PAGE為規(guī)范宣傳用品管理制度總則目的為加強(qiáng)公司宣傳用品的管理，規(guī)范宣傳用品的使用流程，確保宣傳用品的使用符合公司形象和相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)、品牌推廣、企業(yè)文化建設(shè)等過程中涉及的各類宣傳用品的管理?；驹瓌t1.合法性原則：宣傳用品的設(shè)計(jì)、制作、使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、侵權(quán)等內(nèi)容。2.規(guī)范性原則：明確宣傳用品管理的各項(xiàng)流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.節(jié)約性原則：合理控制宣傳用品的采購、使用數(shù)量，避免浪費(fèi)，提高資源利用效率。4.實(shí)效性原則：宣傳用品應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)，及時(shí)、有效地傳達(dá)公司信息，提升公司形象和影響力。宣傳用品的分類與定義宣傳資料類1.公司簡介手冊(cè)：全面介紹公司的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、組織架構(gòu)、核心優(yōu)勢等內(nèi)容，用于向客戶、合作伙伴等展示公司整體形象。2.產(chǎn)品宣傳冊(cè)：針對(duì)公司各類產(chǎn)品，詳細(xì)介紹產(chǎn)品特點(diǎn)、功能、使用方法、技術(shù)參數(shù)等，用于產(chǎn)品推廣和銷售活動(dòng)。3.宣傳海報(bào)：以圖文并茂的形式傳達(dá)特定主題信息，如公司活動(dòng)宣傳、產(chǎn)品促銷、企業(yè)文化宣傳等，通常張貼于公司內(nèi)部、活動(dòng)現(xiàn)場、公共場所等。4.宣傳單頁：簡潔明了地介紹公司某項(xiàng)業(yè)務(wù)、產(chǎn)品或活動(dòng)，便于在短時(shí)間內(nèi)傳達(dá)關(guān)鍵信息，常用于展會(huì)、促銷活動(dòng)現(xiàn)場發(fā)放。辦公用品類1.名片：印有公司名稱、個(gè)人姓名、職位、聯(lián)系方式等信息，用于商務(wù)交往中自我介紹和溝通聯(lián)系。2.信紙、信封：公司專用的信紙和信封，印有公司標(biāo)志和聯(lián)系方式，用于內(nèi)部文件傳遞和對(duì)外信函往來。3.筆記本、便簽紙：帶有公司標(biāo)志的筆記本和便簽紙，供員工日常記錄使用，也可作為禮品或宣傳品。4.文件夾、檔案袋：用于整理和存放文件資料，印有公司標(biāo)志，體現(xiàn)公司形象。禮品類1.定制禮品：根據(jù)公司需求定制的具有紀(jì)念意義或宣傳價(jià)值的禮品，如鑰匙扣、U盤、保溫杯、鼠標(biāo)墊等，用于客戶回饋、員工福利、活動(dòng)獎(jiǎng)品等。2.促銷禮品：在產(chǎn)品促銷活動(dòng)中贈(zèng)送的禮品，旨在吸引客戶購買產(chǎn)品，禮品形式多樣，如小飾品、日用品等。展示道具類1.展架：用于展示公司宣傳資料、產(chǎn)品樣品等，常見的有X展架、易拉寶、桁架展架等，可在展會(huì)、活動(dòng)現(xiàn)場、門店等場所使用。2.陳列架：專門設(shè)計(jì)的用于陳列產(chǎn)品的貨架或展示架，有助于產(chǎn)品展示和銷售，可放置在門店、展廳等地方。3.模型道具：根據(jù)公司產(chǎn)品或業(yè)務(wù)特點(diǎn)制作的實(shí)物模型，如產(chǎn)品模型、建筑模型等，用于直觀展示公司產(chǎn)品或項(xiàng)目。宣傳用品的采購管理采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《宣傳用品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門。采購審批1.行政部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或涉及重要宣傳活動(dòng)的采購申請(qǐng)，需提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司預(yù)算、業(yè)務(wù)目標(biāo)等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。采購執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的采購申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購工作。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。3.根據(jù)采購合同約定，采購人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的交貨情況，確保宣傳用品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。宣傳用品的設(shè)計(jì)與制作管理設(shè)計(jì)要求1.宣傳用品的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司品牌形象和宣傳主題，突出公司核心價(jià)值觀和業(yè)務(wù)特色。設(shè)計(jì)風(fēng)格應(yīng)簡潔大方、色彩搭配協(xié)調(diào)、視覺效果良好，易于識(shí)別和記憶。2.宣傳資料類的設(shè)計(jì)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)、客觀，不得夸大或虛假宣傳公司產(chǎn)品、服務(wù)或業(yè)績。涉及公司標(biāo)志、商標(biāo)、廣告語等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定使用，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法性和完整性。3.禮品類的設(shè)計(jì)應(yīng)注重創(chuàng)意和實(shí)用性，體現(xiàn)公司對(duì)客戶或員工的關(guān)懷與尊重。禮品的外觀設(shè)計(jì)應(yīng)精美、獨(dú)特，同時(shí)要考慮禮品的質(zhì)量和成本控制。制作流程1.設(shè)計(jì)初稿：由需求部門或行政部門根據(jù)宣傳用品的設(shè)計(jì)要求，委托專業(yè)設(shè)計(jì)公司或內(nèi)部設(shè)計(jì)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)初稿創(chuàng)作。設(shè)計(jì)初稿應(yīng)提交給相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核，廣泛征求意見，確保設(shè)計(jì)方向準(zhǔn)確無誤。2.修改完善：根據(jù)審核意見，設(shè)計(jì)人員對(duì)初稿進(jìn)行修改完善，直至達(dá)到各方滿意的設(shè)計(jì)效果。修改后的設(shè)計(jì)稿需再次提交審核，審核通過后方可進(jìn)入制作環(huán)節(jié)。制作質(zhì)量控制1.