PAGE規(guī)范征遷檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)征遷檔案管理，確保征遷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮征遷檔案在征遷工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各類征遷項(xiàng)目中形成的檔案管理工作，包括但不限于征遷項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、實(shí)施過程、補(bǔ)償安置等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：征遷檔案應(yīng)如實(shí)反映征遷工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。所有檔案材料必須是在征遷工作中直接形成的原始記錄，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集征遷工作各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)檔案，保證檔案資料的齊全完整，涵蓋征遷項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束的全過程信息。3.系統(tǒng)性原則：對征遷檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其條理清晰、層次分明，便于查找和利用。按照一定的邏輯關(guān)系和規(guī)律，將檔案材料組織成有機(jī)的整體。4.安全性原則：采取有效措施確保征遷檔案安全存儲，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。建立健全檔案保管、保護(hù)制度，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備。5.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔征遷檔案，確保檔案信息的時(shí)效性。在征遷工作完成后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間要求完成檔案的整理和移交工作，以便及時(shí)為后續(xù)工作提供支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定征遷檔案管理的具體實(shí)施辦法和工作流程。2.負(fù)責(zé)征遷檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用征遷檔案。3.對征遷檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。4.參與征遷項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保檔案資料符合驗(yàn)收要求。5.負(fù)責(zé)征遷檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理，提高檔案利用效率。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在征遷項(xiàng)目中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門人員及時(shí)將工作中產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。3.在征遷項(xiàng)目實(shí)施過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理和審核工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.按照檔案管理部門的要求，對已移交的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善和更新，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密信息。2.負(fù)責(zé)征遷檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好征遷檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)征遷檔案的查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為查閱、借閱人員提供檔案資料，并做好記錄。5.積極參與檔案管理信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲和維護(hù)。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.征遷項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件。征遷規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。征遷項(xiàng)目涉及的土地、房屋等權(quán)屬證明文件。2.征遷實(shí)施過程文件征遷公告、補(bǔ)償安置方案、宣傳資料等。征遷調(diào)查資料，包括被征遷對象的基本情況、房屋及附屬物丈量登記表、土地勘測定界圖等。征遷補(bǔ)償協(xié)議、安置協(xié)議等相關(guān)合同文件。征遷過程中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、備忘錄等。征遷工作中的通知、函件、請示、批復(fù)等公文。征遷工作中的影像資料，如現(xiàn)場照片、錄像等。3.征遷補(bǔ)償安置文件補(bǔ)償資金發(fā)放憑證、安置房源分配資料等。被征遷對象的補(bǔ)償安置檔案，包括身份證、戶口本、房屋產(chǎn)權(quán)證書等相關(guān)證明材料。征遷補(bǔ)償安置工作的審計(jì)報(bào)告、結(jié)算資料等。（二）收集要求1.各項(xiàng)目部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在征遷工作中形成的各類檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的內(nèi)容，對不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。對于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.在征遷工作過程中，涉及多個(gè)部門的檔案資料，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，并及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的全面收集。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，按照征遷工作流程和檔案類別進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可按照征遷項(xiàng)目前期、實(shí)施過程、補(bǔ)償安置等階段進(jìn)行一級分類，在每個(gè)階段下再根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級分類。3.每份檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如文件材料的形成時(shí)間先后順序、重要程度等，確保檔案排列有序。4.對每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。（四）整理方法1.文書檔案整理按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、征遷業(yè)務(wù)類等。對每份文件進(jìn)行編號，編號格式可采用年度+流水號，如2023001。按照編號順序?qū)⑽募M(jìn)行排列，編寫文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文號、標(biāo)題、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。將文件裝訂成冊，在文件左上角或左側(cè)裝訂，確保文件整齊、牢固。2.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案的類別進(jìn)行分類，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，按照記賬憑證編號順序排列，檢查憑證是否齊全、完整，附件是否配套。對會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理，按照賬簿種類分別整理，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等，檢查賬簿記錄是否清晰、準(zhǔn)確。對財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理，按照報(bào)告種類和時(shí)間順序排列，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案類別、年度、保管期限、檔案編號等內(nèi)容。3.聲像檔案整理按照聲像檔案的載體形式進(jìn)行分類，如照片、錄像帶、光盤等。對照片檔案進(jìn)行整理，應(yīng)注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并按照一定順序進(jìn)行排列，編寫照片說明。對錄像帶、光盤等檔案進(jìn)行整理，應(yīng)注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、時(shí)長等信息，并建立相應(yīng)的索引目錄。將聲像檔案與文字說明材料一起整理歸檔，確保聲像檔案與文字資料相互印證。4.實(shí)物檔案整理按照實(shí)物檔案的種類進(jìn)行分類，如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等。對每件實(shí)物進(jìn)行編號，編號格式可采用年度+實(shí)物類別+流水號，如2023SJ001。對實(shí)物進(jìn)行簡要說明，注明實(shí)物的名稱、來源、時(shí)間、頒發(fā)單位等信息。將實(shí)物檔案與說明材料一起整理歸檔，實(shí)物應(yīng)妥善保管，確保安全。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全存儲。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防蟲藥品、溫濕度計(jì)、滅火器、防盜報(bào)警裝置等。（二）保管方式1.征遷檔案應(yīng)按照分類、編號順序進(jìn)行上架保管，便于查找和利用。檔案上架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。2.對重要的征遷檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份方式可采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保檔案信息的安全性和完整性。電子存儲應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查。3.對檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查檔案保管狀況、設(shè)備運(yùn)行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）保護(hù)措施1.建立健全檔案保護(hù)制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案保護(hù)意識。2.對檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對檔案進(jìn)行整理、修復(fù)、復(fù)制等操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)操作規(guī)程，確保檔案安全。如在修復(fù)檔案時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的材料和工具，避免對檔案造成二次損壞。4.加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱權(quán)限，防止檔案信息泄露。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱征遷檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱征遷檔案的外部單位或個(gè)人，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。5.如需復(fù)印、拍照等，查閱人員應(yīng)向檔案管理人員提出申請，經(jīng)同意后，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求進(jìn)行復(fù)印、拍照，并對復(fù)印件、照片進(jìn)行編號和登記。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為征遷工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)征遷項(xiàng)目的需要，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，為征遷決策、補(bǔ)償安置、糾紛處理等工作提供參考依據(jù)。2.定期對征遷檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用情況，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。3.加強(qiáng)與征遷項(xiàng)目部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握征遷工作動(dòng)態(tài)，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，提高檔案利用效率。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案保管期限規(guī)定，對征遷檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，準(zhǔn)確判斷檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)遵循保密原則，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對征遷檔案進(jìn)行定期鑒定，制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對檔案鑒定工作進(jìn)行研究和討論，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（三）鑒定方法1.對征遷檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，結(jié)合檔案保管期限規(guī)定，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值進(jìn)行評估，了解檔案在征遷工作中的使用頻率和利用效果，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對檔案的歷史價(jià)值進(jìn)行分析，考慮檔案對研究征遷工作歷史、社會(huì)發(fā)展等方面的作用，判斷檔案是否具有重要的歷史意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的征遷檔案，由檔案管理部門編制檔案銷