PAGE樣品損耗制度規(guī)范最新一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司樣品損耗管理，確保樣品的合理使用與有效控制，降低損耗成本，提高公司運營效益，同時保證各項工作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及樣品使用、保管、處置等相關(guān)環(huán)節(jié)的所有部門及人員。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品管理活動合法合規(guī)。合理性原則：在保證業(yè)務(wù)正常開展的前提下，合理控制樣品損耗，避免不必要的浪費。責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在樣品損耗管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，獎懲分明。全程監(jiān)控原則：對樣品從領(lǐng)取到處置的全過程進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、樣品損耗定義與分類1.定義樣品損耗是指在公司業(yè)務(wù)活動中，因各種原因?qū)е聵悠窋?shù)量減少、質(zhì)量受損或無法正常使用的情況。2.分類正常損耗：因業(yè)務(wù)需要正常使用樣品，如測試、展示、客戶試用等過程中產(chǎn)生的合理損耗。非正常損耗：由于人為失誤、管理不善、意外事故等原因?qū)е碌臉悠窊p耗，包括但不限于丟失、損壞、變質(zhì)等。三、職責(zé)分工1.樣品使用部門負(fù)責(zé)提出樣品需求計劃，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用期限等信息。在使用樣品過程中，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保樣品的安全與完整，減少不必要的損耗。對本部門使用的樣品進(jìn)行定期盤點，及時發(fā)現(xiàn)和報告損耗情況。2.樣品保管部門負(fù)責(zé)樣品的存儲、保管工作，確保樣品存放環(huán)境符合要求，防止樣品損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。建立樣品出入庫管理制度，嚴(yán)格記錄樣品的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格等信息，做到賬目清晰。配合樣品使用部門做好樣品的發(fā)放與回收工作，對回收的樣品進(jìn)行妥善處理。3.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定樣品質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程，對樣品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保投入使用的樣品符合質(zhì)量要求。對樣品損耗原因進(jìn)行分析，判斷是否因質(zhì)量問題導(dǎo)致?lián)p耗，并提出相應(yīng)的處理建議。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)核算樣品損耗成本，將樣品損耗費用納入公司成本核算體系。根據(jù)樣品損耗制度及相關(guān)規(guī)定，對樣品損耗費用的報銷進(jìn)行審核。5.采購部門根據(jù)樣品需求計劃，負(fù)責(zé)樣品的采購工作，確保采購的樣品質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確、價格合理。對采購過程中出現(xiàn)的樣品損耗情況進(jìn)行跟蹤和處理，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。6.審計部門負(fù)責(zé)對樣品損耗管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對重大樣品損耗事件進(jìn)行專項審計，追究相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。四、樣品領(lǐng)取與發(fā)放1.領(lǐng)取流程樣品使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫樣品領(lǐng)取申請表，詳細(xì)說明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至樣品保管部門。樣品保管部門收到申請表后，核對庫存情況，如有庫存則按照申請表要求發(fā)放樣品，并做好發(fā)放記錄；如無庫存，及時通知采購部門進(jìn)行采購。采購部門根據(jù)樣品需求計劃進(jìn)行采購，樣品到貨后，由樣品保管部門驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并按照領(lǐng)取申請表發(fā)放樣品。2.發(fā)放要求樣品保管部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)取申請表的要求發(fā)放樣品，確保發(fā)放的樣品數(shù)量準(zhǔn)確、規(guī)格相符、質(zhì)量合格。發(fā)放樣品時，應(yīng)與領(lǐng)取人員辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)，明確樣品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息。五、樣品使用與管理1.使用規(guī)范樣品使用部門應(yīng)制定詳細(xì)的樣品使用操作規(guī)程，明確樣品的使用方法、注意事項等內(nèi)容，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保操作人員熟悉操作規(guī)程。操作人員在使用樣品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改操作方法或簡化操作流程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致樣品損耗。對有特殊要求的樣品，如易燃、易爆、有毒等樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，確保使用安全。