企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）制定目的為適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，規(guī)范電子檔案管理工作，保障電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)經(jīng)營管理、決策支持中的作用，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營特點(diǎn)，制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，參考國家電子文件歸檔與電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T____-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》）制定。（三）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、下屬單位及分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)開展過程中形成的各類電子檔案（含電子文件、電子數(shù)據(jù)、電子憑證等）的管理工作。外包業(yè)務(wù)、合作項(xiàng)目中涉及的電子檔案管理，參照本制度執(zhí)行。（四）管理原則1.全程管理：對(duì)電子檔案從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用、鑒定、銷毀的全生命周期進(jìn)行規(guī)范管控，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)可追溯、可審計(jì)。2.集中管控：電子檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，由企業(yè)檔案管理部門（如綜合檔案室）統(tǒng)籌規(guī)劃，避免分散存儲(chǔ)導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)與利用障礙。3.安全保密：建立分級(jí)保密機(jī)制，對(duì)涉密電子檔案采取加密、權(quán)限管控等措施，防止信息泄露或篡改。4.方便利用：優(yōu)化檢索與利用流程，通過數(shù)字化手段提升電子檔案的利用效率，服務(wù)企業(yè)經(jīng)營決策與業(yè)務(wù)開展。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門（如綜合檔案室）1.牽頭制定電子檔案管理制度、操作規(guī)范及分類方案，定期更新并組織培訓(xùn)；2.統(tǒng)籌電子檔案的集中保管、檢索利用、安全防護(hù)及系統(tǒng)維護(hù)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展電子文件管理工作；3.組織電子檔案的鑒定、銷毀工作，審核歸檔文件的完整性、合規(guī)性；4.對(duì)接外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)，配合檔案檢查、審計(jì)及合規(guī)性審查工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.按制度要求規(guī)范形成電子文件（如合同、報(bào)告、會(huì)議記錄等），確保文件內(nèi)容真實(shí)、格式合規(guī)、元數(shù)據(jù)完整；2.定期向檔案管理部門移交電子文件，配合完成歸檔前的初審與整改工作；3.參與電子檔案的鑒定工作，提供業(yè)務(wù)層面的文件價(jià)值評(píng)估意見。（三）技術(shù)部門（如信息中心）1.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的搭建、升級(jí)與技術(shù)維護(hù)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；2.制定電子檔案的備份策略（如異地備份、離線備份），定期開展數(shù)據(jù)恢復(fù)演練；3.提供電子檔案安全防護(hù)的技術(shù)支持（如加密、防篡改、訪問控制等），協(xié)助排查系統(tǒng)安全隱患。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.格式規(guī)范：電子文件格式應(yīng)符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如文書類優(yōu)先采用PDF/A、XML，圖紙類采用CAD原生格式或PDF等），確保長期可讀性；2.元數(shù)據(jù)完整：電子文件需包含創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、版本號(hào)、密級(jí)等元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)與文件內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)；3.版本管理：重要電子文件（如合同、規(guī)章制度）的修改需保留版本痕跡，通過“修訂模式”或系統(tǒng)日志記錄變更內(nèi)容，避免版本混亂。（二）收集范圍1.企業(yè)經(jīng)營管理類：章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、戰(zhàn)略規(guī)劃、管理制度等；2.業(yè)務(wù)運(yùn)營類：合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；3.行政管理類：會(huì)議紀(jì)要、公文、人事檔案（電子簡歷、勞動(dòng)合同）、證照文件等；4.外部接收類：政府公文、合作方資料、行業(yè)報(bào)告、郵件往來等。（三）收集方式1.系統(tǒng)自動(dòng)捕獲：業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、OA、CRM）生成的電子文件，通過接口自動(dòng)同步至檔案管理系統(tǒng)，確保實(shí)時(shí)歸檔；2.定期移交：辦公過程中產(chǎn)生的電子文檔（如Word、Excel文件），由業(yè)務(wù)部門按季度/年度整理后，通過系統(tǒng)上傳或光盤移交；3.在線歸檔：外部接收的電子文件（如郵件、傳真），通過企業(yè)統(tǒng)一入口（如郵件系統(tǒng)、協(xié)同平臺(tái)）在線提交至檔案管理系統(tǒng)。