PAGE外國人信息管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強對外國人在本公司/組織活動的管理，規(guī)范外國人信息的收集、存儲、使用、共享、保護等行為，保障公司/組織及外國人的合法權(quán)益，維護正常的工作秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于在本公司/組織工作、學(xué)習、交流、訪問等各類活動的外國人，包括但不限于具有外國國籍的自然人、外國企業(yè)或組織的代表等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、國際條約以及相關(guān)行業(yè)標準，確保外國人信息管理活動合法合規(guī)。2.準確完整原則：確保收集的外國人信息真實、準確、完整，避免信息錯誤或遺漏。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，保護外國人信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。同時，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息嚴格保密。4.最小化原則：在滿足管理目的的前提下，盡量減少對外國人信息的收集和使用，避免過度收集無關(guān)信息。5.主體授權(quán)原則：在收集、使用、共享外國人信息時，應(yīng)獲得信息主體的明確授權(quán)，確保其知情權(quán)和同意權(quán)。二、信息收集（一）收集范圍1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、國籍、護照號碼、聯(lián)系方式（如手機號碼、電子郵箱）等。2.工作/學(xué)習信息：如所在部門、職位/學(xué)習專業(yè)、入職/入學(xué)時間、工作/學(xué)習期限等。3.簽證/居留信息：簽證類型、簽證有效期、居留許可號碼、居留期限等。4.其他必要信息：根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求，可能需要收集的其他相關(guān)信息，如緊急聯(lián)系人信息、健康狀況等，但應(yīng)確保收集的必要性和合法性。（二）收集方式1.主動提供：外國人在辦理入職、入學(xué)、業(yè)務(wù)申請等手續(xù)時，主動填寫相關(guān)信息表格，提供必要的個人信息。2.系統(tǒng)錄入：對于通過電子系統(tǒng)辦理的業(yè)務(wù)，引導(dǎo)外國人在系統(tǒng)中準確錄入個人信息。3.文件獲?。簭耐鈬颂峤坏淖o照、簽證、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明等相關(guān)文件中提取必要信息，但應(yīng)確保文件的真實性和合法性，并遵循相關(guān)文件管理規(guī)定。（三）收集要求1.明確告知外國人信息收集的目的、范圍、方式以及使用規(guī)則，確保其充分理解并自愿提供信息。2.在信息收集過程中，應(yīng)遵循合法、正當、必要的原則，不得采取欺騙、脅迫等不正當手段獲取信息。3.對于收集到的敏感信息（如宗教信仰、政治觀點等），應(yīng)特別注明收集目的和使用范圍，并嚴格保密。三、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的信息管理系統(tǒng)，將收集到的外國人信息進行電子存儲。系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護機制，防止信息被非法訪問、篡改或刪除。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的原始文件和資料，如護照復(fù)印件、簽證申請材料等，應(yīng)進行紙質(zhì)存儲，并按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂和保管。（二）存儲期限1.根據(jù)法律法規(guī)要求和業(yè)務(wù)實際需要，確定合理的信息存儲期限。一般情況下，基本信息和工作/學(xué)習信息的存儲期限為外國人在公司/組織工作或?qū)W習結(jié)束后[X]年；簽證/居留信息的存儲期限為相應(yīng)簽證/居留許可有效期屆滿后[X]年。2.對于涉及法律糾紛或其他特殊情況的信息，應(yīng)在糾紛解決或特殊情況結(jié)束后，按照相關(guān)規(guī)定繼續(xù)存儲一定期限。（三）存儲安全1.物理安全：信息存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本安全設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。對于電子存儲設(shè)備，應(yīng)采取備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.網(wǎng)絡(luò)安全：加強信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。