PAGE印刷廠檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)印刷廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于印刷廠各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：印刷廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映印刷廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)保持其形成過(guò)程的完整性和系統(tǒng)性，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行整理，便于管理和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)印刷廠檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善印刷廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。6.組織開展檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.積極提供檔案利用服務(wù)，為印刷廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研、管理等工作提供支持。8.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理檔案：包括印刷廠的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案：涵蓋印刷工藝文件、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)流程記錄及技術(shù)改造資料等。3.經(jīng)營(yíng)管理檔案：如市場(chǎng)營(yíng)銷資料、客戶信息、合同協(xié)議、訂單記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.設(shè)備儀器檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄、儀器校準(zhǔn)證書等。5.基本建設(shè)檔案：廠房建設(shè)、裝修改造等項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.科研項(xiàng)目檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。7.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄印刷廠重要活動(dòng)、生產(chǎn)場(chǎng)景、產(chǎn)品展示等。8.電子檔案：包括各類電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件等，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改或抽取。3.對(duì)于重要的文件、合同等，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。例如，可分為行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營(yíng)管理類等一級(jí)類目，再在一級(jí)類目下細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一標(biāo)識(shí)的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)具備良好的照明和通風(fēng)設(shè)備，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，用于存放檔案，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.對(duì)珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、使用專門的保護(hù)材料等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、害蟲等對(duì)檔案的損害。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案借閱與歸還1.內(nèi)部借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱：如因特殊情況需要將檔案借給外部單位或個(gè)人的，必須經(jīng)印刷廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限：一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種（此處[X]根據(jù)印刷廠實(shí)際情況填寫）。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)保管期限已滿或已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)印刷廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送印刷廠領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案利用工作，為印刷廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好利用登記工作。3.鼓勵(lì)各部門充分利用檔案資源，開