PAGE人大檔案室制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強人大檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于人大檔案室工作人員、檔案形成部門及相關利用檔案的人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映人大工作的各項活動和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集和保存人大工作中形成的各類檔案資料，確保無遺漏。3.保密性原則：對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案嚴格保密。4.便利性原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用和保管。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理人大工作中形成的各類檔案，包括文書檔案、會議檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.建立檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀和移交。7.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。8.為人大各項工作提供檔案信息支持，積極開展檔案利用服務。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用需求。4.對本部門形成的電子文件進行規(guī)范管理，確保電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）檔案利用人員職責1.遵守檔案利用制度，按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案。2.愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案。3.未經(jīng)檔案室同意，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案室。4.利用完畢后，及時歸還檔案，確保檔案的安全和完整。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.人大常委會及各工作機構(gòu)形成的各類文件、報告、決議、決定、會議記錄、紀要等。2.人大代表的議案、建議、批評和意見及辦理情況。3.人大工作中開展的調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等活動形成的文件資料。4.人事任免文件、干部考核材料、人員名冊等。5.財務預決算、審計報告、固定資產(chǎn)管理等方面的文件。6.外事活動中形成的文件、協(xié)議、紀要等。7.其他與人大工作相關的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、準確地收集齊全。2.對收集到的檔案資料，應進行認真核對，確保內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。3.電子文件應按照相關標準進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，采用“年度保管期限機構(gòu)（問題）”的分類方法。對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷。2.會議檔案：按照會議屆次、年度進行分類，將會議通知、議程、報告、決議、紀要等文件資料整理成冊。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關規(guī)定進行整理，建立個人檔案，包括履歷材料、自傳、考核材料、學歷學位、培訓、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、政審、黨團材料、獎勵處分、工資、任免、出國（境）材料等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)不同業(yè)務工作的特點，按照業(yè)務流程、項目等進行分類整理，確保業(yè)務檔案的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案分類與編號（一）分類方案1.文書檔案：分為黨群工作、行政工作、人大業(yè)務等類別，每個類別再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.會議檔案：按照常委會會議、主任會議、專門委員會會議等進行分類。3.人事檔案：按照干部類別、檔案內(nèi)容進行分類。4.業(yè)務檔案：根據(jù)人大工作的不同業(yè)務領域，如立法、監(jiān)督、代表工作等進行分類。（二）編號規(guī)則1.文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.會議檔案：按照會議屆次年度流水號進行編號。如：第X屆人大常委會第X次會議2023001。3.人事檔案：按照檔案管理部門規(guī)定的編號規(guī)則進行編號。4.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務特點制定編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。五、檔案編目與裝訂（一）編目內(nèi)容1.卷內(nèi)文件目錄：包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。2.備考表：填寫本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容。3.案卷封面：填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、件（頁）數(shù)、起止日期、歸檔號等信息。（二）裝訂要求1.拆除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對破損的文件進行修補，字跡模糊或易褪色的文件應進行復制。3.采用三孔一線的方法進行裝訂，確保文件整齊、牢固。六、檔案保管與保護（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場所。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限1.永久保管：反映人大工作重大歷史事件、重要決策、長期保存利用價值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年，根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定保管期限。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮的檔案進行晾曬，對破損的檔案進行修復等。2.做好防蟲、防霉、防鼠工作，定期投放防蟲藥品，保持檔案室環(huán)境清潔。3.對電子檔案進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。4.加強對檔案室工作人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行鑒定。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案進行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.填寫檔案鑒定銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、數(shù)量等信息。3.經(jīng)檔案室負責人審核，報人大常委會領導審批。（四）銷毀方式1.對批準銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，在檔案鑒定銷毀清冊上簽字確認。八、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、檔案名稱等信息。4.查閱人應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案室對借閱的檔案進行跟蹤管理，確保檔案按時歸還。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.未經(jīng)檔案室同意，不得擅自復制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。3.查閱和借閱涉及機密、敏感信息的檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定，履行相關審批手續(xù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的相關標準。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與檔案目錄信息進行關聯(lián)掛接，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。4.存儲管理：將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按題名、文號、日期、關鍵詞等進行檢索，方便