行政部門應(yīng)選擇具備專業(yè)制作能力和良好信譽(yù)的制作廠家進(jìn)行宣傳用品的制作。制作廠家應(yīng)按照設(shè)計(jì)稿要求，嚴(yán)格控制制作工藝和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保宣傳用品的制作質(zhì)量符合要求。2.在制作過程中，行政部門應(yīng)安排專人對(duì)制作進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決制作過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的宣傳用品，應(yīng)要求制作廠家返工或重新制作，直至達(dá)到質(zhì)量要求為止。宣傳用品的使用管理使用審批1.各部門使用宣傳用品前，需填寫《宣傳用品使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用宣傳用品的名稱、數(shù)量、用途、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門進(jìn)行審批。行政部門根據(jù)庫存情況和實(shí)際需求，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保宣傳用品的合理使用。使用規(guī)范1.宣傳資料類的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的發(fā)放范圍和方式進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大發(fā)放范圍或更改發(fā)放方式。發(fā)放過程中應(yīng)做好登記記錄，確保宣傳資料的去向可追溯。2.辦公用品類的使用應(yīng)遵循節(jié)約原則，員工應(yīng)妥善保管，避免浪費(fèi)和損壞。名片、信紙、信封等辦公用品的使用應(yīng)符合公司形象和商務(wù)禮儀要求。3.禮品類的使用應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和活動(dòng)目的進(jìn)行，嚴(yán)格控制禮品的發(fā)放對(duì)象、數(shù)量和價(jià)值。禮品發(fā)放過程中應(yīng)做好簽收記錄，確保禮品發(fā)放的合規(guī)性和透明度。4.展示道具類的使用應(yīng)按照設(shè)計(jì)要求和使用說明進(jìn)行安裝、布置和拆卸，確保展示效果良好。使用過程中應(yīng)注意保護(hù)展示道具，避免損壞或丟失。使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門宣傳用品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范使用行為。對(duì)于違反使用規(guī)定的部門和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育或處罰。2.各部門應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供宣傳用品的使用情況和相關(guān)記錄。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)宣傳用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向行政部門反饋。宣傳用品的庫存管理庫存登記1.行政部門應(yīng)建立宣傳用品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、保質(zhì)期、存放位置等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)于有保質(zhì)期要求的宣傳用品，應(yīng)在庫存臺(tái)賬中注明保質(zhì)期，并定期檢查庫存情況，及時(shí)清理過期或變質(zhì)的宣傳用品。庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期組織宣傳用品庫存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作應(yīng)做到全面、準(zhǔn)確、細(xì)致，確保賬實(shí)相符。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《宣傳用品盤盈盤虧報(bào)告表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司管理層審批。根據(jù)審批結(jié)果，對(duì)庫存臺(tái)賬進(jìn)行調(diào)整，并采取相應(yīng)的措施處理盤盈盤虧的宣傳用品。庫存保管1.宣傳用品應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的倉庫內(nèi)，避免受潮、發(fā)霉、損壞等情況發(fā)生。對(duì)于特殊材質(zhì)或有特殊保管要求的宣傳用品，應(yīng)按照相應(yīng)要求進(jìn)行保管。2.倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，對(duì)不同種類、規(guī)格的宣傳用品進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立完善的防火、防盜、防潮等安全管理制度，確保庫存宣傳用品的安全。宣傳用品的回收與銷毀管理回收管理1.對(duì)于已使用完畢或不再使用的宣傳用品，各部門應(yīng)及時(shí)將其回收至行政部門?；厥盏男麄饔闷窇?yīng)保持完整、清潔，無明顯損壞或污染。2.行政部門對(duì)回收的宣傳用品進(jìn)行集中整理和登記，核實(shí)回收數(shù)量和質(zhì)量情況。對(duì)于可繼續(xù)使用的宣傳用品，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)其他部門使用；對(duì)于無法繼續(xù)使用的宣傳用品，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀管理1.對(duì)于需要銷毀的宣傳用品，行政部門應(yīng)填寫《宣傳用品銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明銷毀宣傳用品的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司管理層審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)選擇合適的銷毀方式進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可根據(jù)宣傳用品的種類、數(shù)量、性質(zhì)等因素確定，常見的銷毀方式有粉碎、焚燒、填埋等。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全、環(huán)保。3.銷毀完成后，行政部門應(yīng)填寫《宣傳用品銷毀記錄單》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄單存檔保存，以備查閱。附則解釋權(quán)與修訂權(quán)1.本制度由公司行政