定期進行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.人員安全：對接觸外國人信息存儲的工作人員進行嚴格的背景審查和權(quán)限管理，限制不必要人員的訪問。工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其在信息存儲過程中的責任和義務(wù)。四、信息使用（一）使用目的1.內(nèi)部管理：用于公司/組織的日常管理工作，如考勤管理、薪資核算、工作安排、培訓(xùn)組織等，以確保外國人在公司/組織的正常工作和學(xué)習秩序。2.業(yè)務(wù)開展：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，合理使用外國人信息，如客戶對接、項目合作、市場拓展等，促進公司/組織業(yè)務(wù)的順利開展。3.合規(guī)報告：按照法律法規(guī)要求，定期向相關(guān)部門報告外國人信息情況，如出入境管理部門、稅務(wù)部門等，確保公司/組織的運營符合法律法規(guī)規(guī)定。（二）使用范圍1.僅限公司/組織內(nèi)部經(jīng)過授權(quán)的人員在其工作職責范圍內(nèi)使用外國人信息。未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自使用、傳播或泄露外國人信息。2.在與外部機構(gòu)進行業(yè)務(wù)合作時，如需提供外國人信息，應(yīng)事先獲得信息主體的明確授權(quán)，并與合作機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確信息使用的范圍、期限和責任。（三）使用要求1.使用外國人信息時，應(yīng)遵循合法、正當、必要的原則，確保信息使用符合收集目的，不得超出授權(quán)范圍使用信息。2.對使用過程中涉及的敏感信息，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。如因工作需要必須公開部分信息，應(yīng)經(jīng)過信息主體同意，并對公開內(nèi)容進行嚴格審核。3.定期對外國人信息的使用情況進行審計和監(jiān)督，檢查信息使用是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、信息共享（一）共享原則1.合法合規(guī)原則：信息共享必須符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得違反信息主體的意愿和相關(guān)保密規(guī)定。2.必要性原則：僅在必要的情況下進行信息共享，共享的信息應(yīng)與共享目的直接相關(guān)，避免過度共享。3.授權(quán)同意原則：在信息共享前，必須獲得信息主體的明確授權(quán)，確保其知情權(quán)和同意權(quán)。（二）共享范圍1.內(nèi)部共享：在公司/組織內(nèi)部不同部門之間，根據(jù)工作需要進行必要的信息共享。例如，人力資源部門與業(yè)務(wù)部門之間共享外國人的基本信息和工作表現(xiàn)信息，以便進行有效的人力資源管理和業(yè)務(wù)協(xié)作。2.外部共享：政府部門：按照法律法規(guī)要求，向出入境管理部門、稅務(wù)部門、公安部門等政府部門提供相關(guān)外國人信息，用于履行法定職責和監(jiān)管工作。合作伙伴：在與合作伙伴開展業(yè)務(wù)合作時，如共同開展項目、提供服務(wù)等，根據(jù)合作協(xié)議的約定，向合作伙伴提供必要的外國人信息，但應(yīng)確保合作伙伴采取同等的保密措施。（三）共享程序1.內(nèi)部共享：由信息需求部門填寫信息共享申請表，說明共享目的、共享信息內(nèi)容、接收部門等，經(jīng)本部門負責人審核后，提交至信息管理部門。信息管理部門對共享申請進行合規(guī)性審查，如審核通過，將相關(guān)信息共享給接收部門，并記錄共享情況。2.外部共享：對于向政府部門共享信息，按照政府部門的要求和規(guī)定的程序進行操作。對于向合作伙伴共享信息，需事先與合作伙伴簽訂信息共享協(xié)議，明確共享信息的范圍、期限、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。在獲得信息主體授權(quán)后，按照協(xié)議約定的方式和流程向合作伙伴提供信息。六、信息保護（一）安全措施1.技術(shù)措施：采用先進的信息技術(shù)手段，如加密技術(shù)、身份認證技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等，保障外國人信息的安全。對信息管理系統(tǒng)進行定期的安全評估和漏洞修復(fù)，防止信息被非法獲取或篡改。2.管理措施：建立健全信息安全管理制度，明確信息安全責任，規(guī)范信息處理流程。加強對工作人員的安全培訓(xùn)，提高其信息安全意識和操作技能。對涉及外國人信息的場所、設(shè)備等進行嚴格的安全管理，限制無關(guān)人員進入。（二）保密措施1.