2026年口碑服務公司安全生產(chǎn)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范口碑服務公司（以下簡稱“公司”）安全生產(chǎn)檔案管理工作，保障安全生產(chǎn)檔案的真實、完整、規(guī)范與安全，強化安全生產(chǎn)工作的追溯性與可核查性，推動安全生產(chǎn)管理體系持續(xù)優(yōu)化，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司生產(chǎn)經(jīng)營實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、各業(yè)務單元及所有涉及安全生產(chǎn)活動的檔案管理工作，涵蓋安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀及保密等全生命周期管理環(huán)節(jié)。本制度所稱安全生產(chǎn)檔案，是指公司在安全生產(chǎn)管理、生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，能夠準確、完整反映公司安全生產(chǎn)狀況的各類文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。第三條安全生產(chǎn)檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、真實完整、規(guī)范有序、安全保密、便于利用”的原則，實行“誰產(chǎn)生、誰負責”的檔案收集責任制，確保安全生產(chǎn)檔案能夠全面覆蓋安全生產(chǎn)各環(huán)節(jié)，為公司安全生產(chǎn)決策、監(jiān)督檢查、責任追溯及合規(guī)管理提供有效支撐。第四條公司建立安全生產(chǎn)檔案管理工作機制，明確各部門管理職責：安全生產(chǎn)管理部門為安全生產(chǎn)檔案的歸口管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調全公司安全生產(chǎn)檔案管理工作，制定檔案管理細則，監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況，組織檔案業(yè)務培訓；各業(yè)務部門為安全生產(chǎn)檔案的產(chǎn)生和收集責任部門，負責本部門安全生產(chǎn)相關檔案的日常收集、整理、初步審核及向安全生產(chǎn)管理部門移交歸檔；檔案管理部門（如設）協(xié)助安全生產(chǎn)管理部門開展檔案規(guī)范化整理、專業(yè)保管及技術指導工作；人力資源部門負責將安全生產(chǎn)檔案管理培訓納入公司年度培訓計劃，組織相關人員參加專業(yè)培訓；各部門負責人為本部門安全生產(chǎn)檔案管理第一責任人，對本部門檔案的真實性、完整性、及時性負責。第二章安全生產(chǎn)檔案范圍與分類第五條安全生產(chǎn)檔案范圍覆蓋公司安全生產(chǎn)全鏈條管理活動，主要包括以下核心類別：（一）安全生產(chǎn)基礎管理類檔案：包括但不限于安全生產(chǎn)責任制文本、安全生產(chǎn)管理制度匯編、安全生產(chǎn)管理機構設置文件、安全管理人員任命文件、安全生產(chǎn)工作會議紀要、安全生產(chǎn)年度計劃與總結、安全生產(chǎn)目標責任書及考核記錄、安全生產(chǎn)標準化建設相關資料等。（二）安全生產(chǎn)教育培訓類檔案：包括但不限于安全生產(chǎn)教育培訓管理制度、年度培訓計劃、培訓課件、培訓簽到表、培訓考核試卷及成績記錄、特種作業(yè)人員培訓取證與復審資料、新員工三級安全教育記錄、轉崗/復崗安全教育記錄、應急演練培訓記錄等。（三）風險管控與隱患排查類檔案：包括但不限于安全風險辨識評估報告、風險分級管控清單、風險告知牌設置記錄、重大危險源辨識與評估資料、重大危險源監(jiān)控記錄、隱患排查治理管理制度、隱患排查記錄、隱患整改通知書、整改方案、整改驗收記錄、隱患治理臺賬等。