PAGE國企公司加油卡制度規(guī)范總則目的本制度旨在規(guī)范國企公司加油卡的管理與使用，確保加油卡的使用安全、合規(guī)、高效，滿足公司車輛運營的燃油需求，同時加強(qiáng)成本控制與財務(wù)管理。適用范圍本制度適用于國企公司內(nèi)所有配備加油卡的車輛，包括公務(wù)用車、生產(chǎn)用車等?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保加油卡的使用合法合規(guī)。2.安全性原則：保障加油卡信息安全，防止加油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.經(jīng)濟(jì)性原則：合理規(guī)劃加油卡使用，降低燃油成本，提高資金使用效益。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在加油卡管理與使用中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。加油卡的申請與審批申請流程1.車輛使用部門提出申請：各車輛使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《加油卡申請表》，詳細(xì)注明申請加油卡的車輛信息（包括車牌號、車型等）、預(yù)計月用油量、申請理由等。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的必要性和合理性，簽字后提交至公司財務(wù)部門。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門審核申請表中的用油量預(yù)算是否合理，是否符合公司成本控制要求，并對申請的資金來源進(jìn)行核實。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體運營情況和財務(wù)狀況，對加油卡申請進(jìn)行審批。審批通過后，申請表返回財務(wù)部門。審批標(biāo)準(zhǔn)1.必要性：申請加油卡的車輛必須是公司正常業(yè)務(wù)運營所需，且用油量與業(yè)務(wù)量相匹配。2.合理性：月用油量預(yù)算應(yīng)根據(jù)車輛歷史行駛里程、油耗標(biāo)準(zhǔn)等因素合理估算，避免過高或過低的預(yù)算申請。3.資金來源：申請加油卡的資金應(yīng)從公司規(guī)定的相應(yīng)預(yù)算科目中列支，確保資金使用的合規(guī)性。加油卡的發(fā)放與領(lǐng)取發(fā)放1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《加油卡申請表》，統(tǒng)一辦理加油卡的開戶手續(xù)。加油卡開戶信息應(yīng)與申請表中的車輛信息一致。2.加油卡開戶完成后，財務(wù)部門將加油卡及相關(guān)密碼等信息進(jìn)行妥善保管，并記錄加油卡卡號、開戶時間、初始密碼等詳細(xì)信息。領(lǐng)取1.車輛使用部門指定專人憑部門負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)取介紹信到財務(wù)部門領(lǐng)取加油卡。領(lǐng)取人應(yīng)在《加油卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、加油卡卡號等信息。2.領(lǐng)取人領(lǐng)取加油卡后，應(yīng)立即將加油卡交予車輛駕駛員妥善保管，并確保密碼安全。如因保管不善導(dǎo)致加油卡丟失、密碼泄露等情況，由領(lǐng)取人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。加油卡的使用管理使用范圍1.加油卡僅限用于公司所屬車輛在國內(nèi)合法加油站的燃油購買，不得用于其他非燃油類消費。2.嚴(yán)禁將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁利用加油卡進(jìn)行套現(xiàn)、套取積分等違規(guī)行為。使用流程1.車輛駕駛員在前往加油站加油前，應(yīng)確認(rèn)車輛油箱剩余油量，根據(jù)實際需要合理確定加油量。2.到達(dá)加油站后，駕駛員應(yīng)將加油卡交予加油站工作人員，告知加油金額或加油量。工作人員完成加油操作后，駕駛員應(yīng)核對加油小票上的加油金額、加油量、加油站名稱等信息是否準(zhǔn)確無誤。3.加油完成后，駕駛員應(yīng)妥善保存加油小票，作為報銷憑證。加油小票應(yīng)按照日期、加油站名稱等進(jìn)行分類整理，定期交予車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門報銷。異常情況處理1.如加油卡出現(xiàn)無法正常加油、卡內(nèi)余額異常減少等情況，駕駛員應(yīng)立即聯(lián)系財務(wù)部門，并提供詳細(xì)情況說明。財務(wù)部門應(yīng)及時與加油站或發(fā)卡銀行聯(lián)系，核實情況并采取相應(yīng)措施。2.若發(fā)現(xiàn)加油卡被盜用、冒用等情況，駕駛員應(yīng)立即向車輛使用部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門報告，并協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。同時，應(yīng)及時掛失加油卡，防止損失擴(kuò)大。加油卡的充值管理充值申請1.車輛使用部門根據(jù)加油卡實際使用情況和剩余油量，定期填寫《加油卡充值申請表》，注明申請充值的加油卡卡號、預(yù)計充值金額、充值周期等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。充值審批1.財務(wù)部門審核《加油卡充值申請表》，核實申請充值金額是否合理，是否符合公司成本控制要求。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和加油卡使用情況進(jìn)行審批。審批通過后，申請表返回財務(wù)部門。充值操作1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《加油卡充值申請表》，及時辦理加油卡的充值業(yè)務(wù)。充值方式可選擇現(xiàn)金充值、銀行轉(zhuǎn)賬充值或網(wǎng)上充值等，具體充值方式應(yīng)符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)銀行規(guī)定。2.