PAGE規(guī)范完善會議記錄制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高會議效率和決策質(zhì)量，規(guī)范會議記錄工作，確保會議精神得到有效傳達和貫徹執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題研討會、項目協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.真實準確原則：會議記錄應(yīng)如實記錄會議內(nèi)容，確保信息的真實性和準確性，不得歪曲或遺漏重要信息。2.全面完整原則：涵蓋會議討論的各個方面，包括會議主題、議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等，力求全面反映會議全貌。3.及時高效原則：在會議結(jié)束后及時完成記錄整理工作，并按照規(guī)定的流程進行傳遞和存檔，以便相關(guān)人員能夠及時獲取會議信息。4.保密原則：對于涉及公司/組織機密信息的會議記錄，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、會議記錄的職責分工（一）記錄人員職責1.負責會議現(xiàn)場的記錄工作，準確記錄會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程安排、發(fā)言內(nèi)容、討論要點、決議事項等詳細信息。2.采用規(guī)范的記錄方法和格式，確保記錄內(nèi)容清晰、有條理，便于后續(xù)查閱和整理。3.在會議過程中，如遇重要內(nèi)容或有疑問的表述，應(yīng)及時向發(fā)言者確認，確保記錄準確無誤。4.會議結(jié)束后，及時對記錄進行整理和編輯，形成完整、準確的會議記錄文檔，并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審核。（二）審核人員職責1.對會議記錄進行審核，重點檢查記錄內(nèi)容是否真實、準確、完整，格式是否規(guī)范，決議事項是否明確等。2.如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，應(yīng)及時與記錄人員溝通，要求其進行修改和完善。3.審核通過后，在會議記錄文檔上簽字確認，并按照規(guī)定的流程進行傳遞和存檔。（三）存檔人員職責1.負責將審核通過的會議記錄進行分類存檔，建立完善的會議記錄檔案庫，以便于查詢和檢索。2.按照規(guī)定的存儲期限和存儲方式，妥善保管會議記錄檔案，確保檔案的安全性和完整性。3.根據(jù)公司/組織內(nèi)部的查閱需求，及時提供會議記錄檔案的查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。三、會議記錄的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：明確會議的具體名稱，如“第X次董事會會議”、“XX部門月度例會”等。2.會議時間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時間，精確到分鐘。3.會議地點：詳細記錄會議召開的地點。4.參會人員：列出參會人員的姓名、職務(wù)，如有缺席人員，應(yīng)注明缺席原因。（二）會議議程1.按照會議實際討論的順序，依次記錄各項議程的標題和內(nèi)容要點。2.對于重要議程的討論過程和結(jié)果，應(yīng)進行詳細記錄。（三）發(fā)言內(nèi)容1.記錄每位發(fā)言者的姓名、職務(wù)和發(fā)言內(nèi)容，盡量使用發(fā)言者的原話，確保記錄的準確性。2.對于發(fā)言中的重點觀點、意見建議、數(shù)據(jù)信息等，應(yīng)進行突出標注，以便于后續(xù)查閱和分析。3.如發(fā)言者之間存在討論、爭論或互動環(huán)節(jié)，應(yīng)記錄討論的主要內(nèi)容和各方觀點，以及最終達成的共識或未解決的問題。（四）決議事項1.明確記錄會議討論后形成的決議事項，包括決議內(nèi)容、責任部門、完成時間等關(guān)鍵信息。2.對于重要決議事項，應(yīng)記錄決議的依據(jù)和背景情況，以便于理解和執(zhí)行。3.如決議事項需要多個部門協(xié)同完成，應(yīng)明確各部門的職責分工和協(xié)作方式。（五）其他事項1.記錄會議中提出的重要問題、關(guān)注的焦點以及下一步工作計劃等相關(guān)信息。2.對于會議中涉及的重要文件、資料、數(shù)據(jù)等，應(yīng)注明其名稱和來源，并在會議記錄中適當引用或摘要相關(guān)內(nèi)容。四、會議記錄的格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：采用A4紙。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均設(shè)置為2.5厘米。3.字體字號：標題采用二號宋體加粗，正文采用四號宋體，行間距設(shè)置為1.5倍行距。（二）標題格式1.一級標題：“一、總則”、“二、會議記錄的職責分工”等，采用三號宋體加粗，序號與標題之間空一格。2.二級標題：“（一）目的”、“（二）適用范圍”等，采用四號宋體加粗，序號與標題之間空一格。3.三級標題：“1.真實準確原則”、“2.全面完整原則”等，采用小四號宋體加粗，序號與標題之間空一格。（三）段落格式1.每段開頭縮進2個字符。2.對于并列內(nèi)容或條款較多的情況，可以采用分條列項的方式進行記錄，每條內(nèi)容前用序號（如1.、2.、3.等）標注，序號后空一格書寫內(nèi)容。（四）簽字欄在會議記錄文檔的末尾設(shè)置簽字欄，包括記錄人、審核人、批準人的簽字和日期。簽字欄應(yīng)采用表格形式，注明簽字人姓名、職務(wù)、簽字日期等信息。五、會議記錄的流程（一）會前準備1.會議組織者提前與記錄人員溝通會議信息，包括會議主題、議程安排、預(yù)計參會人員等，以便記錄人員做好準備工作。2.記錄人員準備好會議記錄所需的文具和設(shè)備，如筆記本、電腦、錄音筆等，并確保設(shè)備電量充足、存儲空間足夠。3.記錄人員提前熟悉會議議程和相關(guān)背景資料，以便在會議過程中能夠更好地理解發(fā)言內(nèi)容，準確記錄會議信息。