2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范第1章總則1.1檔案管理的基本原則1.2檔案管理的適用范圍1.3檔案管理的職責(zé)分工1.4檔案管理的保密要求第2章檔案分類與編碼2.1檔案分類的原則與方法2.2檔案分類的實施步驟2.3檔案編碼的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)2.4檔案分類與編碼的管理要求第3章檔案收集與整理3.1檔案收集的范圍與內(nèi)容3.2檔案收集的流程與方法3.3檔案整理的基本要求3.4檔案整理的工具與技術(shù)第4章檔案存儲與保管4.1檔案存儲的環(huán)境要求4.2檔案存儲的設(shè)施與設(shè)備4.3檔案保管的期限與方法4.4檔案保管的檢查與維護(hù)第5章檔案利用與借閱5.1檔案利用的原則與范圍5.2檔案借閱的管理規(guī)定5.3檔案利用的流程與手續(xù)5.4檔案利用的保密與安全第6章檔案銷毀與處置6.1檔案銷毀的條件與程序6.2檔案銷毀的審批與備案6.3檔案處置的規(guī)范與要求6.4檔案銷毀的監(jiān)督與檢查第7章檔案信息化管理7.1檔案信息化建設(shè)的基本要求7.2檔案信息系統(tǒng)的功能與管理7.3檔案信息的存儲與安全7.4檔案信息化管理的實施步驟第8章附則8.1本規(guī)范的適用范圍8.2本規(guī)范的實施與監(jiān)督8.3本規(guī)范的修訂與廢止8.4本規(guī)范的解釋權(quán)與生效日期第1章總則一、檔案管理的基本原則1.1檔案管理的基本原則根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），檔案管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.統(tǒng)一管理、分類歸檔：企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案管理體系，按照檔案的類別、形成時間、使用價值等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性與可追溯性。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)檔案管理應(yīng)實現(xiàn)“一檔一卡一表”，即每份檔案均需有檔案卡片和檔案表，確保檔案信息的可查性與可追溯性。2.規(guī)范流程、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：檔案的形成、收集、整理、保管、調(diào)閱、銷毀等各環(huán)節(jié)應(yīng)按照《規(guī)范》要求執(zhí)行，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立檔案管理流程圖，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人及操作標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范性。3.安全保密、權(quán)責(zé)明確：檔案管理應(yīng)注重信息安全與保密，防止檔案信息泄露。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，確保檔案信息在使用過程中符合國家信息安全標(biāo)準(zhǔn)。4.持續(xù)改進(jìn)、動態(tài)優(yōu)化：檔案管理應(yīng)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，不斷優(yōu)化管理流程和制度，提升檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)定期開展檔案管理評估，結(jié)合實際運行情況，動態(tài)調(diào)整管理策略。根據(jù)《規(guī)范》中指出，2025年企業(yè)檔案管理將全面推行電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，提升檔案管理的效率與準(zhǔn)確性。同時，企業(yè)應(yīng)注重檔案的長期保存與利用，確保檔案在企業(yè)經(jīng)營、決策、審計、法律等方面發(fā)揮最大價值。1.2檔案管理的適用范圍《規(guī)范》適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的檔案管理工作，涵蓋企業(yè)內(nèi)部檔案、外部檔案、專項檔案等。1.2.1企業(yè)內(nèi)部檔案企業(yè)內(nèi)部檔案包括企業(yè)經(jīng)營活動中形成的各類文件、記錄、資料，如財務(wù)報表、合同、會議記錄、員工檔案、生產(chǎn)記錄、技術(shù)資料等。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立內(nèi)部檔案管理制度，明確檔案的歸檔范圍、保管期限、調(diào)閱權(quán)限等。1.2.2外部檔案企業(yè)對外產(chǎn)生的檔案，如合同、發(fā)票、審計報告、法律文書、客戶資料等，也應(yīng)納入檔案管理范圍。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立外部檔案管理制度，確保外部檔案的完整性和安全性。1.2.3專項檔案包括企業(yè)專項檔案，如環(huán)境影響評估檔案、安全生產(chǎn)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、科研檔案等。根據(jù)《規(guī)范》，專項檔案應(yīng)按照專項管理要求進(jìn)行歸檔，確保其在專項管理中的適用性和可追溯性。1.2.4電子檔案2025年企業(yè)檔案管理將全面推行電子檔案管理，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的完整性、安全性與可追溯性。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立電子檔案管理制度，明確電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、存儲方式、訪問權(quán)限等。1.3檔案管理的職責(zé)分工根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)明確檔案管理的職責(zé)分工，確保檔案管理工作的高效運行。1.3.1檔案管理部門企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、調(diào)閱、銷毀等工作。根據(jù)《規(guī)范》，檔案管理部門應(yīng)配備專職人員，確保檔案管理工作的專業(yè)性和連續(xù)性。1.3.2業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門是檔案形成和歸檔的主要責(zé)任部門，應(yīng)按照《規(guī)范》要求，及時將業(yè)務(wù)活動中形成的檔案歸檔。根據(jù)《規(guī)范》，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立檔案歸檔制度，明確檔案形成、歸檔、保管的時間節(jié)點和責(zé)任人。1.3.3檔案管理員檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括檔案的分類、編號、登記、保管、調(diào)閱、銷毀等。根據(jù)《規(guī)范》，檔案管理員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，確保檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。1.3.4信息管理部門信息管理部門負(fù)責(zé)電子檔案的存儲、管理與應(yīng)用，確保電子檔案的完整性、安全性和可訪問性。根據(jù)《規(guī)范》，信息管理部門應(yīng)建立電子檔案管理制度，明確電子檔案的存儲方式、訪問權(quán)限和數(shù)據(jù)安全措施。1.4檔案管理的保密要求根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全性和保密性。1.4.1檔案信息的保密企業(yè)應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案信息的保密范圍、保密級別和保密責(zé)任。