充值完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時更新加油卡余額信息，并將充值憑證妥善保存，作為財務(wù)核算依據(jù)。加油卡的賬務(wù)管理賬務(wù)記錄1.財務(wù)部門應(yīng)建立健全加油卡賬務(wù)管理制度，對加油卡的開戶、發(fā)放、充值、使用、報銷等業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。賬務(wù)記錄應(yīng)包括加油卡卡號、交易日期、交易金額、交易類型（加油、充值等）、加油站名稱、車輛信息等內(nèi)容。2.加油卡賬務(wù)記錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存，電子記錄應(yīng)定期備份，紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善歸檔保管，保存期限按照公司財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。報銷管理1.車輛駕駛員應(yīng)按照公司財務(wù)報銷制度的規(guī)定，定期將整理好的加油小票交予車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字。審核內(nèi)容包括加油小票的真實性、完整性、與車輛行駛里程和業(yè)務(wù)量的匹配性等。2.車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將加油小票提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對加油小票進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后按照公司報銷流程進(jìn)行報銷處理。報銷金額應(yīng)與加油小票上的金額一致，嚴(yán)禁虛報、多報加油費用。定期盤點1.盤點周期：財務(wù)部門應(yīng)定期對加油卡進(jìn)行盤點，盤點周期為每月一次。2.盤點內(nèi)容：盤點內(nèi)容包括加油卡的實物數(shù)量、卡內(nèi)余額、交易記錄等。盤點時，應(yīng)核對加油卡卡號與賬務(wù)記錄是否一致，卡內(nèi)余額是否與賬務(wù)記錄相符，交易記錄是否完整準(zhǔn)確。3.盤點報告：盤點結(jié)束后應(yīng)編制《加油卡盤點報告》，詳細(xì)記錄盤點情況。如發(fā)現(xiàn)賬實不符等問題，應(yīng)及時查明原因，并提出處理意見。盤點報告經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。加油卡的信息安全管理信息保密1.涉及加油卡的所有信息（包括卡號、密碼、交易記錄等）均屬于公司機(jī)密信息，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在加油卡的申請、發(fā)放、使用、充值等過程中，工作人員應(yīng)妥善保管相關(guān)信息資料，防止信息丟失、被盜取或篡改。密碼管理1.加油卡密碼由財務(wù)部門在發(fā)放加油卡時統(tǒng)一設(shè)定初始密碼，并告知領(lǐng)取人。領(lǐng)取人應(yīng)及時修改初始密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包括字母、數(shù)字、特殊字符的組合，且長度不少于規(guī)定位數(shù)。2.駕駛員應(yīng)妥善保管加油卡密碼，不得將密碼告知他人。如因密碼保管不善導(dǎo)致加油卡被盜用等情況，駕駛員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.如密碼遺忘或丟失，駕駛員應(yīng)及時聯(lián)系財務(wù)部門，按照規(guī)定流程進(jìn)行密碼重置。系統(tǒng)安全1.公司使用的加油卡管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢測和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.系統(tǒng)操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)或進(jìn)行違規(guī)操作。操作人員的賬號和密碼應(yīng)妥善保管，定期更換密碼，防止賬號被盜用。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對加油卡制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查加油卡的申請、審批、發(fā)放、使用、充值、賬務(wù)管理等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.審計部門應(yīng)通過查閱相關(guān)文件資料、核對賬務(wù)記錄、實地盤點加油卡等方式進(jìn)行審計檢查，并出具審計報告。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供加油卡管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的問題和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改落實，并將整改情況報告上級主管部門。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.違反加油卡使用范圍規(guī)定，將加油卡用于非燃油類消費或轉(zhuǎn)借他人使用的。2.利用加油卡進(jìn)行套現(xiàn)、套取積分等違規(guī)行為的。3.加油卡保管不善，導(dǎo)致加油卡丟失、密碼泄露，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的。4.虛報、多報加油費用，騙取公司報銷資金的。5.未按照規(guī)定流程進(jìn)行加油卡的申請、審批、充值、使用等操作，導(dǎo)致加油卡管理混亂的。處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育，責(zé)令其立即整改，并追回違規(guī)所得。同時，公司將視情節(jié)輕重，對責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小確定。2.對于多次發(fā)生違規(guī)行為或違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重的責(zé)任人，公司將給予警告、記過、降職、撤職等行政處分，并按照公司規(guī)定解除勞動合同。同時，公司將依法追究相