（四）應急管理類檔案：包括但不限于應急預案體系文件（綜合應急預案、專項應急預案、現(xiàn)場處置方案）、應急預案評審意見、應急預案備案證明、應急救援隊伍建設資料、應急救援物資清單及管理記錄、應急演練方案、演練記錄、演練評估報告、應急處置記錄等。（五）生產(chǎn)安全事故管理類檔案：包括但不限于生產(chǎn)安全事故報告、事故調查組成立文件、事故調查記錄、事故現(xiàn)場勘查資料、事故分析報告、事故處理決定、事故整改措施及落實情況、事故善后處理資料、事故統(tǒng)計報表等。（六）設備設施安全管理類檔案：包括但不限于生產(chǎn)設備、特種設備、安全防護設施等的購置合同、出廠資料（合格證、說明書、檢驗報告）、安裝調試記錄、定期檢驗檢測報告、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢審批資料、特種設備登記備案資料等。（七）作業(yè)安全管理類檔案：包括但不限于危險作業(yè)管理制度、動火作業(yè)、有限空間作業(yè)、高處作業(yè)、臨時用電作業(yè)等危險作業(yè)的審批單、作業(yè)方案、安全技術交底記錄、作業(yè)現(xiàn)場監(jiān)護記錄、作業(yè)完成驗收記錄等。（八）職業(yè)健康管理類檔案：包括但不限于職業(yè)健康管理制度、職業(yè)病危害因素辨識與檢測報告、作業(yè)場所職業(yè)危害告知書、職業(yè)健康檢查檔案（上崗前、在崗期間、離崗時）、職業(yè)病患者診療記錄、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、勞動防護用品發(fā)放與使用記錄等。（九）安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查與合規(guī)類檔案：包括但不限于政府監(jiān)管部門安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查通知、檢查記錄、整改指令書、整改報告及驗收資料、公司內部安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查計劃、檢查記錄、考核通報、安全生產(chǎn)相關行政許可文件（如安全生產(chǎn)許可證等，如需）、安全生產(chǎn)相關法律合規(guī)性評價資料等。（十）其他安全生產(chǎn)相關檔案：包括但不限于安全生產(chǎn)費用提取與使用記錄、安全生產(chǎn)保險投保資料、與供應商/承包商簽訂的安全協(xié)議、安全生產(chǎn)相關獎懲記錄、安全生產(chǎn)相關聲像資料（照片、視頻、錄音）、電子檔案備份資料等。第六條各部門應根據(jù)本部門業(yè)務特點，在本制度規(guī)定的檔案分類基礎上，進一步細化檔案子類別，確保所有安全生產(chǎn)相關活動均有對應檔案記錄，無遺漏、無缺失。第三章安全生產(chǎn)檔案收集與歸檔第七條檔案收集責任。各部門應指定專人作為本部門安全生產(chǎn)檔案管理員，負責日常安全生產(chǎn)活動中相關檔案資料的及時收集、初步整理與妥善保管。檔案收集應遵循“實時收集、動態(tài)補充”的原則，確保檔案資料能夠真實反映安全生產(chǎn)活動的全過程，不得拖延、遺漏或偽造。第八條收集要求。收集的安全生產(chǎn)檔案資料需滿足以下要求：（一）真實性：檔案資料必須真實反映安全生產(chǎn)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內容完整，不得虛構、篡改或隱瞞；（二）完整性：相關活動的全套資料需完整收集，如會議紀要需包含會議通知、簽到表、紀要正文等，培訓資料需包含計劃、課件、簽到表、考核記錄等，確保檔案資料的系統(tǒng)性；（三）規(guī)范性：檔案資料應為原件優(yōu)先，如確需使用復印件，需注明原件存放地點、復印人及復印日期，并加蓋相關部門公章確認；文字資料需使用不易褪色的書寫工具填寫或打印，字跡清晰、頁面整潔，簽字蓋章手續(xù)齊全；聲像、電子檔案需保證畫質、音質清晰，格式規(guī)范，可正常讀取。第九條歸檔時限。