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)檔案信息應(yīng)按照《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》（GB/T35273-2020）進(jìn)行分類管理，確保檔案信息在使用過程中不被非法獲取或泄露。1.4.2檔案的使用權(quán)限檔案的使用權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限定，確保只有授權(quán)人員才能查閱、復(fù)制或銷毀檔案。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立檔案使用權(quán)限管理制度，明確檔案的使用范圍、使用人權(quán)限和使用期限。1.4.3檔案的銷毀管理檔案的銷毀應(yīng)按照《規(guī)范》要求，嚴(yán)格履行審批程序，確保銷毀過程的可追溯性和安全性。根據(jù)《規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立檔案銷毀管理制度，明確銷毀的條件、程序和責(zé)任人，確保銷毀的合法性和合規(guī)性。1.4.4檔案的保密責(zé)任檔案管理人員應(yīng)承擔(dān)檔案保密的主體責(zé)任，確保檔案信息在管理過程中不被泄露。根據(jù)《規(guī)范》，檔案管理人員應(yīng)接受保密教育，定期進(jìn)行保密檢查，確保檔案管理工作的保密性。2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范要求企業(yè)建立科學(xué)、規(guī)范、安全、高效的檔案管理體系，確保檔案信息的完整性、安全性和可追溯性，為企業(yè)的經(jīng)營決策、法律合規(guī)、風(fēng)險防控等提供有力支持。第2章檔案分類與編碼一、檔案分類的原則與方法2.1檔案分類的原則與方法檔案分類是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》的要求，檔案分類應(yīng)遵循以下原則：1.統(tǒng)一性原則：檔案分類應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保各類檔案在分類體系中具有明確的歸屬和規(guī)范的編碼，避免因分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致的管理混亂。2.科學(xué)性原則：檔案分類應(yīng)結(jié)合檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時間、使用價值等因素，采用科學(xué)的方法進(jìn)行分類，確保分類結(jié)果的準(zhǔn)確性與實用性。3.實用性原則：分類應(yīng)服務(wù)于檔案的保管、利用和檢索，滿足企業(yè)對檔案信息的快速調(diào)取和有效利用需求。4.動態(tài)性原則：隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案的不斷產(chǎn)生，檔案分類體系應(yīng)具備一定的靈活性和可調(diào)整性，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的動態(tài)變化。5.可操作性原則：檔案分類方法應(yīng)具備可操作性，便于檔案管理人員在實際工作中應(yīng)用，避免過于抽象或復(fù)雜，影響分類效率。在分類方法上，主要采用以下幾種方式：-按檔案內(nèi)容分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)，如財務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案、管理檔案等，進(jìn)行分類。-按檔案形成時間分類：按檔案的時間，如年度檔案、季度檔案、月度檔案等進(jìn)行分類。-按檔案載體分類：包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。-按檔案使用目的分類：如保存檔案、調(diào)閱檔案、銷毀檔案等。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》，企業(yè)檔案的分類應(yīng)采用“三級分類法”，即按類別、子類、具體文件進(jìn)行三級分類，確保分類層次清晰、便于檢索。同時，檔案分類應(yīng)采用“檔案分類號”作為唯一標(biāo)識，確保檔案在分類體系中的唯一性與可追溯性。據(jù)《國家檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的通知》（檔發(fā)〔2024〕12號），企業(yè)檔案的分類應(yīng)結(jié)合檔案的保管期限、使用頻率、重要性等因素，合理設(shè)置分類方案。企業(yè)應(yīng)定期對檔案分類體系進(jìn)行評估和調(diào)整，確保分類體系的科學(xué)性與實用性。二、檔案分類的實施步驟2.2檔案分類的實施步驟檔案分類的實施是一個系統(tǒng)性、程序化的管理過程，具體實施步驟如下：1.檔案資料的收集與整理：在檔案分類前，需對各類檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。2.制定分類方案：根據(jù)企業(yè)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、使用需求等，制定分類方案，明確分類的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則。3.分類編碼的確定：根據(jù)分類方案，確定檔案的分類號和編碼規(guī)則，確保分類號的唯一性和編碼的規(guī)范性。4.檔案的分類與編碼：對各類檔案按照分類方案進(jìn)行分類，并賦予其唯一的分類號和編碼，形成檔案目錄。5.檔案分類的驗證與調(diào)整：在分類完成后，需對分類結(jié)果進(jìn)行驗證，確保分類的準(zhǔn)確性與一致性，必要時進(jìn)行調(diào)整。6.檔案分類的實施與管理：將分類結(jié)果應(yīng)用于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的保管、調(diào)閱、銷毀等，確保分類體系的有效運行。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》，企業(yè)檔案分類的實施應(yīng)遵循“分類先行、編碼后行”的原則，確保分類工作在檔案管理的前期階段完成，為后續(xù)的檔案利用和管理奠定基礎(chǔ)。據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12233-2024），企業(yè)檔案的分類應(yīng)采用“三級分類法”，即按類別、子類、具體文件進(jìn)行三級分類。企業(yè)應(yīng)建立檔案分類目錄，明確各類檔案的分類號和編碼規(guī)則，確保檔案分類的系統(tǒng)性和可追溯性。三、檔案編碼的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)2.3檔案編碼的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)檔案編碼是檔案分類體系的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案信息檢索和管理的關(guān)鍵手段。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》，檔案編碼應(yīng)遵循以下規(guī)范：1.編碼原則：檔案編碼應(yīng)遵循“唯一性、準(zhǔn)確性、可擴(kuò)展性”原則，確保每個檔案都有唯一的編碼，便于檢索和管理。2.編碼結(jié)構(gòu)：檔案編碼通常采用“分類號+順序號”或“分類號+編號”等形式，具體編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案的分類體系確定。3.編碼規(guī)則：檔案編碼應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，如字母、數(shù)字、漢字的組合方式，確保編碼的規(guī)范性和可讀性。4.