采購需求書標(biāo)準(zhǔn)化編寫指南及審批流程一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的需求書編制與審批管理，涵蓋生產(chǎn)物資采購、辦公設(shè)備采購、服務(wù)外包采購（如IT運(yùn)維、咨詢服務(wù)）、工程項(xiàng)目采購等場景。無論是常規(guī)月度采購還是臨時(shí)應(yīng)急采購，均需通過標(biāo)準(zhǔn)化需求書明確需求細(xì)節(jié)，保證采購活動合規(guī)、高效，滿足業(yè)務(wù)運(yùn)營的實(shí)際需要。例如：生產(chǎn)部門需采購一批原材料以保障生產(chǎn)計(jì)劃，行政部門需更新辦公電腦以提升工作效率，IT部門需外包軟件開發(fā)以支持新系統(tǒng)上線等場景，均需按照本指南編制采購需求書并啟動審批流程。二、采購需求書編寫標(biāo)準(zhǔn)化步驟（一）需求提出與初步確認(rèn)需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、IT部）填寫《采購需求申請表》，明確采購背景、目的及初步需求（如物品名稱、預(yù)估數(shù)量、期望交付時(shí)間），部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字確認(rèn)后提交至采購部門。需求對接：采購部門收到申請后，與需求部門召開需求溝通會（或線上會議），重點(diǎn)確認(rèn)采購的必要性、技術(shù)參數(shù)的可行性、預(yù)算范圍的合理性，避免需求描述模糊或過度超出實(shí)際需要。（二）需求分析與需求書草擬需求細(xì)化：需求部門根據(jù)溝通結(jié)果，細(xì)化采購需求細(xì)節(jié)，包括：物品/服務(wù)信息：名稱、規(guī)格型號、品牌（若有）、數(shù)量、單位；技術(shù)參數(shù)：功能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證要求（如3C認(rèn)證、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)）；商務(wù)要求：交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)（如質(zhì)保期、響應(yīng)時(shí)間）；預(yù)算金額：明確單價(jià)上限、總價(jià)預(yù)算及資金來源（如部門年度預(yù)算、專項(xiàng)撥款）。草擬需求書：需求部門依據(jù)《采購需求書模板》（詳見第三部分）編制需求書，保證內(nèi)容完整、表述清晰，附件齊全（如技術(shù)圖紙、市場調(diào)研報(bào)告、過往采購合同等）。（三）內(nèi)部審核與修訂完善部門初審：需求書草擬完成后，由需求部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審核，重點(diǎn)檢查需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)的匹配度、參數(shù)的準(zhǔn)確性、預(yù)算的合理性，簽字確認(rèn)后提交采購部門。采購部門復(fù)審：采購部門對需求書進(jìn)行合規(guī)性與可行性審核，包括：是否符合企業(yè)《采購管理辦法》及采購目錄（如是否屬于集中采購范圍）；技術(shù)參數(shù)是否具有可競爭性（是否存在指定品牌、傾向性條款）；預(yù)算是否在采購部門核定的年度預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需說明理由并附審批文件。修訂反饋：若審核中發(fā)覺問題（如參數(shù)模糊、預(yù)算超支），采購部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋需求部門，提出修改意見；需求部門根據(jù)意見修訂后重新提交，直至審核通過。三、審批流程規(guī)范操作步驟（一）審批層級與權(quán)限根據(jù)采購金額及風(fēng)險(xiǎn)等級，審批流程分為以下層級（具體金額標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：采購金額（人民幣）審批權(quán)限5萬元以下需求部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理→采購部門主管主管5萬-20萬元需求部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理→采購部門主管主管→財(cái)務(wù)部門會計(jì)→分管領(lǐng)導(dǎo)總20萬-50萬元需求部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理→采購部門主管主管→財(cái)務(wù)部門會計(jì)→分管領(lǐng)導(dǎo)總→總經(jīng)理*總經(jīng)理50萬元以上需求部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理→采購部門主管主管→財(cái)務(wù)部門會計(jì)→分管領(lǐng)導(dǎo)總→總經(jīng)理*總經(jīng)理→董事會（若企業(yè)規(guī)定）（二）審批操作要點(diǎn)逐級審批：需求書需按上述層級逐級提交，不得越級審批。每個(gè)審批人應(yīng)在收到需求書后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購流程可適當(dāng)縮短時(shí)限，需注明“緊急”字樣并說明理由）。審批意見明確：審批人需明確簽署“同意”“不同意”或“需修改后重新提交”，并注明具體意見（如“技術(shù)參數(shù)需補(bǔ)充能耗指標(biāo)”“預(yù)算需提供成本測算依據(jù)”），不得僅簽字無意見。