PAGE規(guī)范公司公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范公司公章的使用流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司。公司所有部門(mén)及員工在涉及使用公司公章時(shí)，均應(yīng)遵守本制度。（三）定義1.公司公章：指公司正式對(duì)外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章等。2.印章保管人：指負(fù)責(zé)保管公司公章的具體人員。3.用印申請(qǐng)人：指因工作需要申請(qǐng)使用公司公章的公司內(nèi)部員工或部門(mén)。二、公章的種類(lèi)及用途（一）公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署，代表公司的正式意思表示。（二）合同專(zhuān)用章專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同，明確合同的法律效力，保障公司在合同履行過(guò)程中的合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報(bào)表等的簽章，是公司財(cái)務(wù)管理的重要標(biāo)識(shí)。（四）法定代表人章用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)，如辦理銀行開(kāi)戶、簽署某些重要文件等，代表法定代表人的個(gè)人意志。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章的刻制必須嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。由公司行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理公章刻制手續(xù)，填寫(xiě)《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明公章名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。在刻制過(guò)程中，應(yīng)要求制作單位嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求制作，不得擅自更改印章內(nèi)容和樣式。3.刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模，并在印模上加蓋制作單位公章，作為印章備案的重要依據(jù)。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，行政管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《公章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明公章名稱(chēng)、啟用日期、使用范圍等信息，并提交公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.行政管理部門(mén)應(yīng)將《公章啟用申請(qǐng)表》及印章印模復(fù)印件存檔備案，同時(shí)通知公司各部門(mén)及相關(guān)人員新公章的啟用信息。3.新公章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收回廢止印章，并進(jìn)行妥善保管和處理，防止廢止印章被不當(dāng)使用。四、公章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專(zhuān)人保管制度，確保公章保管責(zé)任明確。公司公章應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，印章保管人必須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公章管理制度。2.印章保管人應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章被盜、遺失或損壞。公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.印章保管人不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管公章。如因特殊情況需要委托他人代管的，必須經(jīng)過(guò)公司法定代表人書(shū)面批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）保管職責(zé)1.印章保管人應(yīng)負(fù)責(zé)檢查公章的使用情況，確保公章使用符合本制度規(guī)定。對(duì)每次公章使用進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息，并妥善保管用印文件和相關(guān)憑證。2.定期對(duì)公章進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門(mén)，并按照規(guī)定申請(qǐng)更換新章。3.如公章遺失或被盜，印章保管人應(yīng)立即報(bào)告行政管理部門(mén)，并采取有效措施防止公章被非法使用。同時(shí)，配合行政管理部門(mén)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并按照相關(guān)規(guī)定辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。（三）保管地點(diǎn)變更1.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更保管地點(diǎn)的，應(yīng)提前向行政管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明變更原因和新的保管地點(diǎn)。2.行政管理部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)后進(jìn)行審核，并報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，印章保管人應(yīng)與接管人辦理公章交接手續(xù)，填寫(xiě)《公章交接清單》，明確交接雙方的責(zé)任和義務(wù)。3.交接完成后，《公章交接清單》應(yīng)由交接雙方簽字確認(rèn)，并報(bào)行政管理部門(mén)備案。五、公章的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)用印申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。用印申請(qǐng)應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)批準(zhǔn)。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請(qǐng)內(nèi)容，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)，并在《用印申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)。2.用印審核印章保管人在收到用印申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括用印申請(qǐng)是否經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)、用印文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定、用印文件格式是否規(guī)范等。如審核通過(guò)，印章保管人應(yīng)在《用印申請(qǐng)表》上注明審核意見(jiàn)，并準(zhǔn)備好用印所需的文件和材料。3.用印操作印章保管人在用印時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照用印審批意見(jiàn)和用印文件內(nèi)容進(jìn)行操作。用印應(yīng)清晰、端正、完整，確保印章與文件內(nèi)容相符。用印完成后，印章保管人應(yīng)在《用印申請(qǐng)表》上記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印位置等，并加蓋印章保管人印章。同時(shí)，在每份用印文件上加蓋公司公章或相關(guān)專(zhuān)用章，并注明用印日期。4.