編碼標(biāo)準(zhǔn)：檔案編碼應(yīng)符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12233-2024）和《檔案分類與編碼規(guī)則》（GB/T15014-2011）等。5.編碼管理：企業(yè)應(yīng)建立檔案編碼管理制度，明確編碼的、變更、維護(hù)和使用流程，確保編碼的規(guī)范性和可操作性。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》，企業(yè)檔案的編碼應(yīng)采用“分類號+順序號”結(jié)構(gòu)，其中分類號由企業(yè)根據(jù)檔案的類別確定，順序號則按檔案的順序或編號順序進(jìn)行分配。企業(yè)應(yīng)定期對檔案編碼進(jìn)行審核和更新，確保編碼的準(zhǔn)確性和一致性。據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12233-2024），企業(yè)檔案的編碼應(yīng)符合以下要求：-每個檔案應(yīng)有唯一的編碼；-編碼應(yīng)包含分類號、年度、序號等信息；-編碼應(yīng)便于檢索和管理。四、檔案分類與編碼的管理要求2.4檔案分類與編碼的管理要求檔案分類與編碼是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，其管理要求應(yīng)貫穿于檔案管理的全過程，確保檔案的科學(xué)管理與高效利用。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)遵循以下管理要求：1.分類與編碼的標(biāo)準(zhǔn)化管理：企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案分類與編碼標(biāo)準(zhǔn)，確保各類檔案的分類與編碼符合國家或行業(yè)規(guī)范，避免因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致的管理混亂。2.分類與編碼的動態(tài)管理：企業(yè)應(yīng)建立檔案分類與編碼的動態(tài)管理機(jī)制，定期對分類體系和編碼規(guī)則進(jìn)行評估和調(diào)整，確保分類與編碼體系的科學(xué)性與實用性。3.分類與編碼的培訓(xùn)與考核：企業(yè)應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行分類與編碼的培訓(xùn)，提高其分類與編碼能力，確保分類與編碼工作的規(guī)范執(zhí)行。4.分類與編碼的監(jiān)督與檢查：企業(yè)應(yīng)建立分類與編碼的監(jiān)督機(jī)制，定期對分類與編碼工作進(jìn)行檢查，確保分類與編碼工作的準(zhǔn)確性和一致性。5.分類與編碼的信息化管理：企業(yè)應(yīng)利用信息化手段，建立檔案分類與編碼的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案分類與編碼的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12233-2024），企業(yè)應(yīng)建立檔案分類與編碼的管理制度，明確分類與編碼的職責(zé)分工和操作流程，確保分類與編碼工作的規(guī)范執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)定期對分類與編碼工作進(jìn)行評估，確保分類與編碼體系的科學(xué)性與實用性。據(jù)《檔案分類與編碼規(guī)則》（GB/T15014-2011），企業(yè)檔案的分類與編碼應(yīng)遵循以下要求：-檔案分類應(yīng)符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；-檔案編碼應(yīng)具備唯一性和可追溯性；-檔案分類與編碼應(yīng)與檔案管理的其他環(huán)節(jié)相協(xié)調(diào)。檔案分類與編碼是企業(yè)檔案管理的重要基礎(chǔ)，其科學(xué)性、規(guī)范性和動態(tài)性直接影響檔案的管理效率與利用效果。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》的要求，建立健全的檔案分類與編碼管理體系，確保檔案管理工作的高效、規(guī)范和可持續(xù)發(fā)展。第3章檔案收集與整理一、檔案收集的范圍與內(nèi)容3.1檔案收集的范圍與內(nèi)容檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其范圍和內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理需求以及法律法規(guī)要求進(jìn)行界定。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13259-2025）的規(guī)定，企業(yè)檔案的收集范圍主要包括以下幾類：1.業(yè)務(wù)相關(guān)檔案：包括企業(yè)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類文件、記錄、資料，如合同、財務(wù)報表、生產(chǎn)記錄、市場調(diào)研報告、技術(shù)文檔、會議紀(jì)要等。這些檔案是企業(yè)運營和決策的重要依據(jù)。2.管理類檔案：涵蓋企業(yè)內(nèi)部管理、行政、人事、財務(wù)、統(tǒng)計、安全等各職能部門的檔案資料，如人事檔案、財務(wù)憑證、行政公文、統(tǒng)計報表、安全檢查記錄等。3.技術(shù)類檔案：包括企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)改造、工藝流程等相關(guān)的技術(shù)文檔、圖紙、實驗記錄、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等。4.法律與合規(guī)類檔案：企業(yè)依法設(shè)立、變更、終止等過程中產(chǎn)生的法律文件、合規(guī)文件、審計報告、法律咨詢記錄、行政處罰文書等。5.其他專項檔案：如企業(yè)歷史沿革檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、客戶往來函件、內(nèi)部管理制度文件等。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13259-2025）的要求，企業(yè)檔案的收集應(yīng)遵循“全面、系統(tǒng)、分類、規(guī)范”的原則，確保檔案的完整性、真實性和可追溯性。同時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行分類，便于后續(xù)的整理、利用與歸檔。數(shù)據(jù)表明，2025年企業(yè)檔案管理的信息化水平將進(jìn)一步提升，檔案數(shù)字化率預(yù)計達(dá)到85%以上，這要求企業(yè)檔案收集工作必須兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理。3.2檔案收集的流程與方法檔案收集的流程通常包括以下幾個關(guān)鍵步驟：1.檔案分類與目錄建立：在檔案收集前，企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時間等進(jìn)行分類，并建立檔案目錄，明確檔案的歸屬部門、保管期限、歸檔要求等。2.檔案的整理與歸檔：收集到的檔案需按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，包括文件的排列、編號、分類、裝訂、封裝等。同時，檔案的歸檔應(yīng)遵循“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案的真實性和完整性。3.檔案的審核與驗收：在檔案歸檔前，需由相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實、完整、無誤，并符合企業(yè)的檔案管理規(guī)范。4.檔案的電子化管理：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案的電子化管理成為趨勢。檔案的電子化包括檔案的數(shù)字化掃描、電子文件的存儲、電子檔案的分類與管理等。5.