審批記錄保存：審批過程中形成的紙質(zhì)或電子記錄（如審批單、郵件往來）需由采購部門整理歸檔，保存期限不少于3年，保證可追溯。（三）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)經(jīng)營急需（如設(shè)備突發(fā)故障需立即維修），需求部門可先電話申請分管領(lǐng)導(dǎo)*總同意后啟動采購，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)，并在需求書中注明“緊急采購”及緊急原因。預(yù)算調(diào)整：若采購需求超出原預(yù)算，需求部門需提前向財(cái)務(wù)部門提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因及新增預(yù)算來源，待財(cái)務(wù)部門審核通過后再啟動采購審批流程。四、采購需求書模板及填寫說明（一）采購需求書模板采購需求書編號：CG–（采購部門統(tǒng)一編制）需求部門需求日期年月日采購類型□物資類□服務(wù)類□工程類采購方式建議□詢價(jià)□招標(biāo)□競爭性談判□單一來源一、采購需求詳情序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量單位預(yù)算單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求1（如：CPU型號i5-11400、內(nèi)存16GB、硬盤512GBSSD；或：系統(tǒng)開發(fā)需支持多終端訪問、數(shù)據(jù)加密）2…二、商務(wù)與交付要求項(xiàng)目要求說明交付時(shí)間（如：合同簽訂后15個(gè)工作日內(nèi)）交付地點(diǎn)（如：需求部門指定倉庫，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如：按國家GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收；或：服務(wù)完成后提交測試報(bào)告，需求部門確認(rèn)）售后服務(wù)（如：質(zhì)保期1年，7小時(shí)內(nèi)響應(yīng)故障，24小時(shí)內(nèi)解決）供應(yīng)商資質(zhì)要求（如：具備ISO9001認(rèn)證、同類項(xiàng)目業(yè)績3份以上）三、附件清單□技術(shù)圖紙/需求說明書□市場調(diào)研報(bào)告□過往采購合同□其他：_________________________需求部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字：__________部門蓋章：__________日期：__________采購部門審核主管簽字：__________部門蓋章：__________日期：__________財(cái)務(wù)部門審核會計(jì)簽字：__________負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________總經(jīng)理審批簽字：__________日期：__________（二）模板填寫說明編號規(guī)則：CG（采購）-（年份）-（序號），由采購部門統(tǒng)一編制，保證唯一性。規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容：需具體明確，避免“高端”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述，如“辦公電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等參數(shù)，“軟件開發(fā)”需明確功能模塊、技術(shù)架構(gòu)等。技術(shù)參數(shù)：優(yōu)先采用國家、行業(yè)或地方標(biāo)準(zhǔn)，無標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需由需求部門提供詳細(xì)技術(shù)說明，保證供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確響應(yīng)。預(yù)算金額：需提供詳細(xì)測算依據(jù)（如市場詢價(jià)記錄、歷史采購價(jià)格），采購部門有權(quán)對明顯偏離市場價(jià)的預(yù)算提出質(zhì)疑。五、編寫與審批關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）需求書編寫注意事項(xiàng)需求準(zhǔn)確性與完整性：保證采購物品/服務(wù)的名稱、數(shù)量、參數(shù)等信息與實(shí)際業(yè)務(wù)需求完全匹配，避免因描述不清導(dǎo)致采購后無法使用或需二次采購。參數(shù)可競爭性：技術(shù)參數(shù)應(yīng)體現(xiàn)“最低功能要求”，而非指定品牌或型號，除非存在特殊工藝或?qū)＠拗疲ㄐ韪秸f明），保證供應(yīng)商公平競爭。預(yù)算合理性：預(yù)算需基于市場價(jià)格調(diào)研，參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或第三方報(bào)價(jià)，不得虛高或虛報(bào)，避免資金浪費(fèi)。附件齊全性：技術(shù)圖紙、需求說明書等附件是需求書的組成部分，需與內(nèi)容一致，保證供應(yīng)商全面理解需求。（二）審批流程注意事項(xiàng)審批時(shí)效性：各審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，因個(gè)人原因?qū)е聦徟诱`影響采購進(jìn)度的，將納入績效考核。意見具體明確：審批意見需針對需求書的具體內(nèi)容（如“