PAGE規(guī)范項(xiàng)目采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證項(xiàng)目質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，保障所有參與供應(yīng)商的平等競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。3.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)效益最大化，降低采購(gòu)成本。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.采購(gòu)部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂等。負(fù)責(zé)采購(gòu)成本控制，進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格分析和談判，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格。建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效，確保供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。2.采購(gòu)人員職責(zé)嚴(yán)格遵守采購(gòu)管理制度和流程，履行采購(gòu)職責(zé)。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的具體執(zhí)行，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商聯(lián)系、采購(gòu)文件編制等。參與采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。及時(shí)反饋采購(gòu)過(guò)程中的信息，為采購(gòu)決策提供支持。（二）需求部門1.需求部門職責(zé)根據(jù)項(xiàng)目需求，提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購(gòu)申請(qǐng)。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)合同評(píng)審。參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。配合采購(gòu)部門解決采購(gòu)過(guò)程中與需求相關(guān)的問(wèn)題。2.需求人員職責(zé)明確項(xiàng)目需求，提供清晰、準(zhǔn)確的采購(gòu)需求文件。配合采購(gòu)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，提供必要的技術(shù)支持和信息。參與采購(gòu)談判，確保采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)符合項(xiàng)目需求。（三）審批部門1.審批部門職責(zé)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同等進(jìn)行審批，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司規(guī)定和項(xiàng)目要求。監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程，對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策和指導(dǎo)。協(xié)調(diào)采購(gòu)部門與其他部門之間的關(guān)系，保障采購(gòu)工作順利進(jìn)行。2.審批人員職責(zé)認(rèn)真審核采購(gòu)文件，提出審批意見，確保審批結(jié)果科學(xué)合理。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和糾正。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行分析和評(píng)估。2.根據(jù)采購(gòu)需求和公司庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等。3.采購(gòu)計(jì)劃報(bào)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審批后實(shí)施。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評(píng)審，評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)等。4.根據(jù)考察和評(píng)審結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。（四）采購(gòu)文件編制1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)和需求，編制采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、談判文件等。2.采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)要求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購(gòu)文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.采購(gòu)文件經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給選定的供應(yīng)商。（五）采購(gòu)報(bào)價(jià)與談判1.供應(yīng)商收到采購(gòu)文件后，按照要求進(jìn)行報(bào)價(jià)。2.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，選擇報(bào)價(jià)合理、符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行談判。3.在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)條件。4.談判達(dá)成一致后，形成談判紀(jì)要，作為采購(gòu)合同的附件。（六）采購(gòu)合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至審批部門審批。3.審批通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋公司公章。（七）采購(gòu)合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)訂單，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求。2.供應(yīng)商按照訂單要求組織生產(chǎn)和供貨，采購(gòu)部門跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。3.在交貨前，采購(gòu)部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（八）驗(yàn)收1.需求部門組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等。2.驗(yàn)收合格后，需求部門填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。3.如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至驗(yàn)收合格。（九）付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照合同約定支付貨款。3.付款后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.收集相關(guān)信息，分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。2.采用定性或定量的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購(gòu)流程執(zhí)行情況、采購(gòu)合同簽訂與履行情況、采購(gòu)資金使用情況等。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）審計(jì)1.定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。2.審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出審計(jì)建議，促進(jìn)采購(gòu)管理水平的提高。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的條件，如資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等。2.對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行審核，審核通過(guò)后納入供應(yīng)商管理體系。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等。2.采用定量和定性相結(jié)合的方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，根據(jù)評(píng)分結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予激勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先合作等。2.對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰，取消其合作資格，并及時(shí)更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。七、采購(gòu)信息化管理（一）建立采購(gòu)信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的信息化管理。2.采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)。（二）信息共享