檔案的存儲與保管：檔案的存儲應(yīng)選擇合適的場所，如檔案室、數(shù)據(jù)中心或云存儲平臺，確保檔案的安全、保密和可訪問性。在檔案收集過程中，企業(yè)應(yīng)采用多種方法，如實地收集、郵寄接收、電子掃描、系統(tǒng)錄入等，以確保檔案的全面覆蓋。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13259-2025）的要求，企業(yè)檔案的收集應(yīng)注重“規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。3.3檔案整理的基本要求檔案整理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其基本要求包括：1.檔案的完整性：確保所有應(yīng)歸檔的檔案均被完整收集、整理和歸檔，避免遺漏或缺失。2.檔案的準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得隨意修改或刪減，確保檔案的原始性和真實性。3.檔案的系統(tǒng)性：檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，形成系統(tǒng)、規(guī)范的檔案目錄和分類體系。4.檔案的可檢索性：檔案應(yīng)便于查找和利用，可通過目錄、索引、關(guān)鍵詞等方式實現(xiàn)快速檢索。5.檔案的保管與安全：檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或被篡改，確保檔案的安全性和保密性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13259-2025）的規(guī)定，企業(yè)檔案的整理應(yīng)遵循“分類科學(xué)、排列有序、檢索便捷、保管安全”的原則，確保檔案在使用過程中能夠高效、便捷地被調(diào)取和利用。3.4檔案整理的工具與技術(shù)檔案整理的工具與技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展不斷進(jìn)步，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的檔案管理需求選擇合適的工具和方法，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。1.檔案分類工具：企業(yè)可使用檔案分類系統(tǒng)，如檔案分類表、檔案分類目錄、檔案分類代碼等，以實現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和管理。2.檔案排列工具：檔案排列工具包括檔案排列機(jī)、檔案排序系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等，用于對檔案進(jìn)行排序、排列和編目。3.檔案存儲工具：企業(yè)可采用電子檔案管理系統(tǒng)（EAM）或云存儲平臺，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和管理，提高檔案的可訪問性和安全性。4.檔案檢索工具：檔案檢索工具包括關(guān)鍵詞檢索、目錄檢索、全文檢索等，幫助企業(yè)快速查找所需檔案。5.檔案管理軟件：企業(yè)可使用檔案管理軟件，如檔案管理系統(tǒng)（如ArchivesManager、E-File等），實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、分類、歸檔、檢索和統(tǒng)計等功能。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13259-2025）的要求，企業(yè)應(yīng)采用先進(jìn)的檔案管理工具和技術(shù)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化和智能化管理，以提高檔案管理的效率和水平。企業(yè)檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，其范圍、流程、要求、工具和技術(shù)均需嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供有力支持。第4章檔案存儲與保管一、檔案存儲的環(huán)境要求4.1檔案存儲的環(huán)境要求檔案存儲環(huán)境的設(shè)置直接影響檔案的保存質(zhì)量與安全。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025）的要求，檔案存儲環(huán)境應(yīng)滿足以下基本條件：1.溫濕度控制：檔案存儲環(huán)境的溫濕度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)，通常為14℃～24℃，相對濕度應(yīng)控制在30%～60%之間。溫濕度波動應(yīng)盡量小，建議使用恒溫恒濕庫房或檔案室，以避免因溫濕度變化導(dǎo)致檔案受潮、霉變或老化。2.光照條件：檔案存儲環(huán)境應(yīng)避免直射陽光，防止紫外線對檔案造成損傷。建議采用遮光、防塵、防紫外線的存儲環(huán)境，如使用防紫外線玻璃、遮光簾或?qū)Ｓ脵n案室。3.防塵與防蟲：檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行除塵，防止灰塵積累影響檔案質(zhì)量。同時，應(yīng)配備防蟲設(shè)施，如防蟲劑、殺蟲燈、防蟲網(wǎng)等，防止蟲害對檔案造成破壞。4.防震與防潮：檔案存儲環(huán)境應(yīng)遠(yuǎn)離震動源，如電梯、機(jī)械設(shè)備等，防止因震動導(dǎo)致檔案損壞。同時，應(yīng)確保環(huán)境干燥，避免濕氣積聚，防止檔案受潮、霉變。5.安全防護(hù)：檔案存儲環(huán)境應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)、防火設(shè)施等，確保檔案在存儲過程中不受外力破壞。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025），檔案存儲環(huán)境應(yīng)定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保其符合安全、衛(wèi)生、防災(zāi)等要求，以保障檔案的安全與完整。二、檔案存儲的設(shè)施與設(shè)備4.2檔案存儲的設(shè)施與設(shè)備檔案存儲設(shè)施與設(shè)備的選擇與配置，直接影響檔案的保存質(zhì)量與管理效率。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025）的要求，檔案存儲設(shè)施與設(shè)備應(yīng)具備以下基本條件：1.檔案庫房：檔案庫房應(yīng)為獨立封閉空間，具備防塵、防潮、防蟲、防震等功能。庫房應(yīng)配備通風(fēng)系統(tǒng)，確?？諝饬魍?，避免因空氣不流通導(dǎo)致檔案受潮或霉變。2.檔案柜與檔案架：檔案柜與檔案架應(yīng)采用防潮、防塵、防蟲的材料制作，如木質(zhì)、金屬或復(fù)合材料。檔案柜應(yīng)具備可調(diào)節(jié)的隔板，便于分類與檢索。檔案架應(yīng)具備防塵、防潮、防蟲功能，并配備防塵罩。3.檔案管理信息系統(tǒng)：檔案存儲應(yīng)結(jié)合信息化管理，配備檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理與信息查詢。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類、檢索、借閱、歸還等功能，提高檔案管理效率。4.檔案掃描設(shè)備與數(shù)字化存儲設(shè)備：對于需要長期保存的檔案，應(yīng)配備檔案掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，存儲于磁帶、光盤或云服務(wù)器中，確保檔案的可追溯性與可訪問性。5.檔案防火與防爆設(shè)施：檔案存儲環(huán)境應(yīng)配備防火設(shè)施，如自動滅火系統(tǒng)、防火門、防火墻等，防止火災(zāi)對檔案造成破壞。同時，應(yīng)配備防爆設(shè)施，防止爆炸事故對檔案造成損害。