PAGE全方位規(guī)范合同管理制度一、總則（一）目的本合同管理制度旨在規(guī)范公司各類合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司依法經(jīng)營和健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，合理確定雙方的權(quán)利和義務(wù)，不得顯失公平。4.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、脅迫或惡意串通。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會公司設(shè)立合同管理委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。合同管理委員會是公司合同管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂公司合同管理制度；2.審議公司年度合同工作計(jì)劃和總結(jié)；3.審議重大合同的簽訂、變更、終止等事項(xiàng)；4.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大爭議和糾紛；5.其他與合同管理相關(guān)的重大決策事項(xiàng)。（二）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的日常管理工作。合同管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī)和公司合同管理制度；2.制定和完善合同管理流程和標(biāo)準(zhǔn)文本；3.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的工作；4.建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類、編號、歸檔管理；5.監(jiān)督檢查合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題；6.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟工作；7.組織開展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作；8.其他與合同管理相關(guān)的日常工作。（三）合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的起草（或參與起草）、談判、簽訂、履行等工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請；2.負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)要求和法律法規(guī)規(guī)定；3.組織合同談判，與對方協(xié)商合同條款，維護(hù)公司利益；4.負(fù)責(zé)合同的簽訂工作，確保合同簽訂程序合規(guī)；5.全面履行合同約定的義務(wù)，及時處理合同履行中的問題；6.定期向合同管理部門報告合同履行情況；7.配合合同管理部門做好合同糾紛的處理和訴訟工作；8.其他與合同履行相關(guān)的工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)、方式等主要條款，以及合同簽訂的必要性、可行性等情況，并提交相關(guān)資料。合同立項(xiàng)申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報合同管理部門備案。2.合同起草合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的起草工作。合同起草應(yīng)遵循法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。合同文本原則上應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)文本，如無標(biāo)準(zhǔn)文本，可參照相關(guān)示范文本或根據(jù)實(shí)際情況自行起草，但需經(jīng)合同管理部門審核。3.合同審核合同起草完成后，合同承辦部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)對合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核，提出審核意見。審核內(nèi)容包括：合同主體是否合法，是否具備簽訂合同的資格和能力；合同條款是否符合法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求；合同內(nèi)容是否完整，權(quán)利義務(wù)是否明確，是否存在重大風(fēng)險；合同文本格式是否規(guī)范，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過。4.合同審批經(jīng)審核通過的合同，合同承辦部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。合同審批應(yīng)按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行，重大合同需提交合同管理委員會審議。審批內(nèi)容包括：合同是否符合公司的經(jīng)營戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要；合同條款是否合理，是否能夠維護(hù)公司的合法權(quán)益；合同的簽訂和履行是否存在風(fēng)險，風(fēng)險應(yīng)對措施是否有效。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審批情況簽署審批意見，同意簽訂的，合同承辦部門方可組織簽訂合同。5.合同簽訂合同承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照合同簽訂程序進(jìn)行。合同簽訂人應(yīng)在合同上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本副本提交合同管理部門備案。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和簽訂合同的能力。2.合同條款審查合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對合同中的重要條款，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確、對等。3.合同文本格式審查合同文本格式應(yīng)符合公司規(guī)定和行業(yè)慣例，語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。合同文本應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張、字體、字號等，避免出現(xiàn)錯別字、涂改等情況。4.合同簽訂程序?qū)彶楹贤炗啈?yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保簽訂程序合法、合規(guī)。合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，簽字或蓋章應(yīng)真實(shí)有效。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行工作，按照合同約定的時間、地點(diǎn)、方式等全面履行合同義務(wù)。合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時督促合同承辦部門解決。合同承辦部門應(yīng)定期向合同管理部門報告合同履行情況，報告內(nèi)容包括合同履行進(jìn)度、存在的問題及解決措施等。（二）合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應(yīng)及時提出變更申請，并填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況。合同變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)對合同變更的合法性、必要性、可行性等進(jìn)行審核，提出審核意見。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審核意見與對方當(dāng)事人協(xié)商變更合同條款，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議副本提交合同管理部門備案。（三）合同終止管理合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，合同承辦部門應(yīng)及時提出終止申請，并填寫《合同終止申請表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、時間、方式等情況。合同終止申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)對合同終止的合法性、合規(guī)性等進(jìn)行審核，提出審核意見。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審核意見與對方當(dāng)事人協(xié)商終止合同事宜，并簽訂書面的合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同終止協(xié)議副本提交合同管理部門備案。合同終止后，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并將資料歸檔保存。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的相關(guān)資料，包括合同文本、合同立項(xiàng)申請表、合同審核意見、合同審批文件、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、履行記錄等，應(yīng)及時收集整理，并移交合同管理部門。（二）合同檔案的整理合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進(jìn)行分類整理，建立合同臺賬，對每份合同進(jìn)行編號、登記，注明合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同主體、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、履行情況等信息。同時，應(yīng)將合同檔案資料按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目、上架，便于查閱和保管。（三）合同檔案的保管合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況的發(fā)生。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。（四）合同檔案的查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報合同管理部門批準(zhǔn)。合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和程序提供合同檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門按照規(guī)定的查閱范圍和程序提供合同檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別合同管理部門應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同簽訂、履行、變更、終止等過程中可能存在的風(fēng)險因素，如合同主體資格風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、合同履行風(fēng)險、合同變更風(fēng)險、合同終止風(fēng)險、合同糾紛風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估合同管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣、風(fēng)險指數(shù)等。（三）風(fēng)險應(yīng)對合同管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。對于重大合同風(fēng)險，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并組織相關(guān)部門進(jìn)行研究和決策，制定切實(shí)可行的風(fēng)險應(yīng)對方案。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。合同承辦部門在合同履行過程中應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，妥善解決合同履行中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時報告合同管理部門，并積極采取措施進(jìn)行處理。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同糾紛進(jìn)行調(diào)查分析，了解糾紛的原因、