PAGE敬老院采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)敬老院采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)質(zhì)量，保障敬老院的正常運(yùn)營(yíng)和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效益。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制體系，明確各部門(mén)職責(zé)權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程監(jiān)督。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由敬老院院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，副院長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)部門(mén)、后勤部門(mén)、護(hù)理部門(mén)等相關(guān)負(fù)責(zé)人為成員。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)事項(xiàng)，制定采購(gòu)政策和策略，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)人員，負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)款項(xiàng)的支付等工作。（三）其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.需求部門(mén)：提出采購(gòu)需求，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算管理、支付審核和賬務(wù)處理，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.質(zhì)量控制部門(mén)：對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.審計(jì)部門(mén)：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，定期或不定期提出采購(gòu)需求。采購(gòu)需求應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。2.需求部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，確保需求的合理性和必要性。審核通過(guò)后，將采購(gòu)需求提交給采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)需求后，結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)敬老院的實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購(gòu)計(jì)劃符合敬老院的整體利益。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)確定最終的供應(yīng)商名單，并與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等內(nèi)容。4.供應(yīng)商管理：采購(gòu)部門(mén)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、采購(gòu)合同執(zhí)行情況、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法律顧問(wèn)審核后，提交采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，確保合同條款明確、具體、合法有效。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好合同執(zhí)行和監(jiān)督工作。（五）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保采購(gòu)物資或服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)按量交付。2.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織需求部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)。3.付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款結(jié)算應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行，確保資金支付的安全和準(zhǔn)確。（六）采購(gòu)檔案管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的各類(lèi)文件和資料進(jìn)行分類(lèi)整理、歸檔保存。采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等內(nèi)容，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。四、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)公開(kāi)招標(biāo)是指采購(gòu)人按照法定程序，通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告的方式，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購(gòu)方式。公開(kāi)招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)邀請(qǐng)招標(biāo)是指采購(gòu)人根據(jù)供應(yīng)商的資信和業(yè)績(jī)，選擇若干特定的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)，從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購(gòu)方式。邀請(qǐng)招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占政府采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判競(jìng)爭(zhēng)性談判是指采購(gòu)人通過(guò)與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家的供應(yīng)商分別談判，商定價(jià)格、條件和合同條款，從中確定成交供應(yīng)商的采購(gòu)方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿(mǎn)足用戶(hù)緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。（四）單一來(lái)源采購(gòu)單一來(lái)源采購(gòu)是指采購(gòu)人從某一特定供應(yīng)商處采購(gòu)物資或服務(wù)的采購(gòu)方式。單一來(lái)源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的項(xiàng)目。（五）詢(xún)價(jià)詢(xún)價(jià)是指采購(gòu)人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，要求其報(bào)價(jià)，然后在報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較，從中確定成交供應(yīng)商的采購(gòu)方式。詢(xún)價(jià)適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格波動(dòng)、合同糾紛等，并評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，選擇資信良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。同時(shí)，在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的約束。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于質(zhì)量不合格的物資或服務(wù)，及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格的監(jiān)控和分析，合理確定采購(gòu)價(jià)格。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況及時(shí)調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。4.合同風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。在簽訂采購(gòu)合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同條款明確、具體、合法有效。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過(guò)設(shè)定的預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)資金的管理和監(jiān)督，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)，確保資金支付的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的