PAGE檔案遷移制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案遷移工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，保障公司/組織及員工的合法權(quán)益，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部機構(gòu)進行檔案遷移的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案遷移工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準的規(guī)定，確保遷移過程合法合規(guī)。2.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤地進行遷移，保證檔案內(nèi)容與實際情況相符，避免因信息錯誤導(dǎo)致的不良后果。3.安全性原則：在檔案遷移過程中，要采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，確保檔案的安全。4.及時性原則：根據(jù)工作需要，及時、高效地完成檔案遷移工作，避免因遷移不及時影響工作的正常開展。二、檔案遷移的定義及范圍（一）定義檔案遷移是指將公司/組織內(nèi)的檔案從一個部門、地點或存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)移到另一個部門、地點或存儲介質(zhì)的過程，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的遷移。（二）范圍1.內(nèi)部遷移部門之間因工作調(diào)整、職責(zé)變更等原因?qū)е聶n案需要在公司/組織內(nèi)部不同部門之間轉(zhuǎn)移。公司/組織內(nèi)部辦公地點變更，檔案隨之遷移到新的辦公地點。2.外部遷移與合作伙伴、客戶等外部機構(gòu)進行業(yè)務(wù)往來過程中，涉及檔案的提供、共享或轉(zhuǎn)移。因公司/組織與外部機構(gòu)合作項目結(jié)束、業(yè)務(wù)關(guān)系終止等原因，需要將相關(guān)檔案遷移回公司/組織或轉(zhuǎn)移至其他指定機構(gòu)。三、檔案遷移的職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負責(zé)制定檔案遷移計劃，明確遷移的檔案范圍、時間安排、遷移方式等。2.組織實施檔案遷移工作，對遷移過程進行全程監(jiān)督和指導(dǎo)，確保遷移工作按照規(guī)定的流程和要求進行。3.負責(zé)對遷移后的檔案進行整理、核對和驗收，確保檔案的完整性和準確性。4.建立檔案遷移記錄檔案，對每次遷移的相關(guān)信息進行詳細記錄，包括遷移時間、遷移檔案清單、遷移過程中出現(xiàn)的問題及處理情況等。（二）檔案產(chǎn)生部門1.負責(zé)對本部門產(chǎn)生的檔案進行整理和初步核對，確保檔案資料齊全、完整、準確，并按照檔案管理部門的要求進行分類和編號。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案遷移工作，提供必要的檔案信息和相關(guān)資料，配合完成檔案的清點、核對等工作。3.在檔案遷移前，對本部門需要遷移的檔案進行備份，以防遷移過程中出現(xiàn)意外情況導(dǎo)致檔案丟失或損壞。（三）接收部門1.負責(zé)接收遷移后的檔案，并對檔案的數(shù)量、完整性等進行初步檢查。2.在檔案接收后，按照檔案管理部門的要求對檔案進行妥善保管和整理，確保檔案能夠及時、準確地提供利用。3.如發(fā)現(xiàn)接收的檔案存在問題，及時與檔案管理部門溝通，共同協(xié)商解決辦法。（四）信息技術(shù)部門1.負責(zé)提供電子檔案遷移所需的技術(shù)支持和保障，確保電子檔案在遷移過程中的數(shù)據(jù)安全和完整性。2.根據(jù)檔案管理部門的要求，對電子檔案遷移過程中涉及的系統(tǒng)配置、數(shù)據(jù)傳輸?shù)冗M行技術(shù)處理和調(diào)試，確保遷移工作順利進行。3.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案遷移的技術(shù)方案，包括遷移工具的選擇、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略等，并對遷移過程中的技術(shù)問題進行及時處理和解決。四、檔案遷移的流程規(guī)范（一）遷移申請1.