2.定期盤點樣品使用部門應(yīng)定期對本部門使用的樣品進(jìn)行盤點，每月至少進(jìn)行一次，確保賬實相符。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量不符、質(zhì)量受損等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫樣品損耗報告，報樣品保管部門和質(zhì)量管理部門。3.使用期限管理對于有使用期限要求的樣品，樣品使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用期限使用樣品，避免因超期使用導(dǎo)致樣品損耗。如因特殊情況需要延長樣品使用期限，樣品使用部門應(yīng)提前向樣品保管部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長使用期限。六、樣品保管與存儲1.保管要求樣品保管部門應(yīng)根據(jù)樣品的特性和要求，選擇合適的存儲環(huán)境，確保樣品存放安全、完好。對易受潮、易變質(zhì)、易氧化等樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防腐、抗氧化等措施，如密封保存、冷藏保存、添加防腐劑等。對貴重樣品、關(guān)鍵樣品等應(yīng)實行專人專管制度，確保樣品的安全與完整。2.存儲環(huán)境樣品存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度等環(huán)境條件應(yīng)符合樣品存儲要求。對不同類型的樣品，應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。3.庫存管理樣品保管部門應(yīng)建立完善的樣品庫存管理制度，定期對庫存樣品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存樣品數(shù)量不符、質(zhì)量受損等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫庫存樣品損耗報告，報相關(guān)部門處理。七、樣品損耗的核算與報銷1.核算方法正常損耗的樣品，其損耗成本按照實際發(fā)生額進(jìn)行核算，計入相關(guān)業(yè)務(wù)成本。非正常損耗的樣品，其損耗成本應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行分析，屬于人為原因造成的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；屬于意外事故等不可抗力因素造成的，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，可計入公司損失。2.報銷流程樣品使用部門填寫樣品損耗報銷申請表，詳細(xì)說明樣品損耗的原因、數(shù)量、金額等信息，并附上相關(guān)證明材料，如樣品損耗報告、質(zhì)量檢驗報告、采購發(fā)票等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門收到報銷申請表后，按照公司財務(wù)制度及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過后辦理報銷手續(xù)。八、樣品處置1.處置原則樣品處置應(yīng)遵循合理、合法、環(huán)保的原則，確保處置過程符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。對已使用完畢、不再需要的樣品，應(yīng)及時進(jìn)行處置，避免積壓和浪費。2.處置方式回收利用：對于可回收利用的樣品，如廢舊金屬、塑料等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，交予專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收利用。報廢處理：對于無法回收利用或已無使用價值的樣品，應(yīng)按照公司報廢管理制度進(jìn)行報廢處理，填寫報廢申請表，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行報廢處置。捐贈處理：對于符合捐贈條件的樣品，可經(jīng)公司批準(zhǔn)后進(jìn)行捐贈，用于公益事業(yè)或其他相關(guān)活動。3.處置流程樣品使用部門提出樣品處置申請，詳細(xì)說明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至樣品保管部門。樣品保管部門收到處置申請后，對樣品進(jìn)行核實，確認(rèn)樣品已無使用價值或已完成使用任務(wù)，如有必要，可組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。樣品保管部門根據(jù)樣品處置方式，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理處置手續(xù)。如進(jìn)行回收利用，應(yīng)與回收公司簽訂回收協(xié)議；如進(jìn)行報廢處理，應(yīng)填寫報廢審批表，報相關(guān)部門審批；如進(jìn)行捐贈處理，應(yīng)辦理捐贈手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部各部門應(yīng)相互配合，形成監(jiān)督合力，對樣品損耗管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。樣品保管部門應(yīng)定期對庫存樣品進(jìn)行盤點，檢查樣品的存儲情況和出入庫記錄；樣品使用部門應(yīng)定期對本部門使用的樣品進(jìn)行自查，檢查樣品的使用情況和損耗情況。質(zhì)量管理部門應(yīng)不定期對樣品質(zhì)量進(jìn)行抽檢，檢查樣品的質(zhì)量狀況是否符合要求；財務(wù)部門應(yīng)定期對樣品損耗費用進(jìn)行核算和審計，檢查報銷手續(xù)是否齊全、費用核算是否準(zhǔn)確。2.審計監(jiān)督審計部門應(yīng)定期對樣品損耗管理情況進(jìn)行審計，檢查制度執(zhí)行情況、流程是否規(guī)范、責(zé)任是否落實等。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致樣品損耗異常或造成公司損失的部門及人