四、整理與歸檔（一）分類規(guī)則電子檔案分類需結(jié)合企業(yè)檔案分類方案，可按業(yè)務(wù)類型、年度、密級(jí)等維度劃分（如“經(jīng)營管理—2023年—秘密”“項(xiàng)目管理—A項(xiàng)目—公開”），確保分類邏輯清晰、檢索便捷。（二）元數(shù)據(jù)著錄歸檔前需規(guī)范填寫電子檔案的元數(shù)據(jù)，包括標(biāo)題、責(zé)任者、形成時(shí)間、密級(jí)、保管期限、關(guān)鍵詞等，確保信息準(zhǔn)確、完整，為后續(xù)檢索利用提供支撐。（三）歸檔流程1.初審：業(yè)務(wù)部門對(duì)擬歸檔的電子文件進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容完整性、格式合規(guī)性、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，形成《電子文件歸檔初審表》；2.審核：檔案管理部門對(duì)初審后的電子文件進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)核查文件與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、版本有效性，提出整改意見；3.移交歸檔：整改完成后，電子文件通過系統(tǒng)自動(dòng)歸檔或人工導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理部門出具《電子檔案歸檔確認(rèn)單》，完成歸檔手續(xù)。（四）歸檔時(shí)間項(xiàng)目類電子檔案：項(xiàng)目驗(yàn)收/結(jié)項(xiàng)后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；日常辦公類電子檔案：按季度/年度歸檔，每年1月底前完成上一年度文件的歸檔；特殊類電子檔案（如審計(jì)報(bào)告、合規(guī)文件）：按業(yè)務(wù)周期或監(jiān)管要求及時(shí)歸檔。五、保管與利用（一）存儲(chǔ)管理1.電子檔案采用專用存儲(chǔ)服務(wù)器保管，存儲(chǔ)環(huán)境需滿足溫濕度、防塵、防靜電等要求，定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)的健康狀態(tài)；2.重要電子檔案實(shí)行“雙套制”保管（電子+紙質(zhì)），確保極端情況下的檔案可用性。（二）備份策略1.每日進(jìn)行增量備份，每周進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于異地機(jī)房或云端，與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離；2.每半年開展一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的完整性與可恢復(fù)性。（三）檢索利用1.檢索方式：建立多維度索引（關(guān)鍵詞、日期、責(zé)任者、業(yè)務(wù)類型等），支持模糊檢索、組合檢索，提升查找效率；2.利用流程：外部單位：需出具正式函件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門提供紙質(zhì)或加密電子副本（涉密檔案不予提供）；六、安全與保密（一）權(quán)限管理1.按“最小權(quán)限原則”設(shè)置角色權(quán)限：管理員（系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限分配）、利用者（按崗位/密級(jí)訪問）、審計(jì)員（操作日志審計(jì)）；2.員工崗位變動(dòng)時(shí)，需同步調(diào)整其檔案系統(tǒng)權(quán)限，防止越權(quán)訪問。（二）加密與防篡改1.涉密電子檔案采用國密算法（如SM4）加密存儲(chǔ)，傳輸過程啟用SSL/TLS加密；2.重要電子檔案（如合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）采用區(qū)塊鏈存證或電子簽名技術(shù)，確保內(nèi)容不可篡改，操作日志全程留痕。（三）安全審計(jì)2.每季度開展一次安全審計(jì)，重點(diǎn)核查異常訪問、違規(guī)操作，形成《電子檔案安全審計(jì)報(bào)告》。（四）災(zāi)難恢復(fù)1.制定《電子檔案災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案》，明確火災(zāi)、地震、網(wǎng)絡(luò)攻擊等場(chǎng)景下的應(yīng)急處置流程；2.每半年組織一次災(zāi)難恢復(fù)演練，驗(yàn)證預(yù)案有效性，持續(xù)優(yōu)化應(yīng)急流程。七、鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立“電子檔案鑒定小組”，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門人員組成，組長由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)電子檔案的價(jià)值評(píng)估與銷毀審批。（二）鑒定周期每5年對(duì)電子檔案進(jìn)行一次全面鑒定，結(jié)合業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)要求，重新評(píng)估檔案的保管期限，確定“繼續(xù)保管”或“銷毀”。（三）銷毀流程1.審批：鑒定小組出具《電子檔案鑒定意見書》，擬銷毀的檔案需填寫《電子檔案銷毀清單》，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；2.銷毀方式：涉密電子檔案：對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤、U盤）進(jìn)行物理銷毀（如粉碎、消磁），并留存銷毀記錄；非涉密電子檔案：通過系統(tǒng)邏輯刪除，并對(duì)存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行多次覆蓋（如DoD5220.22-M標(biāo)準(zhǔn)），確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)；3.歸檔：銷毀完成后，將《銷毀清單》《鑒定意見書》歸檔留存，以備審計(jì)。八、附則1.本制度由企業(yè)檔案管理