuò)付、誤付。合理安排資金，確保按時(shí)足額支付貨款，維護(hù)公司良好信譽(yù)。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集采購(gòu)部門(mén)應(yīng)收集與疫情物資采購(gòu)相關(guān)的各類(lèi)信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、物資需求信息、政策法規(guī)信息等。（二）采購(gòu)信息分析與利用對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行分析，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。例如，通過(guò)分析市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，合理確定采購(gòu)時(shí)機(jī)和采購(gòu)價(jià)格；通過(guò)分析供應(yīng)商信息，選擇合適的供應(yīng)商合作。（三）采購(gòu)信息共享建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，