（二）會議記錄1.記錄人員在會議開始前到達會議現(xiàn)場，選擇合適的位置就座，確保能夠清晰聽到發(fā)言內(nèi)容和看到會議資料。2.按照會議議程順序，認真記錄會議過程中的各項信息，包括發(fā)言內(nèi)容、討論要點、決議事項等。對于重要內(nèi)容，可以采用錄音、拍照等輔助方式進行記錄，但應(yīng)注意不影響會議正常進行。3.在記錄過程中，如遇特殊情況（如發(fā)言者語速過快、口音較重等）導(dǎo)致記錄困難，應(yīng)及時向發(fā)言者示意，請其放慢語速或重復(fù)表述。4.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)盡快對記錄進行整理和補充，確保記錄內(nèi)容完整、準確。（三）審核與修改1.記錄人員完成會議記錄初稿后，將其提交給審核人員進行審核。審核人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并提出修改意見。2.記錄人員根據(jù)審核意見對會議記錄進行修改和完善，確保記錄內(nèi)容符合要求。修改完成后，再次提交審核人員進行審核，直至審核通過。（四）存檔與傳遞1.審核通過的會議記錄由存檔人員按照規(guī)定的分類和存儲方式進行存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照日期、會議名稱等進行命名和分類存儲，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、會議類別等進行裝訂和存放。2.存檔人員根據(jù)會議記錄的分發(fā)范圍和使用權(quán)限，將會議記錄傳遞給相關(guān)人員。對于涉及公司/組織機密信息的會議記錄，應(yīng)按照保密規(guī)定進行傳遞和管理，確保信息安全。3.在傳遞會議記錄時，存檔人員應(yīng)填寫《會議記錄傳遞登記表》，詳細記錄傳遞時間、接收人員姓名、部門、職務(wù)、傳遞方式等信息，并要求接收人員簽字確認。六、會議記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱會議記錄的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請。一般情況下，本部門人員查閱本部門相關(guān)會議記錄，由部門負責人審批；跨部門查閱會議記錄，需經(jīng)查閱部門負責人和被查閱記錄所屬部門負責人共同審批。2.涉及公司/組織機密信息的會議記錄，查閱權(quán)限應(yīng)嚴格按照公司/組織的保密制度執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《會議記錄查閱申請表》，詳細說明查閱的會議名稱、時間、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交給審批人審批。2.審批人根據(jù)查閱人員的申請內(nèi)容和查閱權(quán)限進行審批，如同意查閱，在申請表上簽字確認，并注明查閱期限。3.查閱人員持審批通過的申請表到存檔人員處查閱會議記錄。存檔人員應(yīng)按照申請表上注明的查閱內(nèi)容和查閱期限，為查閱人員提供相應(yīng)的會議記錄，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱時間、查閱人員姓名、部門、職務(wù)、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。（三）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱到的會議記錄，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露會議記錄內(nèi)容。如需復(fù)制會議記錄，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請，經(jīng)批準后方可復(fù)制。2.查閱人員在查閱會議記錄過程中，如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題或疑問，應(yīng)及時與存檔人員溝通，不得擅自修改會議記錄。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還會議記錄，如因特殊情況需要延長查閱期限，應(yīng)提前向存檔人員申請并經(jīng)批準。七、會議記錄的保管與銷毀（一）保管期限1.公司/組織重要會議的記錄，如董事會會議記錄、涉及重大決策或項目的會議記錄等，保管期限為長期。2.一般會議的記錄，保管期限為[X]年。保管期限自會議結(jié)束之日起計算。（二）保管方式1.會議記錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式進行保管。電子記錄應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)記錄應(yīng)按照年度、會議類別等進行分類裝訂，存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.對于涉及公司/組織機密信息的會議記錄，應(yīng)按照保密制度的要求進行保管，采取加密存儲、專人管理等措施，防止信息泄露。（三）銷毀程序1.會議記錄保管期限屆滿后，由存檔人員提出銷毀申請，填寫《會議記錄銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀的會議記錄名稱、時間、保管期限等信息，并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人根據(jù)公司/組織的檔案管理制度和保密規(guī)定，對銷毀申請進行審批。如同意銷毀，在申請表上簽字確認，并指定專人負責銷毀工作。3.銷毀人員按照審批意見，對擬銷毀的會議記錄進行銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒等方式，確保記錄內(nèi)容無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并填寫《會議記錄銷毀登記表