PAGE檔案原件管理制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公司檔案原件管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案原件管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案原件應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：檔案原件應(yīng)涵蓋公司運營過程中的各類文件資料，確保無重要遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案原件的實體安全和信息安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.規(guī)范化原則：檔案原件管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保管理工作的規(guī)范性和一致性。二、檔案原件的范圍與分類（一）檔案原件范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、股東會決議等。2.公司經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。4.公司財務(wù)文件，如會計憑證、財務(wù)報表、審計報告等。5.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄等。6.公司技術(shù)文件，如研發(fā)報告、技術(shù)方案、專利證書等。7.公司項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目驗收報告等。8.公司對外宣傳資料，如宣傳冊、廣告文案、新聞報道等。9.其他與公司相關(guān)的具有保存價值的文件資料。（二）檔案分類1.行政管理類：涵蓋公司行政管理工作中形成的各類文件。2.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營活動中的合同、協(xié)議、市場調(diào)研等文件。3.財務(wù)審計類：涉及公司財務(wù)收支、審計等方面的文件。4.人事管理類：有關(guān)公司員工招聘、培訓(xùn)、考核等人事工作的文件。5.技術(shù)研發(fā)類：公司技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件。6.項目管理類：針對公司各類項目的策劃、實施、驗收等環(huán)節(jié)的文件。7.企業(yè)文化類：體現(xiàn)公司企業(yè)文化建設(shè)的宣傳資料、活動記錄等文件。三、檔案原件的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案原件的收集工作，確保文件產(chǎn)生后及時收集，不得拖延或遺漏。2.對于外來文件，如政府部門發(fā)文、合作單位提供的文件等，應(yīng)及時登記并歸檔。3.在業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進行收集，并確保其完整性和可讀性。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案原件進行分類整理。2.每份檔案原件應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案原件一一對應(yīng)。4.對于同一類檔案原件，應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排序，以便于查閱。四、檔案原件的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案原件移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案原件進行核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.核對無誤后，檔案管理部門按照檔案分類進行歸檔，并將檔案原件存放至相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案原件應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間隔，便于查找和管理。3.對于重要的檔案原件，應(yīng)采取備份措施，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原件分開存放，并定期進行檢查和維護。4.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。5.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案原件進行清查，確保檔案的數(shù)量和狀態(tài)與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案原件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案原件的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案原件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員不得在檔案原件上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案內(nèi)容，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案原件歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案原件的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱期限等信息。2.書面申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、保密責(zé)任、歸還要求等。4.借閱單位或個人應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案原件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期間，借閱單位或個人應(yīng)妥善保管檔案原件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案原件損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案原件的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案原件進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)長期保存。凡是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可定期保存，保存期限一般為10年至30年。凡是已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.鑒定小組對檔案原件進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀要求1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案原件，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行銷毀。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)記錄銷毀情況，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、檔案數(shù)量等。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一并歸檔保存，以備查考。七、檔案原件的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目的為提高檔案原件的利用效率，便于遠程查閱和共享，公司應(yīng)逐步推進檔案原件的數(shù)字化管理工作。（二）數(shù)字化流程1.檔案管理部門制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、時間節(jié)點、質(zhì)量要求等。2.按照工作計劃，組織專業(yè)人員對檔案原件進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。3.對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。4.將處理后的圖像進行存儲，存儲格式應(yīng)便于檢索和利用，同時建立相應(yīng)的索引數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的快速查詢。（三）數(shù)字化管理要求1.數(shù)字化檔案應(yīng)與檔案原件保持一致，確保數(shù)字化信息的真實性和完整性。2.加強對數(shù)字化檔案存儲設(shè)備的管理，定期進行備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)字化檔案查閱權(quán)限管理制度，嚴格控制查閱范圍，確保數(shù)字化檔案的信息安全。八、檔案原件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門檔案原件管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查檔案原件的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將檔案原件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的檔案管理工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案的完整性和