PAGE浙江談話提醒制度規(guī)范一、總則（一）目的為進一步加強公司/組織內(nèi)部管理，規(guī)范工作流程，強化對員工的監(jiān)督與教育，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，預(yù)防違規(guī)違紀(jì)行為的發(fā)生，特制定本談話提醒制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工以及勞務(wù)派遣人員等。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：通過談話提醒，及時發(fā)現(xiàn)員工在工作中存在的潛在問題和風(fēng)險，提前進行溝通和引導(dǎo)，防止問題擴大化。2.實事求是原則：談話提醒應(yīng)基于客觀事實，準(zhǔn)確反映問題，避免主觀臆斷和夸大事實。3.教育與幫助原則：以教育和幫助員工改進工作為出發(fā)點，注重引導(dǎo)員工認(rèn)識問題、分析原因，提出改進措施，促進員工成長和發(fā)展。4.保密性原則：談話提醒過程中涉及的相關(guān)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員，保護員工的隱私和聲譽。二、談話提醒的情形（一）工作紀(jì)律方面1.無故遲到、早退、曠工，或在工作時間內(nèi)從事與工作無關(guān)的活動。2.違反公司/組織考勤制度、請假制度等相關(guān)規(guī)定。3.工作態(tài)度不認(rèn)真，敷衍了事，對工作任務(wù)推諉扯皮。（二）工作績效方面1.未能按時完成工作任務(wù)，或工作質(zhì)量達(dá)不到要求，影響工作進度和整體績效。2.在工作中頻繁出現(xiàn)失誤，給公司/組織造成一定損失。3.對工作安排和目標(biāo)不明確，缺乏工作計劃和執(zhí)行力。（三）廉潔自律方面1.存在接受供應(yīng)商、客戶等利益相關(guān)方的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益的嫌疑。2.利用職務(wù)之便，為自己或他人謀取私利，損害公司/組織利益。3.參與可能影響公正執(zhí)行公務(wù)活動的宴請、娛樂等活動。（四）團隊協(xié)作方面1.與同事之間發(fā)生沖突、矛盾，影響團隊和諧氛圍和工作效率。2.不配合團隊工作，對團隊任務(wù)消極對待，缺乏團隊合作精神。3.在團隊中傳播負(fù)面情緒和不良信息，影響團隊士氣。（五）其他方面1.違反公司/組織的規(guī)章制度、操作規(guī)程等，可能引發(fā)安全事故或風(fēng)險。2.對公司/組織的重大決策、政策執(zhí)行不力，影響公司/組織正常運轉(zhuǎn)。3.員工個人行為可能對公司/組織形象造成不良影響。三、談話提醒的主體與職責(zé)（一）談話提醒主體1.公司/組織各級領(lǐng)導(dǎo)干部，包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等。2.根據(jù)具體情況，人力資源部門及相關(guān)職能部門人員可參與談話提醒工作。（二）職責(zé)分工1.各級領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)對下屬員工進行談話提醒，及時發(fā)現(xiàn)和解決員工在工作中存在的問題。根據(jù)員工的表現(xiàn)和工作實際情況，確定談話提醒的時機、內(nèi)容和方式。跟蹤了解談話提醒后員工的改進情況，對改進效果進行評估。2.人力資源部門負(fù)責(zé)制定和完善談話提醒制度規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督各級領(lǐng)導(dǎo)干部開展談話提醒工作。收集、整理談話提醒相關(guān)資料，并進行歸檔管理。對談話提醒工作進行統(tǒng)計分析，為公司/組織管理決策提供參考依據(jù)。3.相關(guān)職能部門人員根據(jù)工作職責(zé)，協(xié)助各級領(lǐng)導(dǎo)干部對涉及本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的員工進行談話提醒。提供專業(yè)意見和建議，共同分析問題原因，制定改進措施。四、談話提醒的程序（一）談話準(zhǔn)備1.確定談話對象：根據(jù)日常工作觀察、員工表現(xiàn)評估、群眾舉報等渠道，確定需要進行談話提醒的員工名單。2.收集談話信息：了解談話對象的基本情況、工作表現(xiàn)、存在問題的相關(guān)背景資料等，為談話做好充分準(zhǔn)備。3.制定談話提綱：根據(jù)收集到的信息，結(jié)合談話目的和重點，制定詳細(xì)的談話提綱，明確談話內(nèi)容和步驟。（二）談話實施1.選擇談話地點：談話地點應(yīng)選擇安靜、舒適、不受干擾的環(huán)境，確保談話能夠順利進行。2.開場溝通：談話開始時，先向談話對象說明談話的目的和背景，營造輕松、坦誠的談話氛圍，使其能夠積極配合談話。3.指出問題：按照談話提綱，客觀、準(zhǔn)確地指出談話對象存在的問題，列舉具體事例，讓談話對象清楚了解自己的不足。4.分析原因：引導(dǎo)談話對象分析問題產(chǎn)生的原因，幫助其認(rèn)識問題的本質(zhì)，鼓勵其積極思考，提出自己的看法和想法。5.提出要求：針對談話對象存在的問題，提出明確的改進要求和建議，包括改進的方向、措施、期限等，幫助其制定具體的改進計劃。6.交流反饋：給予談話對象充分的時間進行交流和反饋，傾聽其對問題的認(rèn)識、想法和困難，解答其疑問，確保談話對象能夠理解談話內(nèi)容并接受改進要求。7.