內(nèi)部遷移申請因部門工作調(diào)整、職責(zé)變更等原因需要進行檔案內(nèi)部遷移的，由檔案接收部門填寫《檔案內(nèi)部遷移申請表》，詳細說明遷移的原因、涉及的檔案范圍、預(yù)計遷移時間等內(nèi)容?！稒n案內(nèi)部遷移申請表》經(jīng)接收部門負責(zé)人簽字確認后，提交至檔案管理部門。2.外部遷移申請與外部機構(gòu)進行檔案遷移時，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案外部遷移申請表》，明確遷移的目的、對象、遷移方式、接收單位等信息?！稒n案外部遷移申請表》需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可提交至檔案管理部門。（二）檔案清點與核對1.檔案管理部門收到遷移申請后，組織檔案產(chǎn)生部門和接收部門共同對需要遷移的檔案進行清點和核對。2.清點核對內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、編號、完整性等，確保檔案信息與申請清單一致。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)逐卷（冊）進行清點；對于電子檔案，應(yīng)通過系統(tǒng)工具或?qū)ｉT的清點軟件進行數(shù)據(jù)核對，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.在清點核對過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞、信息錯誤等問題，檔案產(chǎn)生部門應(yīng)及時進行補充、修復(fù)或更正，直至檔案符合遷移要求。（三）遷移準備1.制定遷移方案根據(jù)檔案遷移的申請內(nèi)容和清點核對結(jié)果，檔案管理部門制定詳細的遷移方案，明確遷移的步驟、方法、時間安排、人員分工等。遷移方案應(yīng)充分考慮檔案的特點、遷移的復(fù)雜性以及可能出現(xiàn)的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。2.培訓(xùn)與交底檔案管理部門組織參與遷移工作的人員進行培訓(xùn)，使其熟悉遷移流程、掌握遷移操作技能以及相關(guān)的安全注意事項。在遷移工作開始前，向相關(guān)人員進行交底，明確各自的職責(zé)和任務(wù)，確保遷移工作有序進行。3.準備遷移工具和設(shè)備根據(jù)遷移方案的要求，準備好所需的遷移工具和設(shè)備，如運輸車輛、存儲介質(zhì)、包裝材料、數(shù)據(jù)遷移軟件等，并確保工具和設(shè)備性能良好、能夠正常使用。對遷移工具和設(shè)備進行必要的檢查和調(diào)試，確保其滿足遷移工作的要求。（四）遷移實施1.紙質(zhì)檔案遷移按照遷移方案的安排，組織人員對紙質(zhì)檔案進行整理和包裝，確保檔案在運輸過程中不受損壞。使用專門的運輸車輛或快遞服務(wù)將紙質(zhì)檔案安全、及時地送達接收部門，并辦理交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)在《紙質(zhì)檔案遷移交接清單》上簽字確認，明確檔案的數(shù)量、種類、狀態(tài)等信息。2.電子檔案遷移根據(jù)電子檔案的存儲方式和格式，選擇合適的數(shù)據(jù)遷移工具和方法進行遷移。在遷移過程中，要嚴格按照數(shù)據(jù)遷移的操作規(guī)程進行操作，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。對于重要的電子檔案，應(yīng)在遷移前進行備份，并在遷移完成后進行數(shù)據(jù)驗證和測試，確保遷移后的電子檔案能夠正常使用。在電子檔案遷移完成后，及時更新相關(guān)系統(tǒng)中的檔案信息，確保系統(tǒng)記錄與實際檔案情況一致。（五）遷移驗收1.檔案遷移完成后，由檔案管理部門組織檔案產(chǎn)生部門和接收部門共同對遷移后的檔案進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、完整性、準確性以及存儲介質(zhì)的可讀性等方面。驗收合格后，各方在《檔案遷移驗收報告》上簽字確認。3.如驗收發(fā)現(xiàn)問題，接收部門應(yīng)及時通知檔案管理部門和檔案產(chǎn)生部門進行整改，直至驗收合格為止。（六）檔案整理與歸檔1.接收部門在驗收合格后，按照檔案管理部門的要求對遷移后的檔案進行整理和歸檔，確保檔案分類清晰、編號準確、存儲有序。2.將遷移后的檔案信息及時錄入檔案管理系統(tǒng)，更新檔案的相關(guān)記錄，包括檔案的存放位置、狀態(tài)等信息，以便于查詢和利用。