PAGE規(guī)范使用文字自查制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織各類文件、資料、宣傳材料等所使用文字的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性，避免因文字使用不當(dāng)引發(fā)的誤解、歧義或法律風(fēng)險，特制定本自查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各崗位在文件起草、審核、發(fā)布、宣傳推廣等工作中涉及文字使用的所有活動。包括但不限于公文、報告、合同、宣傳海報、網(wǎng)站內(nèi)容、產(chǎn)品說明書等。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國家現(xiàn)行的法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于文字使用的規(guī)定，確保公司/組織的文字使用行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則使用準(zhǔn)確、清晰、易懂的文字表達，避免出現(xiàn)錯別字、語病、歧義等問題，準(zhǔn)確傳達信息。3.規(guī)范性原則遵循國家語言文字工作委員會規(guī)定的語言文字規(guī)范，統(tǒng)一文字使用標(biāo)準(zhǔn)，保持公司/組織對外形象的一致性。4.一致性原則對于特定的術(shù)語、名稱、格式等，在公司/組織內(nèi)部保持統(tǒng)一，避免因不同表述造成混淆。二、文字使用規(guī)范要求（一）漢字使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照《通用規(guī)范漢字表》的要求使用漢字，不使用已被淘汰的異體字、繁體字（除特殊情況外，如文物古跡、書法藝術(shù)作品等）。2.避免使用生僻字、自造字，確保文字通俗易懂，易于理解。3.對于容易混淆的漢字，如“的”“地”“得”，“做”“作”等，要根據(jù)語法規(guī)則正確使用。（二）標(biāo)點符號使用規(guī)范1.遵循國家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)點符號用法》的規(guī)定，正確使用標(biāo)點符號，避免標(biāo)點符號缺失、多余或使用不當(dāng)。2.注意標(biāo)點符號與文字內(nèi)容的邏輯關(guān)系，確保表達清晰、準(zhǔn)確。例如，逗號、句號、分號、冒號等的使用要符合句子的結(jié)構(gòu)和語義。（三）數(shù)字使用規(guī)范1.一般情況下，公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、時刻、計數(shù)與計量等，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：2023年10月15日，下午3點30分。2.定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：三心二意、五湖四海、第一季度等。3.表示概數(shù)和約數(shù)時，相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，必須使用漢字，且中間不能用頓號隔開。如：三四天、五六米等。（四）語法規(guī)范1.句子結(jié)構(gòu)完整，成分搭配恰當(dāng)，避免出現(xiàn)殘缺、雜糅、贅余等語病。2.用詞準(zhǔn)確，符合語境和語義要求，避免使用模糊、歧義或生造的詞匯。3.注意詞語的詞性、詞類的正確使用，以及句子的時態(tài)、語態(tài)等語法形式的正確性。（五）專業(yè)術(shù)語和特定名稱規(guī)范1.對于公司/組織內(nèi)部特定的專業(yè)術(shù)語、業(yè)務(wù)名稱、產(chǎn)品名稱等，應(yīng)保持統(tǒng)一的表述和定義，并在相關(guān)文件或資料中進行明確說明。2.涉及行業(yè)通用的專業(yè)術(shù)語，要遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和慣例，確保與行業(yè)內(nèi)其他機構(gòu)的表述一致，便于交流和理解。三、自查流程（一）起草環(huán)節(jié)自查1.文件起草人員在完成初稿后，應(yīng)首先對照文字使用規(guī)范要求進行自查。重點檢查漢字、標(biāo)點符號、數(shù)字、語法等方面是否存在錯誤或不規(guī)范之處。2.對于涉及專業(yè)術(shù)語和特定名稱的，要確保使用準(zhǔn)確無誤，并與公司/組織內(nèi)部的規(guī)定保持一致。3.在自查過程中，可借助文字處理軟件的語法檢查功能，但不能完全依賴，還需結(jié)合自身的語言文字能力進行人工審核。（二）審核環(huán)節(jié)復(fù)查1.文件初稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人或指定的審核人員進行復(fù)查。審核人員應(yīng)具備較高的文字水平和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，按照文字使用規(guī)范要求對文件進行全面細致的審查。2.審核內(nèi)容包括但不限于文字的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、一致性，以及是否符合公司/組織的文化和風(fēng)格。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與起草人員溝通，要求其進行修改。3.在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)涉及重大政策、法律等方面的文字表述問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并組織相關(guān)人員進行研究討論，確保文字使用符合要求。（三）發(fā)布環(huán)節(jié)終審1.文件經(jīng)審核修改無誤后，提交至公司/組織的發(fā)文部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行終審。終審人員應(yīng)對文件的整體質(zhì)量進行把控，重點審查文字使用是否符合最終的發(fā)布要求。2.終審?fù)ㄟ^后，文件方可正式發(fā)布。對于發(fā)布后的文件，如發(fā)現(xiàn)文字使用問題，應(yīng)及時采取措施進行更正，并對相關(guān)責(zé)任人進行問責(zé)。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立文字使用監(jiān)督小組，成員由各部門文字工作經(jīng)驗豐富的人員組成。監(jiān)督小組定期對公司/組織內(nèi)部的文件、資料等進行抽查，檢查文字使用是否符合規(guī)范要求。2.鼓勵全體員工對發(fā)現(xiàn)的文字使用不規(guī)范問題進行舉報，監(jiān)督小組對舉報信息進行及時核實和處理。對于查證屬實的舉報，給予舉報人一定的獎勵。3.公司/組織內(nèi)部的宣傳、法務(wù)等部門應(yīng)密切關(guān)注外部環(huán)境中涉及公司/組織的文字信息，如媒體報道、廣告宣傳等，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋并督促整改。（二）考核措施1.將文字使用規(guī)范情況納入員工績效考核體系，對于在文字工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、嚴(yán)格遵守規(guī)范的員工給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、表彰等?.對于因文字使用不當(dāng)給公司/組織造成不良影響或損失的，根據(jù)情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、績效扣分、經(jīng)濟處罰等處理。3.在晉升、評優(yōu)等環(huán)節(jié)，將文字使用能力和規(guī)范執(zhí)行情況作為重要的參考依據(jù)，優(yōu)先考慮文字功底扎實、嚴(yán)格遵守規(guī)范的員工。五、培訓(xùn)與提升（一）培訓(xùn)計劃1.人力資源部門應(yīng)制定年度文字使用規(guī)范培訓(xùn)計劃，定期組織員工參加相關(guān)培訓(xùn)課程，提高員工的文字水平和規(guī)范意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家語言文字法律法規(guī)、文字使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、常見錯誤案例分析等，采用多樣化的培訓(xùn)方式，如課堂講授、案例分析、模擬練習(xí)等，確保培訓(xùn)效果。（二）內(nèi)部交流與學(xué)習(xí)1.建立公司/組織內(nèi)部的文字工作交流平臺，如微信群、QQ群等，方便員工在日常工作中交流文字使用經(jīng)驗和技巧，及時解決遇到的問題。2.定期組織文字工作經(jīng)驗分享會，邀請文字功底深厚的員工分享寫作心得和規(guī)范使用文字的方法，促進全體員工共同提高。（三）外部學(xué)習(xí)與借鑒1.關(guān)注行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)在文字使用方面的先進經(jīng)驗和做法，積極參加相關(guān)的研討會、培訓(xùn)活動等，學(xué)習(xí)借鑒先進的管理模式和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。2.鼓勵員工參加各類語言文字相關(guān)的培訓(xùn)課程、考試認(rèn)證等，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平