記錄談話內(nèi)容：談話過程中，安排專人負(fù)責(zé)記錄談話內(nèi)容，包括談話時間、地點、談話人、談話對象、談話內(nèi)容要點等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（三）談話后續(xù)跟進1.談話對象制定改進計劃：談話結(jié)束后，要求談話對象根據(jù)談話內(nèi)容和提出的改進要求，在規(guī)定時間內(nèi)制定詳細(xì)的改進計劃，并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)。2.上級領(lǐng)導(dǎo)審核改進計劃：上級領(lǐng)導(dǎo)對談話對象提交的改進計劃進行審核，提出意見和建議，確保改進計劃具有針對性、可操作性和時效性。3.跟蹤改進情況：上級領(lǐng)導(dǎo)定期跟蹤談話對象的改進情況，通過檢查工作成果、聽取匯報、溝通交流等方式，了解其是否按照改進計劃認(rèn)真落實改進措施。4.評估改進效果：在規(guī)定期限結(jié)束后，對談話對象的改進效果進行評估。評估可通過對比改進前后的工作表現(xiàn)、業(yè)績數(shù)據(jù)、同事評價等方式進行，客觀評價談話提醒工作的成效。5.總結(jié)反饋：根據(jù)評估結(jié)果，對談話提醒工作進行總結(jié)反饋。對于改進效果明顯的員工，給予肯定和表揚；對于改進效果不明顯或未達(dá)到要求的員工，分析原因，采取進一步的措施，如再次談話提醒、調(diào)整工作崗位、進行紀(jì)律處分等。五、談話提醒的方式（一）個別談話1.由各級領(lǐng)導(dǎo)干部與談話對象進行一對一的談話，這種方式能夠更直接、深入地了解談話對象的情況，針對性地指出問題，進行溝通和交流。2.個別談話應(yīng)注重談話技巧和方法，保持平等、尊重的態(tài)度，避免使用命令式、指責(zé)式的語言，確保談話對象能夠感受到關(guān)心和幫助。（二）集體談話1.對于存在共性問題或需要對一定范圍內(nèi)的員工進行提醒教育的情況，可組織集體談話。集體談話能夠提高工作效率，擴大談話提醒的覆蓋面，同時也能營造良好的團隊氛圍，增強員工的集體意識。2.在集體談話過程中，要強調(diào)問題的普遍性和嚴(yán)重性，引導(dǎo)員工對照自身情況進行反思，共同探討改進措施，促進整體工作水平的提升。（三）書面函詢1.對于一些問題較為明確、不需要進行面對面談話的情況，可采用書面函詢的方式。書面函詢以正式函件的形式向談話對象提出問題，要求其在規(guī)定時間內(nèi)書面回復(fù)。2.書面函詢應(yīng)明確函詢的目的、問題內(nèi)容、回復(fù)要求和期限等，確保談話對象能夠清楚了解函詢的意圖，并認(rèn)真對待回復(fù)。六、談話提醒的記錄與歸檔（一）記錄要求1.談話記錄應(yīng)使用專門的談話記錄表格或筆記本，確保記錄格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.記錄內(nèi)容要準(zhǔn)確、客觀地反映談話過程，包括談話時間、地點、談話人、談話對象、談話內(nèi)容要點、談話對象的表態(tài)和回應(yīng)等。3.談話記錄應(yīng)使用鋼筆或中性筆書寫，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋談話人或記錄人的印章。（二）歸檔管理1.談話結(jié)束后，談話記錄應(yīng)由談話人整理后及時歸檔。歸檔資料應(yīng)包括談話記錄原件、談話對象提交的改進計劃、跟蹤改進情況的相關(guān)記錄、評估改進效果的資料等。2.歸檔資料應(yīng)按照年度、部門、員工姓名等進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查閱和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔資料進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。對于涉及員工隱私和公司/組織機密的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)或由人力資源部門負(fù)責(zé)對談話提醒制度規(guī)范的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.各級領(lǐng)導(dǎo)干部是否按照規(guī)定程序和要求開展談話提醒工作，包括談話準(zhǔn)備、實施、后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)。2.談話提醒記錄是否完整、準(zhǔn)確，歸檔管理是否規(guī)范。3.談話對象對改進要求的落實情況，改進效果是否明顯。4.談話提醒制度規(guī)范在執(zhí)行過程中是否存在問題，是否需要進行調(diào)整和完善。（三）檢查方式1.定期檢查：定期對談話提醒工作進行全面檢查，檢查時間間隔可根據(jù)公司/組織實際情況確定，一般為每半年或一年進行一次。2.不定期抽查：不定期對部分部門或員工的談話提醒工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對談話提醒工作中出現(xiàn)的突出問題或重點領(lǐng)域，開展專項檢查，深入分析原因，提出改進措施。（四）結(jié)果運用1.將談話提醒制度規(guī)范執(zhí)行情況納入公司/組織績效考核體系，對認(rèn)真執(zhí)行制度、談話提醒工作成效顯著的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反談話提醒制度規(guī)范、不履行談話提醒職責(zé)的部門和個人，視情節(jié)輕重給予