PAGE檔案管理外包制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理外包工作，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，提高檔案管理效率和質(zhì)量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案管理外包業(yè)務，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等各類檔案的整理、存儲、保管、檢索和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案管理外包活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強檔案信息安全管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.質(zhì)量控制原則：建立健全質(zhì)量控制體系，對檔案管理外包服務質(zhì)量進行全程監(jiān)督和評估，確保檔案整理、存儲、保管等工作符合要求。4.成本效益原則：在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，合理控制檔案管理外包成本，提高經(jīng)濟效益。二、檔案管理外包服務供應商選擇（一）供應商資質(zhì)要求1.具有獨立法人資格，具備合法經(jīng)營資質(zhì)，經(jīng)營范圍包含檔案管理相關業(yè)務。2.具有良好的商業(yè)信譽，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)行為記錄。3.擁有專業(yè)的檔案管理團隊，團隊成員具備檔案管理相關專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程和標準。4.具備完善的檔案管理設施和設備，能夠滿足檔案整理、存儲、保管等工作要求。5.具有健全的管理制度，包括檔案管理制度、保密制度、質(zhì)量控制制度等。（二）供應商選擇流程1.需求調(diào)研：根據(jù)公司檔案管理需求，制定檔案管理外包服務需求說明書，明確服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、服務期限、費用預算等要求。2.供應商征集：通過多種渠道，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、招標平臺等，征集檔案管理外包服務供應商。3.供應商篩選：對征集到的供應商進行初步篩選，審查其資質(zhì)、信譽、業(yè)績等情況，確定入圍供應商名單。4.供應商評估：對入圍供應商進行實地考察和評估，了解其檔案管理設施設備、團隊人員、管理制度等情況，評估其服務能力和水平。5.供應商選擇：綜合考慮供應商的評估情況，按照公平、公正、公開的原則，選擇檔案管理外包服務供應商，并簽訂服務合同。（三）服務合同管理1.服務合同應明確雙方的權利和義務，包括服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、服務期限、費用支付、保密條款、違約責任等條款。2.服務合同簽訂后，應及時報公司相關部門備案，并建立合同管理臺賬，跟蹤合同執(zhí)行情況。3.定期對服務合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決，確保合同順利履行。三、檔案管理外包服務內(nèi)容與要求（一）檔案整理1.按照國家檔案管理標準和公司檔案分類方案，對各類檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.對檔案中的文件材料進行鑒別、篩選，剔除重復、無效的文件材料，確保檔案內(nèi)容真實、完整、準確。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，方便檔案檢索和利用。（二）檔案存儲1.提供安全、適宜的檔案存儲場所，配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備等，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。2.對檔案進行科學分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進行排列，便于查找和管理。3.建立檔案存儲臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，確保檔案存儲情況清晰可查。（三）檔案保管1.制定檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和工作流程，確保檔案保管工作規(guī)范有序。2.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等問題，并采取措施進行處理。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。（四）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.定期對檔案檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（五）檔案利用1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的申請、審批、查閱流程，確保檔案利用工作規(guī)范有序。2.為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，確保檔案使用安全。3.根據(jù)公司業(yè)務需要，提供檔案整理、編研等增值服務，為公司決策提供參考依據(jù)。四、檔案管理外包服務質(zhì)量控制（一）質(zhì)量控制標準1.檔案整理工作應符合國家檔案管理標準和公司檔案分類方案要求，檔案分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.檔案存儲環(huán)境應符合檔案保管要求，溫濕度適宜，檔案存放安全有序。3.檔案保管工作應嚴格按照檔案保管制度執(zhí)行，定期檢查檔案，確保檔案無損壞、丟失等情況。4.檔案檢索系統(tǒng)應功能完善，檢索數(shù)據(jù)準確、完整，檢索效率高。5.檔案利用工作應規(guī)范有序，嚴格按照檔案利用制度辦理相關手續(xù)，確保檔案使用安全。（二）質(zhì)量控制措施1.建立質(zhì)量控制體系，明確質(zhì)量控制目標、流程和方法，對檔案管理外包服務質(zhì)量進行全程監(jiān)督和評估。2.定期對檔案管理外包服務供應商進行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、存儲環(huán)境、保管情況、檢索系統(tǒng)運行情況、利用服務情況等。3.對質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向供應商提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。4.建立質(zhì)量考核機制，對檔案管理外包服務供應商的服務質(zhì)量進行考核評價，考核結果與服務費用支付、合同續(xù)簽等掛鉤。五、檔案管理外包服務安全管理（一）安全管理制度1.制定檔案管理外包服務安全管理制度，明確安全管理目標、責任和工作流程，確保檔案管理外包服務安全有序。2.加強對檔案管理外包服務供應商的安全教育和培訓，提高其安全意識和安全管理水平。（二）安全保密措施1.與檔案管理外包服務供應商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務，防止檔案信息泄露。2.對檔案管理外包服務供應商的工作人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。3.加強對檔案管理外包服務工作場所的安全管理，設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入。4.對檔案信息進行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全。（三）安全應急處置1.制定檔案管理外包服務安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工，提高應對安全突發(fā)事件的能力。2.定期組織安全應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行改進。3.發(fā)生安全突發(fā)事件時，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處置，最大限度減少損失，并及時向上級報告。六、檔案管理外包服務費用管理（一）費用預算編制1.根據(jù)檔案管理外包服務需求說明書，結合市場行情和公司實際情況，編制檔案管理外包服務費用預算。2.費用預算應包括檔案整理費用、存儲費用、保管費用、檢索費用、利用費用、供應商管理費用等各項費用明細。（二）費用支付管理1.按照服務合同約定，定期對檔案管理外包服務供應商進行費用結算，確保費用支付及時、準確。2.費用支付前，應審核供應商提供的服務發(fā)票、服務報告等相關資料，確保費用支付依據(jù)充分。3.建立費用支付臺賬，記錄費用支付情況，便于查詢和統(tǒng)計。（三）費用控制與監(jiān)督1.加強對檔案管理外包服務費用的控制和監(jiān)督，定期對費用支出情況進行分析和評估，確保費用支出合理、合規(guī)。2.如發(fā)現(xiàn)費用支出異常情況，應及時進行調(diào)查和處理，采取有效措施控制費用增長。七、檔案管理外包服務監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督管理1.公司相關部門應定期對檔案管理外包服務供應商的工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括服務質(zhì)量、安全管理、費用支付等方面。2.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并及時向供應商反饋。（二）考核評價1.制定檔案管理外包服務供應商考核評價辦法，明確考核評價指標、標準和方法。2.定期對檔案管理外包服務供應商的服務質(zhì)量、安全管理、費用控制等方面進行考核評價，考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.考核評價結果應及時向供應商通報，并作為服務費用支付、合同續(xù)簽等的重要依據(jù)。（三）獎懲措施1.對考核評