PAGE完善辦公室設施規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室設施的管理，確保設施的正常使用，提高工作效率，保障員工的工作安全與舒適，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室設施，包括辦公桌椅、電腦、打印機、復印機、空調(diào)、照明設備、辦公家具及其他相關(guān)設施。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保辦公室設施的配備、使用、維護等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.實用性原則：以滿足員工日常工作需求為出發(fā)點，合理配置辦公室設施，提高設施的使用效能。3.安全性原則：保障設施的使用安全，預防各類安全事故的發(fā)生，為員工創(chuàng)造安全的工作環(huán)境。4.節(jié)約性原則：倡導節(jié)約資源，避免浪費，合理利用辦公室設施，降低公司運營成本。二、設施采購與配備（一）采購需求評估1.各部門應根據(jù)工作實際需求，提前規(guī)劃辦公室設施的采購。每年年底提交下一年度設施采購需求計劃，內(nèi)容包括設施名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等。2.行政部門對各部門提交的采購需求計劃進行匯總、分析和評估，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、預算情況以及現(xiàn)有設施狀況，提出審核意見。（二）采購流程1.經(jīng)審批通過的采購需求計劃，由行政部門負責組織實施采購。采購人員應選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。2.采購過程中，應嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)要求簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.對于重要設施或金額較大的采購項目，應實行招標采購或邀請招標采購，確保采購過程公開、公平、公正。（三）設施配備標準1.辦公桌椅：根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需求，合理配備辦公桌椅。一般辦公區(qū)域的辦公桌椅應符合人體工程學原理，確保員工舒適辦公。2.電腦：根據(jù)工作需要，為員工配備性能合適的電腦。對于從事文字處理、數(shù)據(jù)分析等工作的員工，可配備普通辦公電腦；對于從事圖形設計、視頻編輯等工作的員工，應配備高性能電腦。3.打印機、復印機：根據(jù)辦公規(guī)模和業(yè)務需求，合理配置打印機、復印機。一般部門可配備小型黑白打印機，業(yè)務量較大的部門可配備彩色打印機或多功能一體機。4.空調(diào)：根據(jù)辦公室面積和人員數(shù)量，合理安裝空調(diào)設備。確保辦公室溫度適宜，夏季溫度控制在26℃左右，冬季溫度控制在20℃左右。5.照明設備：合理設計辦公室照明布局，確保光線充足、均勻。采用節(jié)能燈具，根據(jù)不同工作區(qū)域的需求，設置相應的照明亮度。三、設施使用與管理（一）使用規(guī)范1.員工應按照設施的使用說明正確操作，不得擅自更改設施的設置或拆卸零部件。2.辦公桌椅應保持整潔，不得在上面亂涂亂畫、堆放雜物。使用過程中應輕拿輕放，避免損壞。3.電腦等電子設備應定期進行殺毒、維護，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。4.打印機、復印機等設備使用后應及時清理紙屑等雜物，定期更換墨盒、硒鼓等耗材。5.空調(diào)設備應按照規(guī)定的時間開關(guān)，不得隨意調(diào)整溫度設置。在使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時通知行政部門維修。6.照明設備應根據(jù)實際需要合理開關(guān)，避免浪費能源。（二）借用與歸還1.因工作需要借用辦公室設施的，應填寫借用申請表，注明借用設施名稱、借用時間、歸還時間、借用原因等，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門辦理借用手續(xù)。2.借用人員應妥善保管借用的設施，按照規(guī)定的時間歸還。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向行政部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。3.歸還借用設施時，行政部門應對設施進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設施有損壞或丟失，借用人員應照價賠償。（三）維修與保養(yǎng)1.行政部門應建立辦公室設施維修保養(yǎng)檔案，記錄設施的采購時間、維修保養(yǎng)情況等信息。2.設施出現(xiàn)故障或損壞時，使用人員應及時向行政部門報修。行政部門接到報修后，應及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。3.對于定期保養(yǎng)的設施，行政部門應制定詳細的保養(yǎng)計劃，定期組織維修人員進行保養(yǎng)，確保設施的正常運行。4.維修人員應具備相應的專業(yè)技能和資質(zhì)，維修過程中應嚴格遵守操作規(guī)程，確保維修質(zhì)量和安全。四、設施安全管理（一）安全責任1.公司法定代表人是辦公室設施安全管理的第一責任人，對設施安全管理工作全面負責。2.各部門負責人是本部門設施安全管理的直接責任人，負責組織實施本部門設施的安全管理工作。3.員工應遵守設施安全管理制度，正確使用設施，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告。（二）安全檢查1.行政部門應定期組織辦公室設施安全檢查，檢查內(nèi)容包括設施的使用狀況、安全性能、消防設施配備等。2.安全檢查應制定詳細的檢查標準和檢查表，檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.對于存在重大安全隱患的設施，應立即停止使用，并采取相應的防范措施，確保安全。（三）消防安全1.辦公室內(nèi)應按照規(guī)定配備消防設施和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.員工應熟悉消防設施的使用方法，掌握基本的消防安全知識和技能。嚴禁在辦公室內(nèi)吸煙、使用明火，嚴禁私拉亂接電線。3.定期組織員工進行消防安全培訓和演練活動，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。五、設施報廢與處置（一）報廢條件1.設施已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.設施因技術(shù)進步、業(yè)務調(diào)整等原因不再適用。3.設施因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請與審批1.使用部門認為設施符合報廢條件的，應填寫設施報廢申請表，詳細說明設施名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等，經(jīng)部門負責人審核后，報行政部門。2.行政部門對報廢申請進行初步審核，組織相關(guān)技術(shù)人員對設施進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準報廢的設施，行政部門應做好記錄，并按照規(guī)定進行處置。（三）處置方式1.對于可回收利用的報廢設施，行政部門應聯(lián)系專業(yè)回收公司進行回收處理，回收款項上繳公司財務。2.對于不可回收利用的報廢設施，行政部門應按照環(huán)保要求進行妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對辦公室設施規(guī)范制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.公司設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對違反設施規(guī)范制度的行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當獎勵。（二）考核辦法1.將辦公室設施規(guī)范制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對嚴格遵守制度、設施管理良好的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反設施規(guī)范制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批