（七）遷移記錄與總結(jié)1.檔案管理部門負責(zé)對每次檔案遷移工作進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括遷移申請、清點核對情況、遷移方案、遷移實施過程、驗收結(jié)果等信息，并將相關(guān)記錄整理歸檔保存。2.在每次檔案遷移工作結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時對遷移工作進行總結(jié)，分析遷移過程中存在的問題和不足之處，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，不斷完善檔案遷移制度及流程規(guī)范。五、檔案遷移的安全保障（一）人員安全1.參與檔案遷移工作的人員應(yīng)經(jīng)過必要的安全培訓(xùn)，了解檔案遷移過程中的安全風(fēng)險和防范措施，掌握基本的安全操作技能。2.在檔案遷移過程中，如涉及搬運、運輸?shù)炔僮?，?yīng)確保操作人員正確使用工具和設(shè)備，避免因操作不當導(dǎo)致人員傷亡事故。3.對于接觸重要檔案的人員，應(yīng)進行嚴格的背景審查和保密教育，簽訂保密協(xié)議，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。（二）檔案安全1.在檔案遷移過程中，要采取必要的防護措施，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用合適的包裝材料進行封裝，防止在運輸過程中受潮、破損等；對于電子檔案，要采取數(shù)據(jù)加密、備份等措施，確保數(shù)據(jù)安全。2.嚴格控制檔案遷移過程中的接觸范圍，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員參與檔案遷移工作，避免無關(guān)人員接觸檔案。3.在檔案遷移現(xiàn)場，應(yīng)設(shè)置專人負責(zé)安全監(jiān)督，對遷移過程進行全程監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）環(huán)境安全1.選擇安全可靠的運輸方式和存儲環(huán)境，確保檔案在遷移過程中所處的環(huán)境安全穩(wěn)定。對于運輸車輛，要定期進行維護和檢查，確保車輛性能良好，避免因車輛故障導(dǎo)致檔案受損。2.在檔案存儲場所，要配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境符合安全要求。3.關(guān)注天氣變化等外部環(huán)境因素，提前做好應(yīng)對措施，避免因惡劣天氣等原因影響檔案遷移工作的安全進行。六、檔案遷移的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案遷移工作進行監(jiān)督檢查，確保遷移工作符合制度及流程規(guī)范的要求。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查檔案遷移申請的審批情況、檔案清點核對的準確性、遷移過程的安全性、驗收工作的規(guī)范性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家檔案行政管理部門以及相關(guān)行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查工作，及時向其匯報公司/組織檔案遷移工作的開展情況，接受外部監(jiān)督指導(dǎo)。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，要認真對待，及時整改落實，并將整改情況反饋給監(jiān)督部門。七、檔案遷移過程中的問題處理（一）問題發(fā)現(xiàn)與報告1.在檔案遷移過程中，任何參與人員如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、信息錯誤、檔案損壞、安全事故等問題，應(yīng)立即停止遷移工作，并及時向檔案管理部門報告。2.報告內(nèi)容應(yīng)包括問題發(fā)生的時間、地點、具體情況、可能造成的影響等信息，以便檔案管理部門及時采取措施進行處理。（二）問題處理流程1.檔案管理部門接到問題報告后，應(yīng)迅速組織相關(guān)人員進行調(diào)查核實，分析問題產(chǎn)生的原因，評估問題的嚴重程度和影響范圍。2.根據(jù)問題的性質(zhì)和情況，制定相應(yīng)的處理方案，明確處理措施、責(zé)任人員和時間要求。處理方案應(yīng)充分考慮對檔案遷移工