安全生產(chǎn)檔案歸檔實行定期歸檔與即時歸檔相結合的方式：（一）定期歸檔：日常性安全生產(chǎn)檔案（如會議紀要、培訓記錄、隱患排查記錄等）由各部門檔案管理員每月收集整理，每季度末（次月5個工作日內）向安全生產(chǎn)管理部門移交歸檔；年度性檔案（如年度計劃、總結、考核記錄等）在次年1月31日前完成移交歸檔；（二）即時歸檔：重大安全生產(chǎn)活動相關檔案（如生產(chǎn)安全事故處理資料、重大隱患整改資料、應急預案評審資料、政府監(jiān)管部門檢查整改資料等）需在活動結束后10個工作日內完成收集整理并移交歸檔；臨時性、突發(fā)性安全生產(chǎn)相關檔案需在事件處理完畢后5個工作日內移交歸檔。第十條歸檔流程。安全生產(chǎn)檔案歸檔按以下流程執(zhí)行：（一）整理審核：各部門檔案管理員對收集的檔案資料進行分類、排序、裝訂，填寫《安全生產(chǎn)檔案移交清單》，經(jīng)本部門負責人審核簽字確認；（二）移交驗收：各部門將整理后的檔案資料及《安全生產(chǎn)檔案移交清單》一并提交至安全生產(chǎn)管理部門，安全生產(chǎn)管理部門檔案管理員對移交的檔案資料進行核查，重點檢查資料的真實性、完整性、規(guī)范性及移交清單的一致性，驗收合格的，雙方在移交清單上簽字確認，各執(zhí)一份留存；驗收不合格的，退回移交部門補充完善后重新移交；（三）規(guī)范歸檔：安全生產(chǎn)管理部門檔案管理員對驗收合格的檔案進行進一步規(guī)范化整理，編制檔案目錄，明確檔案編號、名稱、形成時間、保管期限、存放位置等信息，按檔案管理要求分類存放。電子檔案需同步進行備份歸檔，建立電子檔案管理臺賬。第四章安全生產(chǎn)檔案保管與保密第十一條檔案保管環(huán)境。安全生產(chǎn)管理部門應設置專用檔案存放區(qū)域，配備必要的檔案保管設施，確保檔案存放環(huán)境符合以下要求：溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；遠離火源、熱源、水源及腐蝕性物質，配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等防護設備；電子檔案存儲設備需做好防磁、防震、防病毒防護，定期進行維護保養(yǎng)。第十二條保管期限。安全生產(chǎn)檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、使用價值及相關法律法規(guī)要求，分為永久保管和定期保管兩類：（一）永久保管：包括但不限于生產(chǎn)安全事故管理類檔案、重大危險源辨識與評估資料、安全生產(chǎn)責任制核心文件、安全生產(chǎn)相關行政許可文件、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、公司重大安全生產(chǎn)決策相關檔案等；（二）定期保管：定期保管期限分為3年、5年、10年、20年，具體如下：安全生產(chǎn)基礎管理類、作業(yè)安全管理類、應急管理類（非重大應急事件）檔案保管期限為10年；安全生產(chǎn)教育培訓類、設備設施安全管理類（非特種設備）、安全生產(chǎn)費用使用記錄等檔案保管期限為5年；日常隱患排查記錄、常規(guī)安全檢查記錄等檔案保管期限為3年；特種設備相關檔案保管期限為設備使用年限+5年，設備報廢后仍需保管5年。第十三條檔案保管責任。安全生產(chǎn)管理部門檔案管理員負責對歸檔后的檔案進行日常管理，定期對檔案存放環(huán)境進行檢查，及時處理防火、防潮、防蟲等問題；建立檔案保管臺賬，實時更新檔案存放位置、借閱情況、完好狀態(tài)等信息；定期對檔案進行清點核對，每年至少開展一次全面盤點，確保賬實相符，對盤點中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞等問題，及時查明原因，上報部門負責人并妥善處理。第十四條保密管理。安全生產(chǎn)檔案涉及公司安全生產(chǎn)核心信息、商業(yè)秘密及員工個人隱私的，需嚴格執(zhí)行公司保密管理制度：檔案管理人員及相關接觸檔案的人員需簽訂保密承諾書，嚴格遵守保密要求，不得擅自泄露檔案內容；查閱、復制涉及保密內容的檔案，需經(jīng)公司分管領導審批，嚴格控制知悉范圍；電子檔案需設置訪問權限，加密存儲，防止信息泄露。第五章安全生產(chǎn)檔案利用與管理第十五條檔案利用原則。