與接觸外國人信息的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋信息保密的范圍、期限、保密措施以及違反協(xié)議的賠償責任等內(nèi)容。2.在辦公場所設(shè)置專門的保密區(qū)域，對涉及外國人信息的文件、資料、設(shè)備等進行妥善保管。對于電子信息，采用加密存儲和傳輸，防止信息在存儲和傳輸過程中被竊取。3.加強對信息訪問的權(quán)限管理，根據(jù)工作人員的工作職責和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的信息訪問權(quán)限，嚴格限制不必要的訪問。對信息訪問進行記錄，以便進行審計和追溯。（三）應(yīng)急處理1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確信息安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處理流程和責任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括事件報告、應(yīng)急處置措施、損失評估、恢復(fù)重建等內(nèi)容。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在信息安全事件發(fā)生時迅速、有效地采取措施，減少損失和影響。3.一旦發(fā)生信息安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施防止事件擴大，并及時向公司/組織管理層報告。同時，配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理，按照法律法規(guī)要求及時通知信息主體，并采取必要的補救措施。七、信息主體權(quán)利保護（一）知情權(quán)1.在信息收集階段，明確告知外國人信息收集的目的、范圍、方式、存儲期限以及使用規(guī)則等內(nèi)容，確保其充分了解信息管理情況。2.定期向外國人提供信息管理報告，說明其信息的存儲、使用、共享等情況，保障其知情權(quán)。（二）同意權(quán)1.在收集、使用、共享外國人信息前，必須獲得其明確的書面同意。同意書應(yīng)詳細說明信息處理的各項內(nèi)容，確保信息主體充分理解并自愿同意。2.對于信息主體不同意的信息處理行為，不得擅自進行，除非法律法規(guī)另有規(guī)定。（三）更正權(quán)1.外國人有權(quán)要求對其存儲在公司/組織的信息進行更正，如發(fā)現(xiàn)信息存在錯誤或不準確的情況。信息管理部門應(yīng)在收到更正申請后，及時進行核實和處理。2.對于涉及重要信息的更正，應(yīng)進行嚴格的審核和審批，確保更正后的信息真實、準確。（四）刪除權(quán)1.在符合法律法規(guī)規(guī)定的情況下，外國人有權(quán)要求刪除其存儲在公司/組織的信息。信息管理部門應(yīng)在收到刪除申請后，按照規(guī)定的程序進行審核和處理。2.刪除信息時，應(yīng)確保相關(guān)備份數(shù)據(jù)和存儲介質(zhì)中的信息也被徹底刪除，防止信息殘留和泄露。（五）投訴權(quán)1.為信息主體提供投訴渠道，如設(shè)立專門的投訴郵箱或電話，方便其對信息管理過程中的問題進行投訴和反饋。2.對信息主體的投訴進行及時受理和調(diào)查，在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的措施進行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.信息管理部門定期對外國人信息管理工作進行自查，檢查信息收集、存儲、使用、共享、保護等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對外國人信息管理情況進行審計，審查信息管理的合規(guī)性、安全性和有效性，提出審計意見和建議。（二）外部檢查1.積極配合政府部門的監(jiān)督檢查工作，按照要求提供相關(guān)外國人信息管理資料，接受政府部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整和完善外國人信息管理制度規(guī)范，確保公司/組織的信息管理工作始終符合外部監(jiān)管要求。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織對涉及外國人信息管理的工作人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、信息管理知識、安全保密意識等方面，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和責任意識。2.根據(jù)不同崗位的職責需求，開展針對性的培訓(xùn)課程，確保工作人員熟悉信息管理流程和操作規(guī)范，掌握信息安全技能。（二）宣傳1.通過內(nèi)部宣傳渠道，如公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等，向全體員工宣傳外國人信