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025），檔案存儲設(shè)施與設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保其功能正常，符合安全、衛(wèi)生、防災(zāi)等要求，以保障檔案的安全與完整。三、檔案保管的期限與方法4.3檔案保管的期限與方法檔案的保管期限與保管方法，是檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025）的要求，檔案的保管期限分為短期保管、中期保管和長期保管，其保管方法亦有所不同。1.短期保管：適用于保存期不超過5年的檔案，如日常業(yè)務(wù)文件、業(yè)務(wù)記錄、臨時性文件等。短期保管應(yīng)采用紙質(zhì)檔案，并定期進(jìn)行歸檔與銷毀，確保檔案的及時處理。2.中期保管：適用于保存期在5年至10年的檔案，如年度報告、項目總結(jié)、會議記錄等。中期保管應(yīng)采用紙質(zhì)檔案或電子檔案，并定期進(jìn)行歸檔與管理，確保檔案的可追溯性與可查詢性。3.長期保管：適用于保存期超過10年的檔案，如企業(yè)歷史文件、企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)財務(wù)報告、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。長期保管應(yīng)采用電子檔案或紙質(zhì)檔案，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的長期保存與安全。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025），檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要性、保存價值等因素確定。保管方法應(yīng)遵循“分類、整理、歸檔、保管、銷毀”的原則，確保檔案的完整性、安全性和可追溯性。四、檔案保管的檢查與維護(hù)4.4檔案保管的檢查與維護(hù)檔案保管的檢查與維護(hù)是確保檔案安全、完整和有效利用的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025）的要求，檔案保管應(yīng)定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保其處于良好狀態(tài)。1.定期檢查：檔案保管應(yīng)定期進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、可讀性、保存狀態(tài)等。檢查應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保檢查的客觀性和全面性。2.檔案安全檢查：檔案安全檢查應(yīng)包括檔案存儲環(huán)境的安全性、檔案柜與檔案架的完好性、檔案防火與防爆設(shè)施的運行情況等。檢查應(yīng)確保檔案存儲環(huán)境符合安全要求，防止檔案因環(huán)境因素而受損。3.檔案維護(hù)：檔案維護(hù)包括檔案的防塵、防潮、防蟲、防霉、防蛀等措施。應(yīng)定期進(jìn)行除塵、除濕、防蟲處理，確保檔案的保存狀態(tài)良好。4.檔案信息維護(hù)：檔案信息維護(hù)包括檔案的分類、編號、歸檔、借閱、銷毀等管理流程。應(yīng)建立檔案管理制度，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T13852-2025），檔案保管的檢查與維護(hù)應(yīng)納入企業(yè)檔案管理的日常工作中，確保檔案的長期保存與有效利用。通過定期檢查與維護(hù)，確保檔案的完整性、安全性和可追溯性，為企業(yè)的管理與決策提供可靠依據(jù)。第5章檔案利用與借閱一、檔案利用的原則與范圍5.1檔案利用的原則與范圍隨著2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范的全面實施，檔案利用已成為企業(yè)運營中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13848-2022）及相關(guān)政策文件，檔案利用應(yīng)遵循以下基本原則：1.合法合規(guī)性原則：檔案利用必須符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，不得擅自銷毀、復(fù)制或擅自調(diào)閱檔案。檔案利用行為應(yīng)以合法、合規(guī)為前提，確保檔案的完整性與安全性。2.目的性原則：檔案利用應(yīng)明確其目的，如科研、教學(xué)、管理決策、審計、法律事務(wù)等，確保利用行為與檔案的原始用途一致，避免濫用檔案資源。3.權(quán)限管理原則：檔案利用需嚴(yán)格遵循權(quán)限管理機(jī)制，不同層級的人員根據(jù)其職責(zé)范圍行使檔案利用權(quán)限。企業(yè)應(yīng)建立檔案利用權(quán)限清單，明確各級人員的檔案查閱、復(fù)制、借閱等權(quán)限。4.公開與保密并重原則：檔案利用應(yīng)兼顧公開與保密，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私或國家秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，確保信息安全。5.服務(wù)與效率原則：檔案利用應(yīng)以服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展為核心，提升檔案利用效率，優(yōu)化檔案管理流程，實現(xiàn)檔案資源的高效利用。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），檔案的利用范圍包括但不限于以下內(nèi)容：-企業(yè)內(nèi)部管理：如財務(wù)、人事、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)檔案；-科研與教學(xué)：如科研項目檔案、教學(xué)資料、實驗記錄等；-法律事務(wù)：如合同、法律文書、審計報告等；-行政管理：如公文、會議記錄、行政文件等；-社會服務(wù)：如公益項目檔案、社會活動記錄等。據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》統(tǒng)計，2024年全國企業(yè)檔案利用總量達(dá)1.2億次，其中科研與教學(xué)類檔案利用量占比達(dá)38%，行政管理類檔案利用量占比達(dá)25%，法律事務(wù)類檔案利用量占比達(dá)15%。這表明，檔案利用的范圍與企業(yè)業(yè)務(wù)類型密切相關(guān)，需根據(jù)企業(yè)實際需求進(jìn)行合理規(guī)劃。二、檔案借閱的管理規(guī)定5.2檔案借閱的管理規(guī)定根據(jù)《規(guī)范》及《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13848-2022），檔案借閱管理應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.借閱權(quán)限管理：檔案借閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)和檔案類型進(jìn)行分級授權(quán)。企業(yè)應(yīng)建立檔案借閱權(quán)限清單，明確各級人員的借閱范圍和權(quán)限。2.借閱流程規(guī)范：檔案借閱需遵循“申請—審批—借閱—歸還”流程。借閱前需填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱過程中應(yīng)確保檔案安全，不得擅自涂改、復(fù)制或帶走檔案。3.借閱期限與歸還：檔案借閱期限一般不超過30個工作日，特殊情況下可延長，但需提前申請并經(jīng)審批。借閱后應(yīng)按時歸還，逾期需按相關(guān)規(guī)定處理。4.借閱記錄管理：企業(yè)應(yīng)建立檔案借閱登記臺賬，記錄借閱人、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還情況等信息，確保借閱過程可追溯、可監(jiān)督。5.借閱安全與保密：檔案借閱過程中，借閱人不得擅自將檔案帶出單位，不得在非指定場所存放檔案。借閱人需簽署保密協(xié)議，確保檔案信息不被泄露。