安全生產(chǎn)檔案利用應遵循“依規(guī)利用、嚴控范圍、責任追溯”的原則，旨在為公司安全生產(chǎn)管理、監(jiān)督檢查、合規(guī)審計、應急處置、責任認定等工作提供服務，不得用于與安全生產(chǎn)工作無關的活動。第十六條利用流程。公司內部部門因工作需要查閱、復制安全生產(chǎn)檔案的，按以下流程執(zhí)行：（一）申請：申請人填寫《安全生產(chǎn)檔案利用申請表》，注明申請部門、申請人、利用目的、檔案名稱及編號、利用方式（查閱/復制）、利用期限等信息，經(jīng)本部門負責人簽字審批；（二）審批：安全生產(chǎn)管理部門負責人對申請進行審核，涉及保密檔案或重大事項相關檔案的，需報公司分管領導審批；（三）利用：經(jīng)審批同意后，申請人在檔案管理員陪同下查閱檔案，查閱地點限于指定檔案查閱區(qū)域，不得擅自將檔案帶離查閱區(qū)域；需復制檔案的，由檔案管理員負責復制，復制件需加蓋安全生產(chǎn)管理部門檔案專用章，注明復制日期及用途；（四）登記：檔案管理員需詳細記錄檔案利用情況，填寫《安全生產(chǎn)檔案利用登記臺賬》，注明利用人、利用時間、利用目的、檔案信息、歸還時間等，確保利用過程可追溯。第十七條外部單位（如政府監(jiān)管部門、審計機構、司法機關等）因工作需要查閱、調取公司安全生產(chǎn)檔案的，需出具相關法律文書或單位正式函件，經(jīng)公司主要負責人審批同意后，由安全生產(chǎn)管理部門指定專人陪同查閱，按要求提供相關檔案資料，必要時由法務部門協(xié)助處理，確保檔案提供符合法律法規(guī)要求。第十八條檔案利用禁止行為。嚴禁任何部門或個人在檔案利用過程中涂改、勾畫、抽取、損毀檔案資料；嚴禁擅自復制、摘抄保密檔案內容；嚴禁將檔案資料轉借他人或用于非工作目的；違反上述規(guī)定的，將按公司相關規(guī)定追究責任。第六章安全生產(chǎn)檔案鑒定與銷毀第十九條檔案鑒定。安全生產(chǎn)檔案保管期限屆滿前6個月，由安全生產(chǎn)管理部門牽頭，聯(lián)合檔案管理部門（如設）、法務部門、相關業(yè)務部門組成檔案鑒定小組，對到期檔案開展鑒定工作。鑒定小組需對檔案的真實性、完整性、使用價值、保密情況及保管期限進行全面審核，形成《安全生產(chǎn)檔案鑒定報告》，明確鑒定結論（繼續(xù)保管、銷毀、延長保管期限）及理由，報公司分管領導審批。對需要延長保管期限的檔案，需重新明確延長時限并更新檔案保管臺賬；對仍有利用價值或涉及未了結事項的檔案，應繼續(xù)保管至相關事項辦結。第二十條檔案銷毀。經(jīng)鑒定確認無保存價值且符合銷毀條件的安全生產(chǎn)檔案，按以下流程銷毀：（一）審批：安全生產(chǎn)管理部門根據(jù)鑒定報告，填寫《安全生產(chǎn)檔案銷毀申請表》，附《安全生產(chǎn)檔案鑒定報告》及擬銷毀檔案清單，報公司分管領導及主要負責人審批；（二）監(jiān)銷：檔案銷毀需實行雙人監(jiān)銷制度，由安全生產(chǎn)管理部門組織實施，監(jiān)銷人員由公司內部審計部門及相關業(yè)務部門人員擔任；銷毀前，監(jiān)銷人員需核對擬銷毀檔案清單與實際檔案是否一致，確認無誤后，在指定合規(guī)場所進行銷毀（紙質檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式，電子檔案采用徹底刪除、數(shù)據(jù)覆蓋等方式確保無法恢復）；（三）記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人員需在《安全生產(chǎn)檔案銷毀申請表》上簽字確認，注明銷毀時間、地點、方式及銷毀情況，安全生產(chǎn)管理部門將銷毀申請表、鑒定報告、銷毀清單等資料整理歸檔，妥善保管，保管期限不少于5年，確保銷毀過程可追溯。第二十一條禁止性規(guī)定。嚴禁任何部門或個人擅自銷毀安全生產(chǎn)檔案，嚴禁將擬銷毀檔案出售、贈送或轉移給無關單位及個人，嚴禁銷毀未完成鑒定審批流程的檔案。第七章監(jiān)督檢查與責任追究第二十二條監(jiān)督檢查機制。安全生產(chǎn)管理部門聯(lián)合內部審計部門，定期對公司各部門安全生產(chǎn)檔案管理工作開展監(jiān)督檢查，檢查頻率為