PAGE電梯檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯檔案的科學(xué)管理，確保電梯檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為電梯的維護(hù)、維修、改造、報廢等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯檔案的管理，包括但不限于電梯設(shè)備檔案、運(yùn)行檔案、維護(hù)保養(yǎng)檔案、安全檢查檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：電梯檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映電梯的實際情況，不得虛假記錄。3.完整性原則：涵蓋電梯從采購、安裝、運(yùn)行到報廢全過程的相關(guān)資料。4.保密性原則：對涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電梯檔案管理制度，并組織實施。2.收集、整理、歸檔電梯檔案資料，建立健全檔案目錄和索引。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、借閱、查閱等日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，及時更新檔案信息。5.協(xié)助相關(guān)部門查閱和利用檔案資料，提供必要的技術(shù)支持。（二）電梯使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電梯檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好電梯檔案的管理工作，如實提供電梯運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)等相關(guān)信息。3.在電梯設(shè)備采購、安裝、改造、維修等過程中，負(fù)責(zé)收集和保管相關(guān)文件資料，并按規(guī)定移交。（三）電梯維護(hù)保養(yǎng)單位職責(zé)1.建立健全電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案，詳細(xì)記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、時間、人員等信息。2.定期向電梯使用單位和檔案管理部門提交維護(hù)保養(yǎng)報告和相關(guān)資料。3.協(xié)助電梯使用單位和檔案管理部門做好電梯檔案的整理和歸檔工作。（四）電梯安全監(jiān)督管理部門職責(zé)1.監(jiān)督檢查電梯檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.對電梯檔案資料進(jìn)行抽查，核實檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.指導(dǎo)和督促電梯使用單位、維護(hù)保養(yǎng)單位做好電梯檔案管理工作。三、檔案內(nèi)容與分類（一）設(shè)備檔案1.電梯采購合同、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議等文件。2.電梯安裝工程合同、安裝單位資質(zhì)證書、安裝人員資格證書等。3.電梯產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、特種設(shè)備制造許可證、型式試驗報告等。4.電梯安裝竣工資料，包括安裝說明書、電氣原理圖、布線圖、安裝驗收報告等。5.電梯隨機(jī)文件，如操作手冊、維護(hù)保養(yǎng)手冊、使用說明書等。（二）運(yùn)行檔案1.電梯運(yùn)行記錄，包括每日運(yùn)行時間、運(yùn)行次數(shù)、故障記錄等。2.電梯運(yùn)行參數(shù)監(jiān)測記錄，如速度、加速度、溫度、濕度等。3.電梯能耗記錄，包括電量、水量等消耗情況。（三）維護(hù)保養(yǎng)檔案1.維護(hù)保養(yǎng)計劃，包括年度、季度、月度維護(hù)保養(yǎng)計劃。2.維護(hù)保養(yǎng)記錄，每次維護(hù)保養(yǎng)的項目、內(nèi)容、結(jié)果等詳細(xì)記錄。3.維護(hù)保養(yǎng)人員簽到表，記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的人員姓名、資質(zhì)等信息。4.維護(hù)保養(yǎng)費用清單，包括材料費用、人工費用等。（四）安全檢查檔案1.定期安全檢查記錄，包括月度、季度、年度安全檢查報告。2.專項安全檢查記錄，如節(jié)日期間、重大活動前的安全檢查記錄。3.安全隱患排查與整改記錄，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行詳細(xì)記錄，并跟蹤整改情況。4.安全檢查人員資質(zhì)證書及簽到表。（五）應(yīng)急救援檔案1.電梯應(yīng)急救援預(yù)案，包括應(yīng)急救援組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程等。2.應(yīng)急救援演練記錄，包括演練時間、地點、內(nèi)容、參與人員等。3.電梯困人救援記錄，詳細(xì)記錄每次困人事件的發(fā)生時間、地點、被困人員情況、救援過程等。（六）改造與報廢檔案1.電梯改造項目立項文件、改造方案、改造合同等。2.改造過程中的技術(shù)文件、施工記錄、驗收報告等。3.電梯報廢申請文件、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時收集本部門負(fù)責(zé)的電梯檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。2.電梯采購、安裝、改造、維修等項目完成后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將項目文件資料移交檔案管理部門登記歸檔。3.電梯運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類記錄，如運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄等，應(yīng)定期整理后移交檔案管理部門。（二）整理方法1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，詳細(xì)列出檔案的類別、編號、名稱、日期、來源等信息，建立檔案索引。4.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固；對電子檔案資料進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份。五、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.在檔案庫房內(nèi)，應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，對檔案進(jìn)行分類存放，并標(biāo)明檔案類別和編號。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，按檔案類別和時間順序排列，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.對重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可用性。（三）保管期限1.電梯設(shè)備檔案應(yīng)長期保管，直至電梯報廢后按規(guī)定銷毀。2.電梯運(yùn)行檔案、維護(hù)保養(yǎng)檔案、安全檢查檔案等應(yīng)至少保存[X]年，以備查閱和追溯。3.應(yīng)急救援檔案應(yīng)保存至應(yīng)急救援預(yù)案修訂或電梯報廢后[X]年。4.改造與報廢檔案應(yīng)長期保存，作為電梯全生命周期管理的重要依據(jù)。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報告，上報主管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱電梯檔案的，應(yīng)填寫《電梯檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。（二）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯檔案的，應(yīng)填寫《電梯檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，并提供必要的協(xié)助。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。（三）外單位查閱規(guī)定1.外單位因工作需要查閱電梯檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《電梯檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄像或帶走檔案原件。如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和借閱查閱人員的保密職責(zé)。2.對涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)秘密、安全隱患等敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密，限制查閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自將檔案提供給無關(guān)人員。4.在檔案借閱查閱過程中，借閱查閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案信息。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識和技能，熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，確保檔案的安全存放。3.在檔案整理、裝訂、存儲等過程中，應(yīng)注意防火、防潮、防蟲、防盜等安全事項，避免檔案受到損壞或丟失。4.對電子檔案的存儲和傳輸，應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財務(wù)人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的類別、內(nèi)容、來源等信息，對檔案進(jìn)行逐一審查，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.對保管期限已滿、確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.在鑒定過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及重要歷史事件、重大決策等，應(yīng)及時向上級主管部門報告，并妥善處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組審