行業(yè)通用采購(gòu)申請(qǐng)與審批模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值二、全流程操作指南1.采購(gòu)需求發(fā)起操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、市場(chǎng)部等）操作步驟：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、日常運(yùn)營(yíng)或項(xiàng)目需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的具體需求（名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等）；評(píng)估采購(gòu)需求的必要性，確認(rèn)是否符合部門年度預(yù)算及公司采購(gòu)政策；若涉及大額采購(gòu)或特殊品類（如特種設(shè)備、保密服務(wù)），需提前與采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門溝通可行性。2.填寫采購(gòu)申請(qǐng)表操作主體：需求部門申請(qǐng)人（需求部門經(jīng)辦人）操作步驟：登錄公司采購(gòu)管理系統(tǒng)或《采購(gòu)申請(qǐng)表模板》（詳見(jiàn)第三部分），逐項(xiàng)填寫信息，保證內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確；重點(diǎn)明確“采購(gòu)用途”“技術(shù)規(guī)格”“預(yù)估單價(jià)及總價(jià)”“預(yù)算科目”等關(guān)鍵字段，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需具體到“A4紙100包，單價(jià)30元”）；若需指定供應(yīng)商，需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）及報(bào)價(jià)單作為附件。3.部門負(fù)責(zé)人初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（需求部門負(fù)責(zé)人）操作步驟：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)需求是否符合部門工作目標(biāo)及預(yù)算范圍；審核采購(gòu)物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量是否匹配實(shí)際需求，是否存在過(guò)度采購(gòu)或重復(fù)采購(gòu)；審核通過(guò)后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若不通過(guò)，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。4.采購(gòu)部門審核操作主體：采購(gòu)部門（采購(gòu)經(jīng)理）操作步驟：采購(gòu)部門收到申請(qǐng)后，重點(diǎn)審核“采購(gòu)需求合規(guī)性”“供應(yīng)商選擇方式”“市場(chǎng)價(jià)格合理性”；若為常規(guī)采購(gòu)（如辦公用品），可對(duì)接合格供應(yīng)商庫(kù)進(jìn)行比價(jià)；若為定制化或大額采購(gòu)，需組織至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)或公開(kāi)招標(biāo)；審核采購(gòu)方式是否符合公司規(guī)定（如單一來(lái)源采購(gòu)需附說(shuō)明，招標(biāo)采購(gòu)需附招標(biāo)文件），預(yù)估總價(jià)是否超預(yù)算；審核通過(guò)后，在“采購(gòu)部門審核”欄簽字；若需調(diào)整采購(gòu)方案（如更換供應(yīng)商、優(yōu)化規(guī)格），與需求部門溝通后反饋修改。5.財(cái)務(wù)部門復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)主管）操作步驟：財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核“預(yù)算科目匹配性”“資金來(lái)源”“付款條件”“成本效益”；核對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)項(xiàng)目是否納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算余額是否充足；若超預(yù)算，需提交額外預(yù)算審批流程；審核付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、票據(jù)要求），避免資金風(fēng)險(xiǎn)；復(fù)核無(wú)誤后，在“財(cái)務(wù)復(fù)核”欄簽字；若涉及成本異常（如預(yù)估單價(jià)遠(yuǎn)高于市場(chǎng)均價(jià)），要求采購(gòu)部門補(bǔ)充比價(jià)說(shuō)明。6.分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)（分管副總）或總經(jīng)理（總經(jīng)理）操作步驟：根據(jù)采購(gòu)金額及權(quán)限劃分，提交至相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：金額≤5000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5000元＜金額≤50000元：分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理雙簽；金額＞50000元：提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議；審批領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核采購(gòu)項(xiàng)目的戰(zhàn)略匹配度、投資回報(bào)及風(fēng)險(xiǎn)控制，最終在“最終審批”欄簽字確認(rèn)。7.審批結(jié)果反饋與采購(gòu)執(zhí)行操作主體：采購(gòu)部門、需求部門操作步驟：采購(gòu)部門匯總審批完成的申請(qǐng)表，同步至需求部門及倉(cāng)庫(kù)/使用部門；采購(gòu)部門根據(jù)審批結(jié)果，與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（若金額≥10000元），明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等；需求部門配合供應(yīng)商完成交付驗(yàn)收，核對(duì)物品/服務(wù)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合申請(qǐng)要求，驗(yàn)收合格后在《驗(yàn)收單》上簽字；財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表、合同、驗(yàn)收單及發(fā)票，辦理付款手續(xù)。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)：申請(qǐng)日期：申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話采購(gòu)類型預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)供應(yīng)商信息首選供應(yīng)商：備選供應(yīng)商：供應(yīng)商資質(zhì)□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□相關(guān)許可證□報(bào)價(jià)單□其他：_________采購(gòu)明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容采購(gòu)總金額大寫：_________________________小寫：_________________________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：_________簽字：_________日期：_________采購(gòu)部門審核意見(jiàn)：_________簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)復(fù)核意見(jiàn)：_________簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見(jiàn)：_________簽字：_________日期：_________備注（如緊急采購(gòu)原因、特殊技術(shù)要求、供應(yīng)商選擇依據(jù)等）驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收人簽字：_________驗(yàn)收日期：_________驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（說(shuō)明：_________）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.填寫規(guī)范要求采購(gòu)申請(qǐng)表所有字段需填寫完整，不得空項(xiàng)；規(guī)格型號(hào)、用途等描述需具體、可量化，避免使用“一批”“若干”等模糊詞匯；預(yù)估單價(jià)需基于市場(chǎng)調(diào)研或供應(yīng)商報(bào)價(jià)，偏差超過(guò)10%需附書(shū)面說(shuō)明；申請(qǐng)編號(hào)需按公司規(guī)則統(tǒng)一編制（如“CG-部門簡(jiǎn)稱-年份-序號(hào)”），保證可追溯。2.預(yù)算與成本控制嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算追加流程，禁止“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”；大額采購(gòu)（≥50000元）必須采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，保證性價(jià)比；單一來(lái)源采購(gòu)需經(jīng)總經(jīng)理特批并說(shuō)明理由。3.審批時(shí)限與流程各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)除外），逾期未反饋視為默認(rèn)通過(guò)；審批流程不得越級(jí)，如“部門負(fù)責(zé)人-采購(gòu)部門-財(cái)務(wù)-分管領(lǐng)導(dǎo)”順序不可顛倒；緊急采購(gòu)可先口頭溝通，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書(shū)面流程。4.供應(yīng)商與合規(guī)管理供應(yīng)商需具備合法資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)合作方；采購(gòu)合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（金額≥20000元），明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款條件及違約條款；禁止采購(gòu)部門與需求人員收受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，違者按公司制度追責(zé)。5.變更與異常處理采購(gòu)申請(qǐng)