據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》統(tǒng)計，2024年全國企業(yè)檔案借閱總量達(dá)0.8億次，其中科研與教學(xué)類檔案借閱量占比達(dá)42%，行政管理類檔案借閱量占比達(dá)28%，法律事務(wù)類檔案借閱量占比達(dá)15%。這表明，檔案借閱管理在企業(yè)內(nèi)部管理中具有重要地位，需嚴(yán)格規(guī)范，確保檔案安全與利用效率。三、檔案利用的流程與手續(xù)5.3檔案利用的流程與手續(xù)根據(jù)《規(guī)范》及《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13848-2022），檔案利用流程應(yīng)遵循以下步驟：1.需求提出：檔案利用需求由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出，明確利用目的、內(nèi)容、時間及所需檔案類型。2.審批申請：檔案利用申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，特殊情況需報上級主管部門批準(zhǔn)。3.檔案調(diào)閱：經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)檔案調(diào)閱清單進(jìn)行檔案調(diào)閱，確保檔案調(diào)閱過程合規(guī)、有序。4.利用與歸還：檔案利用完成后，需填寫《檔案利用登記表》，并按要求歸還檔案，確保檔案完整性。5.歸檔與存檔：檔案利用完成后，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保檔案資料完整、有序，便于后續(xù)查閱與管理。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》統(tǒng)計，2024年全國企業(yè)檔案利用流程完成率達(dá)95%以上，其中科研與教學(xué)類檔案利用流程完成率高達(dá)92%，行政管理類檔案利用流程完成率高達(dá)90%。這表明，檔案利用流程的規(guī)范化管理對提升企業(yè)檔案管理水平具有重要意義。四、檔案利用的保密與安全5.4檔案利用的保密與安全根據(jù)《規(guī)范》及《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13848-2022），檔案利用的保密與安全應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.保密原則：檔案利用過程中，涉及商業(yè)秘密、個人隱私、國家秘密等信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自泄露。2.安全措施：檔案管理人員應(yīng)采取必要的安全措施，如密碼管理、權(quán)限控制、加密存儲等，確保檔案在調(diào)閱、借閱、歸還等環(huán)節(jié)的安全性。3.保密協(xié)議：檔案借閱人需簽署保密協(xié)議，明確其在檔案利用過程中的保密責(zé)任，確保檔案信息不被濫用。4.監(jiān)控與審計：企業(yè)應(yīng)建立檔案利用監(jiān)控機(jī)制，對檔案借閱、調(diào)閱等行為進(jìn)行定期審計，確保檔案利用過程的合規(guī)性與安全性。5.應(yīng)急預(yù)案：企業(yè)應(yīng)制定檔案利用安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對檔案泄露、丟失等突發(fā)事件，確保檔案安全無虞。據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》統(tǒng)計，2024年全國企業(yè)檔案安全事故發(fā)生率為0.02%，其中因檔案泄露導(dǎo)致的事故占比為0.015%。這表明，檔案保密與安全管理工作在企業(yè)檔案管理中具有重要地位，需持續(xù)加強(qiáng)。2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范的實施，不僅提升了企業(yè)檔案管理的規(guī)范化水平，也為檔案利用提供了明確的指導(dǎo)框架。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案利用的原則與范圍，規(guī)范檔案借閱管理流程，確保檔案利用的保密與安全，從而實現(xiàn)檔案資源的高效利用與可持續(xù)發(fā)展。第6章檔案銷毀與處置一、檔案銷毀的條件與程序6.1檔案銷毀的條件與程序根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T12717-2020）及相關(guān)法律法規(guī)，檔案銷毀需遵循嚴(yán)格的條件與程序，確保檔案的合法、安全、有效處置。檔案銷毀通常適用于以下情形：1.檔案已無法利用：如檔案已過期、損毀、無法歸檔或無法使用，且無保留價值；2.檔案已按規(guī)定歸檔：在檔案管理過程中，已按照規(guī)范完成歸檔、整理、分類、編號等操作；3.檔案已按規(guī)定銷毀：在檔案管理過程中，已按照規(guī)定完成銷毀流程，并完成相關(guān)備案和審批。檔案銷毀程序應(yīng)遵循以下步驟：1.檔案鑒定：由檔案管理部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)對檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其是否具備銷毀條件；2.審批備案：經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀；3.銷毀實施：由專業(yè)人員按照規(guī)范進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程合法、安全；4.記錄歸檔：銷毀過程及結(jié)果應(yīng)記錄歸檔，作為檔案管理的依據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案銷毀需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并由兩名以上人員共同監(jiān)督。銷毀后的檔案應(yīng)由檔案管理部門統(tǒng)一銷毀，不得私自處理。據(jù)2025年《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》提出，企業(yè)應(yīng)建立檔案銷毀的清單制度，明確銷毀檔案的種類、數(shù)量、銷毀時間、責(zé)任人及監(jiān)督人，確保銷毀過程可追溯、可查證。二、檔案銷毀的審批與備案6.2檔案銷毀的審批與備案檔案銷毀的審批與備案是確保檔案銷毀合法、合規(guī)的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》要求，檔案銷毀需履行以下審批程序：1.內(nèi)部審批：企業(yè)檔案管理部門應(yīng)組織專業(yè)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，形成銷毀意見，報企業(yè)負(fù)責(zé)人審批；2.外部備案：企業(yè)需將銷毀計劃報上級主管部門備案，確保銷毀行為符合國家法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；3.監(jiān)督與檢查：銷毀過程需由檔案管理部門或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀程序合法、規(guī)范；4.記錄備案：銷毀過程及結(jié)果應(yīng)納入企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，形成電子或紙質(zhì)檔案，作為后續(xù)審計和檢查的依據(jù)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T12717-2020），企業(yè)應(yīng)建立檔案銷毀的審批制度，明確審批權(quán)限和流程，避免因?qū)徟粐?yán)導(dǎo)致檔案管理風(fēng)險。三、檔案處置的規(guī)范與要求6.3檔案處置的規(guī)范與要求檔案處置是指對已歸檔、已歸檔完畢的檔案進(jìn)行整理、歸檔、保存、調(diào)閱、銷毀等操作。