PAGE護照管理落實制度不規(guī)范總則目的為加強本公司/組織的護照管理，確保護照使用的規(guī)范性、安全性和合法性，保障公司/組織及員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及護照使用、保管的部門和人員。基本原則護照管理應(yīng)遵循依法依規(guī)、嚴格審批、安全保密、責任明確的原則。確保護照的申請、使用、保管等環(huán)節(jié)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準要求，防止出現(xiàn)護照管理落實制度不規(guī)范的情況。護照申請與審批申請條件1.因工作需要出國（境）開展商務(wù)活動、參加會議、培訓(xùn)、合作項目等，確需使用護照的員工，可提出申請。2.申請人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，無違法違紀記錄。申請流程1.員工填寫《護照申請表》，詳細說明出國（境）事由、行程安排、預(yù)計停留時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請事項的必要性、真實性進行審查，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負責人審核通過后，提交至公司/組織的外事管理部門（或指定的護照管理部門）。外事管理部門對申請材料進行全面審核，重點審查出國（境）事由與公司/組織業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、行程安排的合理性、費用預(yù)算的合規(guī)性等。審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由外事管理部門統(tǒng)一向當?shù)毓矙C關(guān)出入境管理機構(gòu)提交護照申請材料。審批標準1.出國（境）事由必須與公司/組織的業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，具有明確的工作目的和實際需求。2.行程安排應(yīng)合理、緊湊，符合工作任務(wù)要求，避免不必要的停留和繞道。3.費用預(yù)算應(yīng)符合公司/組織的相關(guān)規(guī)定，明確各項費用的支出標準和依據(jù)。4.申請人員應(yīng)具備完成出國（境）任務(wù)的能力和條件，能夠確保工作的順利開展。護照使用與管理領(lǐng)取與發(fā)放1.護照申請獲得批準后，外事管理部門憑公安機關(guān)出入境管理機構(gòu)的領(lǐng)證通知，及時領(lǐng)取護照。2.領(lǐng)取護照時，應(yīng)安排專人負責，確保護照的安全交接。領(lǐng)取后，在《護照領(lǐng)取登記表》上詳細記錄領(lǐng)取時間、護照號碼、領(lǐng)取人等信息。3.外事管理部門應(yīng)及時將護照發(fā)放給申請人員，并要求領(lǐng)取人在《護照發(fā)放簽收表》上簽字確認。使用規(guī)范1.申請人員應(yīng)嚴格按照護照批準的出國（境）事由、行程安排使用護照，不得擅自更改行程或從事與批準事項無關(guān)的活動。2.在國外（境）期間，應(yīng)妥善保管護照，避免遺失、被盜或損壞。如發(fā)生護照遺失或被盜，應(yīng)立即向當?shù)鼐綀蟀福⒓皶r報告公司/組織外事管理部門和我國駐當?shù)厥梗I(lǐng)）館。3.如需在國外（境）申請簽證延期、變更行程等事項，應(yīng)提前向公司/組織外事管理部門報告，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。未經(jīng)批準，不得擅自辦理。4.護照使用完畢后，申請人員應(yīng)及時將護照交回外事管理部門。外事管理部門應(yīng)對交回的護照進行檢查，如發(fā)現(xiàn)護照有損壞、遺失簽證頁等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定處理。監(jiān)督與檢查1.外事管理部門應(yīng)定期對護照的使用情況進行檢查，重點檢查護照的使用是否符合批準的行程安排、是否存在逾期未歸等情況。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對護照管理情況進行審計，審查護照申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于違反護照使用規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責任。護照保管與安全保管責任1.外事管理部門應(yīng)指定專人負責護照的保管工作，明確保管人員的職責和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)妥善保管護照，確保護照存放安全，防止護照被盜、遺失或損壞。保管場所1.護照應(yīng)存放在專門的保險柜或安全檔案柜中，保險柜或檔案柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能。2.保管場所應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控。安全措施1.嚴格限制非保管人員進入護照保管場所，確需進入的，應(yīng)經(jīng)過批準，并進行登記。2.保管人員應(yīng)定期對護照進行清點和核對，確保護照數(shù)量與登記記錄一致。如發(fā)現(xiàn)護照數(shù)量不符或其他異常情況，應(yīng)立即報告并查明原因。3.加強對保管場所的安全防范，配備必要的消防器材和應(yīng)急設(shè)備，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地處置。護照延期與換發(fā)延期申請1.因工作需要，護照有效期即將屆滿仍需繼續(xù)使用的，申請人員應(yīng)在護照有效期屆滿前[X]個月向外事管理部門提出延期申請。2.延期申請應(yīng)提交《護照延期申請表》及相關(guān)證明材料，說明延期的事由和必要性。外事管理部門按照護照申請審批流程進行審核和審批。3.經(jīng)批準后，外事管理部門統(tǒng)一辦理護照延期手續(xù)。換發(fā)申請1.護照出現(xiàn)遺失、被盜、嚴重損壞等情況，申請人員應(yīng)及時向外事管理部門報告，并提交《護照換發(fā)申請表》及相關(guān)證明材料。2.外事管理部門對換發(fā)申請進行審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照規(guī)定向公安機關(guān)出入境管理機構(gòu)申請換發(fā)護照。護照注銷與歸檔注銷情形1.護照有效期屆滿未辦理延期手續(xù)的，自動注銷。2.出國（境）任務(wù)完成后，護照應(yīng)及時交回注銷。3.護照遺失、被盜或損壞，已辦理換發(fā)手續(xù)的，原護照予以注銷。注銷流程1.申請人員或外事管理部門在符合護照注銷情形時，填寫《護照注銷申請表》，說明注銷原因。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，提交外事管理部門。外事管理部門審核無誤后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，外事管理部門將注銷情況記錄在案，并按照規(guī)定將注銷的護照交回公安機關(guān)出入境管理機構(gòu)。歸檔管理1.外事管理部門應(yīng)建立護照管理檔案，對護照的申請、審批、使用、延期、換發(fā)、注銷等相關(guān)資料進行整理歸檔。2.護照管理檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案內(nèi)容應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文檔，確保資料的完整性和可查性。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)計劃1.外事管理部門應(yīng)定期組織護照管理相關(guān)知識培訓(xùn)，提高員工對護照管理規(guī)定的認識和理解。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家法律法規(guī)、護照申請審批流程、使用規(guī)范、安全保管等方面的知識。培訓(xùn)方式可采用集中授課、專題講座、案例分析等多種形式。宣傳教育1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳護