PAGE規(guī)范辦公物品管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公物品管理，規(guī)范辦公物品的采購、使用、保管及處置流程，提高辦公物品使用效率，節(jié)約公司資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導節(jié)約使用辦公物品，避免浪費，降低公司運營成本。2.規(guī)范原則：辦公物品的采購、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)應遵循規(guī)范的流程和標準。3.責任原則：明確各部門及人員在辦公物品管理中的職責，確保管理工作落實到位。二、辦公物品分類及標準（一）辦公設備1.定義：用于辦公的各類電子設備、機械設備等，如電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等。2.配置標準：根據(jù)工作崗位需求及業(yè)務量，制定合理的辦公設備配置標準。例如，普通辦公崗位配備一臺臺式電腦，業(yè)務部門根據(jù)工作需要可適當增加筆記本電腦；打印機根據(jù)部門打印量配置不同型號等。（二）辦公用品1.文具類：包括筆、紙、筆記本、文件夾、訂書機、膠水等。2.辦公耗材類：如墨盒、硒鼓、紙張、油墨、色帶等。3.辦公家具類：辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。4.其他辦公用品：計算器、電話機、飲水機、綠植等。（三）配置標準1.文具類根據(jù)員工崗位性質和工作需求，按季度或半年進行適量發(fā)放。例如，行政人員每月發(fā)放2支中性筆、1本筆記本；業(yè)務人員根據(jù)外出辦公需求適當增加文具配備。2.辦公耗材類根據(jù)設備使用頻率和預計工作量進行合理儲備。如打印機墨盒根據(jù)每月打印量預估儲備數(shù)量，紙張根據(jù)各部門日常用紙量進行定期補充。3.辦公家具類根據(jù)辦公場地及崗位設置進行配置。新員工入職時，根據(jù)崗位安排配備相應的辦公桌椅；部門因業(yè)務發(fā)展需要增加辦公家具時，需提交申請經(jīng)審批后購置。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應根據(jù)實際工作需求，提前制定辦公物品采購計劃。采購計劃應明確物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門匯總。行政部門根據(jù)各部門采購計劃，結合庫存情況，編制公司整體辦公物品采購計劃。（二）采購流程1.審批：公司整體辦公物品采購計劃經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后，方可進行采購。2.供應商選擇：行政部門應通過多種渠道選擇合格的供應商，如招標、詢價、比選等方式。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等因素。3.采購實施：行政部門根據(jù)審批后的采購計劃及選定的供應商，簽訂采購合同或協(xié)議，并組織實施采購。采購過程中，應嚴格按照合同約定的條款進行驗收，確保采購物品的質量和數(shù)量符合要求。（三）采購預算1.公司應建立辦公物品采購預算制度，對辦公物品采購費用進行預算控制。采購預算應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃及各部門工作需求進行編制。2.行政部門應嚴格按照采購預算進行采購，不得超預算采購。如因特殊情況需要超預算采購，需提交書面申請，說明原因及金額，經(jīng)公司領導審批后方可實施。四、使用管理（一）領用制度1.員工領用辦公物品時，應填寫《辦公物品領用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.行政部門根據(jù)審批后的《辦公物品領用申請表》發(fā)放辦公物品，并做好領用記錄。領用記錄應包括領用日期、領用人、物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。（二）使用規(guī)范1.員工應按照辦公物品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公物品，不得隨意拆卸、改裝或損壞辦公物品。2.對于貴重辦公設備，如電腦、打印機等，應指定專人負責管理和維護，定期進行保養(yǎng)和檢查，確保設備正常運行。3.員工離職時，應將所領用的辦公物品全部歸還行政部門，并辦理相關交接手續(xù)。行政部門應對歸還的辦公物品進行檢查，如有損壞或丟失，應按照規(guī)定進行賠償。（三）共享與借用1.鼓勵員工之間共享辦公物品，提高物品使用效率。對于不常用的辦公物品，員工可在公司內部進行共享，填寫《辦公物品共享申請表》，經(jīng)物品所有者及部門負責人簽字同意后，方可借用。2.員工借用辦公物品時，應妥善保管，按時歸還。借用期間如發(fā)生損壞或丟失，借用人員應負責賠償。五、保管管理（一）倉庫管理1.公司應設立專門的辦公物品倉庫，用于存放各類辦公物品。倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，確保物品安全存放。2.倉庫管理人員應定期對辦公物品進行盤點，確保賬物相符。盤點內容包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。3.倉庫管理人員應根據(jù)辦公物品的性質和特點，分類存放辦公物品，并做好標識。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放和管理。（二）庫存盤點1.公司應定期進行辦公物品庫存盤點，盤點周期為每月或每季度一次。盤點工作由行政部門組織實施，各部門配合。2.盤點結束后，行政部門應編制《辦公物品庫存盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括賬物相符情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。3.對于盤盈盤虧的辦公物品，應查明原因，按照規(guī)定進行處理。屬正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬人為原因造成的，由責任人負責賠償。六、處置管理（一）報廢處理1.辦公物品因使用年限已久、損壞無法修復或技術淘汰等原因需要報廢時，使用部門應填寫《辦公物品報廢申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交相關證明材料。2.行政部門對《辦公物品報廢申請表》及相關證明材料進行審核，審核通過后報公司領導審批。審批通過后，行政部門組織對報廢辦公物品進行處置。3.報廢辦公物品的處置方式包括出售、捐贈、拆解等。處置過程中，應做好記錄，確保處置收入及時入賬。（二）閑置資產(chǎn)管理1.對于長期閑置不用的辦公物品，行政部門應定期進行清理和盤點，并登記造冊。2.對于閑置的辦公設備，可根據(jù)公司實際情況進行調劑使用或對外出租。調劑使用時，需填寫《辦公物品調劑申請表》，經(jīng)雙方部門負責人簽字同意后辦理交接手續(xù)；對外出租時，應簽訂租賃合同，明確租賃期限、租金標準、雙方權利義務等內容。3.對于閑置的辦公用品，可根據(jù)物品性質和價值，選擇合適的處置方式，如捐贈、出售等。處置過程中，應做好記錄，確保處置收入及時入賬。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立辦公物品管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人、財務部門負責人及員工代表組成。監(jiān)督小組負責對公司辦公物品管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應定期對辦公物品采購、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、通報批評等。2.因違規(guī)