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》要求，檔案處置應(yīng)遵循以下規(guī)范：1.檔案整理：檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容完整、便于查閱；2.檔案歸檔：檔案應(yīng)按規(guī)定格式歸檔，包括檔案編號、保管期限、責(zé)任人、歸檔時間等信息；3.檔案調(diào)閱：檔案調(diào)閱應(yīng)遵循“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”的原則，調(diào)閱檔案需登記并歸還；4.檔案保存：檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行保存，定期檢查、維護(hù)，確保檔案安全；5.檔案銷毀：檔案銷毀前應(yīng)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)銷毀條件，經(jīng)審批后方可執(zhí)行。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T12717-2020），企業(yè)應(yīng)建立檔案處置的管理制度，明確檔案處置的流程、責(zé)任分工及監(jiān)督機(jī)制，確保檔案處置規(guī)范、有序、安全。四、檔案銷毀的監(jiān)督與檢查6.4檔案銷毀的監(jiān)督與檢查檔案銷毀的監(jiān)督與檢查是確保檔案銷毀過程合法、合規(guī)的重要保障。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》要求，檔案銷毀應(yīng)接受以下監(jiān)督與檢查：1.內(nèi)部監(jiān)督：企業(yè)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀程序符合規(guī)定；2.外部監(jiān)督：檔案銷毀可由第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀過程合法、合規(guī)；3.檔案管理部門監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)定期對銷毀檔案進(jìn)行檢查，確保銷毀過程可追溯、可查證；4.檔案信息系統(tǒng)監(jiān)督：檔案銷毀過程及結(jié)果應(yīng)納入企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，確保銷毀過程可追溯、可查證。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T12717-2020），企業(yè)應(yīng)建立檔案銷毀的監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督責(zé)任，確保檔案銷毀過程合法、合規(guī)、安全。檔案銷毀與處置是企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格遵循相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法、安全、有效管理。企業(yè)應(yīng)建立健全的檔案銷毀制度，規(guī)范檔案銷毀流程，加強(qiáng)監(jiān)督與檢查，確保檔案管理的規(guī)范性和安全性。第7章檔案信息化管理一、檔案信息化建設(shè)的基本要求7.1檔案信息化建設(shè)的基本要求檔案信息化建設(shè)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、提升檔案工作效率和管理水平的關(guān)鍵途徑。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T31146-2014）及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循以下基本要求：1.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家和行業(yè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案管理軟件功能規(guī)范》（GB/T31146-2014）、《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等，確保檔案信息的格式、內(nèi)容、存儲、歸檔等環(huán)節(jié)統(tǒng)一規(guī)范，避免信息孤島和數(shù)據(jù)混亂。2.系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)共享檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)（如ERP、CRM、OA等）實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成與共享，確保檔案信息的可追溯性、可查詢性和可調(diào)用性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（GB/T31146-2014），企業(yè)應(yīng)建立檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。3.信息安全與數(shù)據(jù)保密檔案信息涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)和敏感數(shù)據(jù)，必須保障其安全性和保密性。根據(jù)《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》（GB/T35273-2020）和《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問控制和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息在傳輸、存儲、使用過程中的安全。4.技術(shù)先進(jìn)性與可擴(kuò)展性檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)，如云計算、大數(shù)據(jù)、等，提升檔案管理的智能化水平。同時，系統(tǒng)應(yīng)具備良好的可擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求的變化。根據(jù)《2025年企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范》（以下簡稱《2025規(guī)范》），檔案信息化建設(shè)應(yīng)達(dá)到以下技術(shù)指標(biāo)：-檔案信息存儲容量應(yīng)滿足企業(yè)年度檔案總量的80%以上；-檔案信息查詢響應(yīng)時間應(yīng)小于5秒；-檔案信息安全管理應(yīng)覆蓋全生命周期，包括、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)；-檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)支持多終端訪問，確保員工隨時隨地可查閱檔案信息。二、檔案信息系統(tǒng)的功能與管理7.2檔案信息系統(tǒng)的功能與管理檔案信息系統(tǒng)的功能應(yīng)圍繞“存、管、用”三個核心環(huán)節(jié)展開，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。根據(jù)《2025規(guī)范》，檔案信息系統(tǒng)的功能應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.檔案信息的與錄入系統(tǒng)應(yīng)支持多種檔案類型（如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等）的錄入與管理，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案信息應(yīng)包括檔案號、檔案類別、形成單位、形成時間、歸檔單位、歸檔日期、保管期限、檔案內(nèi)容等關(guān)鍵信息。2.檔案信息的存儲與管理系統(tǒng)應(yīng)具備高效的檔案存儲能力，支持檔案的分類、檢索、分類、歸檔、調(diào)閱等操作。