用印登記印章保管人應(yīng)建立《公章使用登記簿》，對(duì)每次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括用印日期、用印事項(xiàng)、用印申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印位置等信息。《公章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。登記記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改或銷(xiāo)毀。（二）使用范圍1.公司公章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，僅限于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署。未經(jīng)公司法定代表人書(shū)面批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大公章使用范圍。2.合同專(zhuān)用章僅用于簽訂各類(lèi)合同，不得用于其他非合同類(lèi)文件的簽署。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章僅用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報(bào)表等的簽章，不得挪作他用。法定代表人章僅用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)，不得隨意使用。（三）特殊情況用印1.因緊急情況需要使用公章，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行審批的，用印申請(qǐng)人應(yīng)電話向公司法定代表人或授權(quán)審批人說(shuō)明情況，并獲得口頭批準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦書(shū)面審批手續(xù)，并在《用印申請(qǐng)表》上注明緊急情況的原因和批準(zhǔn)方式。2.對(duì)于涉及公司重大利益、重要合同或法律糾紛等事項(xiàng)的用印，公司法定代表人或授權(quán)審批人應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并根據(jù)實(shí)際情況決定是否用印。在這種情況下，用印申請(qǐng)人應(yīng)提供詳細(xì)的用印文件和相關(guān)背景資料，以便審批人做出準(zhǔn)確判斷。六、公章使用的審批權(quán)限（一）一般事項(xiàng)用印1.對(duì)于一般性文件、信函、報(bào)表等的用印，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核用印文件內(nèi)容，確保用印事項(xiàng)符合部門(mén)工作需要和公司規(guī)定。2.審批通過(guò)后，用印申請(qǐng)人將《用印申請(qǐng)表》提交給印章保管人，印章保管人按照本制度規(guī)定進(jìn)行用印操作和登記。（二）重要事項(xiàng)用印1.涉及公司重大決策、重要合同、協(xié)議、對(duì)外投資、融資等重要事項(xiàng)的用印由公司法定代表人審批。公司法定代表人應(yīng)全面審查用印事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)性，確保公司利益不受損害。2.在提交用印申請(qǐng)時(shí)，用印申請(qǐng)人應(yīng)提供詳細(xì)的用印文件和相關(guān)背景資料，包括項(xiàng)目可行性報(bào)告、合同草案、法律意見(jiàn)書(shū)等。公司法定代表人在審批過(guò)程中如有疑問(wèn)，可要求相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行進(jìn)一步解釋和說(shuō)明。（三）特殊事項(xiàng)用印1.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、敏感信息等特殊事項(xiàng)的用印，除公司法定代表人審批外，還應(yīng)經(jīng)過(guò)公司保密管理部門(mén)的審核。保密管理部門(mén)應(yīng)審查用印事項(xiàng)是否符合公司保密規(guī)定，是否會(huì)對(duì)公司保密信息造成泄露風(fēng)險(xiǎn)。2.審核通過(guò)后，用印申請(qǐng)方可提交給公司法定代表人進(jìn)行最終審批。在這種情況下，用印申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的要求，對(duì)用印文件進(jìn)行妥善保管和傳遞，并確保用印過(guò)程中的信息安全。七、公章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用1.因公司名稱(chēng)變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，需要停用部分或全部公章的，由行政管理部門(mén)填寫(xiě)《公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用公章名稱(chēng)、停用日期等信息，并提交公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.行政管理部門(mén)應(yīng)在收到批準(zhǔn)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，通知公司各部門(mén)及相關(guān)人員公章停用信息，并收回停用公章。3.停用的公章應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷(xiāo)毀。在停用期間，如有需要查詢或使用停用公章的相關(guān)文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已停用且不再使用的公章，行政管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，行政管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀公章名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并提交公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.銷(xiāo)毀公章應(yīng)選擇安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無(wú)法恢復(fù)使用。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。3.銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀記錄》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)?！豆落N(xiāo)毀記錄》應(yīng)存檔備案，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括公章保管情況、使用流程執(zhí)行情況、審批權(quán)限落實(shí)情況、用印登記記錄等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反公章管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，審查用印文件的合法性、合規(guī)性和真實(shí)性，檢查用印審批流程是否規(guī)范，用印登記記錄是否完整準(zhǔn)確等。2.審計(jì)部門(mén)在審計(jì)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。對(duì)涉及違規(guī)違紀(jì)行為的，應(yīng)按照公司審計(jì)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、撤職等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。2.如因用印申請(qǐng)人提供虛假信息、隱瞞重要事實(shí)等原因?qū)е鹿驹馐軗p失的，用印申請(qǐng)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，公司將根據(jù)內(nèi)部規(guī)定對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）保管責(zé)任1.印章保管人如因保管不善導(dǎo)致公章被盜、遺失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)公章的重要性和造成的損失程度確定。2.如因印章保管人違