PAGE供銷社采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強供銷社采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，確保供銷社采購活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供銷社系統(tǒng)內(nèi)所有采購活動，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照供銷社內(nèi)部規(guī)定和流程進(jìn)行采購操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等機會參與競爭，公正地對待每一個供應(yīng)商。5.不相容職務(wù)分離原則：采購業(yè)務(wù)中的采購申請、審批、執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，避免一人兼任多項可能導(dǎo)致舞弊的職務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)供銷社設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由供銷社領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、預(yù)算和采購方式。3.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，對采購過程中的重大問題進(jìn)行決策。（二）采購執(zhí)行部門供銷社設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行。采購部門職責(zé)如下：1.根據(jù)各部門需求，編制采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，提供采購項目的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并參與采購項目的驗收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項目進(jìn)行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購項目的金額大小和重要性，按照供銷社內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行審批。對于金額較小的采購項目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。對于金額較大或重大采購項目，需提交采購決策委員會審批。（三）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核采購預(yù)算。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會等。2.供應(yīng)商篩選與評估：采購部門對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。然后對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力（或服務(wù)能力）、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。對于重大采購項目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商；對于一般采購項目，可采用詢價、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商。4.供應(yīng)商檔案建立：采購部門對選定的供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史等內(nèi)容。5.供應(yīng)商動態(tài)管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機會，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購項目的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購協(xié)議。在談判過程中，采購人員應(yīng)保持客觀、公正的態(tài)度，維護(hù)供銷社的利益。對于重要采購項目，可邀請財務(wù)、技術(shù)等相關(guān)人員參與談判，提供專業(yè)意見。2.合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)將采購合同副本送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（六）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.驗收：采購項目到貨后，采購部門通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員組成驗收小組進(jìn)行驗收。驗收小組根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗。驗收合格的，驗收小組出具驗收報告；驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新供貨，直至驗收合格。（七）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。2.審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。3.對于貨到付款的采購項目，財務(wù)部門在收到驗收報告后及時付款；對于預(yù)付款項采購項目和分期付款采購項目，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定控制付款進(jìn)度。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險等。并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，對高風(fēng)險事項重點關(guān)注，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。對供應(yīng)商進(jìn)行信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對信用不良的供應(yīng)商減少合作機會或不再合作。在采購過程中，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強對采購項目質(zhì)量的控制。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，并在采購項目到貨后進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗。對于重要采購項目，可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢測。3.價格波動風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機制，及時掌握價格波動信息。在采購合同中約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格變化情況合理調(diào)整采購價格。對于價格波動較大的采購項目，可采用套期保值等金融工具進(jìn)行風(fēng)險管理。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，確保合同條款合法、合規(guī)，并明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在簽訂采購合同前，組織法律專業(yè)人員對合同進(jìn)行審核，避免合同糾紛。對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金的監(jiān)督管理，定期對采購資金的收支情況進(jìn)行審計，確保采購資金的安全、合理使用。（二）審計監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，評價采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.審計部門在審計過程中，可采用查閱資料、實地走訪、問卷調(diào)查等方式，對采購項目進(jìn)行全面審查。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。六、信息管理（一）采購信息收集與整理采購部門應(yīng)收集、整理與采購業(yè)務(wù)相關(guān)信息，包括供應(yīng)商信息、采購項目信息、采購合同信息、采購價格信息、采購驗收信息等，并建立采購信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)采購信息的集中管理。（二）信息共享與利用采購部門應(yīng)定期將采購信息與需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門共享，為