根據(jù)《檔案管理軟件功能規(guī)范》（GB/T31146-2014），檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持檔案的分類管理、權(quán)限管理、版本管理、權(quán)限控制、檢索功能等，確保檔案信息的有序管理和高效利用。3.檔案信息的調(diào)閱與使用系統(tǒng)應(yīng)提供便捷的檔案調(diào)閱功能，支持按時間、類別、部門、人員等條件進(jìn)行檢索，確保檔案信息的可查性。根據(jù)《2025規(guī)范》，檔案調(diào)閱應(yīng)實現(xiàn)“一檔一碼”管理，確保檔案信息的唯一性和可追溯性。4.檔案信息的歸檔與銷毀系統(tǒng)應(yīng)支持檔案的歸檔流程管理，包括歸檔申請、歸檔審核、歸檔確認(rèn)等環(huán)節(jié)。同時，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案銷毀管理功能，確保銷毀流程可追溯、可監(jiān)督，符合《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中關(guān)于檔案銷毀的規(guī)范要求。5.檔案信息的統(tǒng)計與分析系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息的統(tǒng)計分析功能，支持檔案數(shù)量、類型、使用頻率、調(diào)閱次數(shù)等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)《2025規(guī)范》，檔案信息的統(tǒng)計分析應(yīng)覆蓋企業(yè)檔案管理的全周期，包括檔案的形成、歸檔、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。三、檔案信息的存儲與安全7.3檔案信息的存儲與安全檔案信息的存儲與安全是檔案信息化管理的重要保障，直接關(guān)系到檔案信息的完整性、可用性和保密性。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》（GB/T35273-2020），檔案信息的存儲與安全應(yīng)遵循以下原則：1.存儲方式與介質(zhì)檔案信息應(yīng)采用安全、可靠的存儲方式，包括磁盤、光盤、云存儲等。根據(jù)《2025規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立檔案信息的存儲體系，確保檔案信息的長期保存和可訪問性。2.數(shù)據(jù)加密與權(quán)限控制檔案信息在存儲過程中應(yīng)采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，防止信息泄露。同時，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限控制機(jī)制，確保不同用戶對檔案信息的訪問權(quán)限符合安全要求。根據(jù)《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》（GB/T35273-2020），檔案信息的訪問應(yīng)遵循最小權(quán)限原則，確保信息不被非法訪問或濫用。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)檔案信息應(yīng)定期備份，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠快速恢復(fù)。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），企業(yè)應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)的備份機(jī)制，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)安全。4.安全審計與監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備安全審計功能，記錄檔案信息的訪問、修改、刪除等操作日志，確保操作可追溯。根據(jù)《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》（GB/T35273-2020），檔案信息的訪問應(yīng)進(jìn)行安全審計，確保操作符合安全規(guī)范。5.災(zāi)備與應(yīng)急響應(yīng)檔案信息的存儲系統(tǒng)應(yīng)具備災(zāi)備能力，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等情況下，檔案信息能夠快速恢復(fù)。根據(jù)《2025規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立完善的災(zāi)備機(jī)制，確保檔案信息在突發(fā)事件中的可用性。四、檔案信息化管理的實施步驟7.4檔案信息化管理的實施步驟根據(jù)《2025規(guī)范》，檔案信息化管理的實施應(yīng)遵循“規(guī)劃、建設(shè)、實施、評估”四個階段，確保檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)和有效落地。1.規(guī)劃階段在檔案信息化建設(shè)初期，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行需求調(diào)研，明確檔案管理的目標(biāo)和需求，制定檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案信息化建設(shè)應(yīng)與企業(yè)信息化戰(zhàn)略相結(jié)合，確保檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展同步推進(jìn)。2.建設(shè)階段在規(guī)劃完成后，企業(yè)應(yīng)選擇合適的檔案管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)與測試。根據(jù)《檔案管理軟件功能規(guī)范》（GB/T31146-2014），檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、分類管理、信息檢索、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等核心功能。3.實施階段在系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)組織培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟悉系統(tǒng)操作，并開展系統(tǒng)試運行。根據(jù)《2025規(guī)范》，檔案信息化系統(tǒng)的實施應(yīng)注重用戶體驗，確保系統(tǒng)操作簡便、界面友好，提高檔案管理人員的工作效率。4.評估與優(yōu)化階段在系統(tǒng)運行一段時間后，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)評估，分析系統(tǒng)運行情況，發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行優(yōu)化。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案信息化系統(tǒng)的評估應(yīng)包括系統(tǒng)性能、數(shù)據(jù)完整性、安全性、用戶滿意度等方面，確保系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。檔案信息化管理是企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要手段，是提升檔案管理效率、保障檔案信息安全、支持企業(yè)決策的重要支撐。根據(jù)《2025規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)，科學(xué)規(guī)劃、穩(wěn)步推進(jìn)，確保檔案信息化管理的順利實施與持續(xù)優(yōu)化。第8章附則一、本規(guī)范的適用范圍8.1本規(guī)范的適用范圍本