PAGE文件規(guī)范管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件規(guī)范管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位在文件起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文件管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：公司文件管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.高效實(shí)用原則：文件管理應(yīng)注重提高工作效率，方便文件的起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔、保管、查閱、借閱等操作，同時(shí)確保文件的實(shí)用性。4.安全保密原則：文件管理應(yīng)加強(qiáng)安全保密措施，確保文件的安全性和保密性，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類行政命令、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：包括公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告等。3.技術(shù)文件：包括公司在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制等方面形成的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)文件：包括公司在財(cái)務(wù)管理方面形成的各類財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。5.人事文件：包括公司在人力資源管理方面形成的各類招聘文件、培訓(xùn)文件、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件、員工檔案等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性的原則，采用“年份+部門代碼+文件類別代碼+流水號(hào)”的格式進(jìn)行編號(hào)。年份：用四位數(shù)字表示文件形成的年份，如“2023”。部門代碼：用兩位字母表示文件形成的部門，如“行政部”用“XZ”表示，“財(cái)務(wù)部”用“CW”表示等。文件類別代碼：用兩位字母表示文件的類別，如“行政文件”用“XZ”表示，“業(yè)務(wù)文件”用“YW”表示等。流水號(hào)：用四位數(shù)字表示文件在該類別中的順序號(hào)，從“0001”開(kāi)始編號(hào)。2.編號(hào)示例：如行政部在2023年發(fā)布的第5號(hào)行政文件，其編號(hào)為“2023XZ05”；財(cái)務(wù)部在2023年形成的第10號(hào)財(cái)務(wù)報(bào)表，其編號(hào)為“2023CW10”。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應(yīng)明確文件的主題、目的、依據(jù)、范圍、主要內(nèi)容等要素，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子，確保文件內(nèi)容通俗易懂。3.文件起草應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，選擇合適的格式和排版方式進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。（二）起草流程1.確定起草人：根據(jù)文件的主題和內(nèi)容，確定文件的起草人。起草人應(yīng)熟悉文件相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)，具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和邏輯思維能力。2.收集資料：起草人應(yīng)收集與文件相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歷史資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等資料，為文件起草提供充分的依據(jù)。3.起草文件：起草人應(yīng)根據(jù)收集的資料和文件的起草要求，認(rèn)真起草文件。在起草過(guò)程中，應(yīng)注重與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容符合公司的實(shí)際情況和工作需要。4.審核修改：起草人完成文件初稿后，應(yīng)進(jìn)行自我審核和修改，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。然后，將文件初稿提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。四、文件審核（一）審核要求1.文件審核應(yīng)重點(diǎn)審核文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性以及與公司相關(guān)政策和制度的一致性。2.文件審核應(yīng)注重審核文件的格式、排版、語(yǔ)言文字等方面的規(guī)范性，確保文件格式規(guī)范、美觀，語(yǔ)言文字通俗易懂。（二）審核流程1.部門審核：文件初稿提交給部門負(fù)責(zé)人后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性以及與公司相關(guān)政策和制度的一致性進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)和建議。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)審核人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)文件進(jìn)行修改和完善。2.跨部門審核：對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。聯(lián)合審核時(shí)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)審核，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出審核意見(jiàn)和建議。文件起草部門應(yīng)根據(jù)各部門的審核意見(jiàn)和建議，對(duì)文件進(jìn)行修改和完善。3.終審：文件經(jīng)部門審核和跨部門審核修改完善后，應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的整體質(zhì)量進(jìn)行審核，并做出終審意見(jiàn)。文件起草部門應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的終審意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行最后的修改和完善。五、文件審批（一）審批要求1.文件審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，確保文件審批的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。2.文件審批應(yīng)重點(diǎn)審批文件的必要性、可行性、合法性、合規(guī)性以及與公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展的一致性。（二）審批流程1.部門審批：文件經(jīng)審核修改完善后，應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的必要性、可行性、合法性、合規(guī)性以及與公司相關(guān)政策和制度的一致性進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于涉及公司重要事項(xiàng)或重大決策的文件，應(yīng)提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的整體質(zhì)量進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。3.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于涉及公司全局性、戰(zhàn)略性、政策性等重大事項(xiàng)的文件，應(yīng)提交給公司主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的整體質(zhì)量進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)要求1.文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的印發(fā)流程進(jìn)行印發(fā)，確保文件印發(fā)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.文件印發(fā)應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，選擇合適的印發(fā)方式進(jìn)行印發(fā)，如紙質(zhì)印發(fā)、電子印發(fā)等。（二）印發(fā)流程1.確定印發(fā)方式：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，確定文件的印發(fā)方式。對(duì)于需要廣泛傳達(dá)的文件，可采用紙質(zhì)印發(fā)和電子印發(fā)相結(jié)合的方式進(jìn)行印發(fā)；對(duì)于只需要特定人員查閱的文件，可采用電子印發(fā)的方式進(jìn)行印發(fā)。2.排版印刷：對(duì)于采用紙質(zhì)印發(fā)的文件，應(yīng)按照文件的格式和排版要求進(jìn)行排版印刷。排版印刷應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范、美觀。3.分發(fā)歸檔：文件排版印刷完成后，應(yīng)按照文件的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)，應(yīng)做好文件的簽收記錄。同時(shí)，應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和使用。七、文件歸檔（一）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)按照公司規(guī)定的歸檔范圍和歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔，確保文件歸檔的完整性和及時(shí)性。2.文件歸檔應(yīng)采用科學(xué)合理的分類方法進(jìn)行分類歸檔，便于文件的查閱和使用。（二）歸檔流程1.收集整理：文件印發(fā)后，文件起草部門應(yīng)及時(shí)收集文件的紙質(zhì)版和電子版，并按照文件的類別和編號(hào)進(jìn)行整理。整理時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，格式規(guī)范、統(tǒng)一。2.分類歸檔：文件整理完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的歸檔范圍和分類方法進(jìn)行分類歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版分別存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便日后查閱和使用。3.移交保管：文件分類歸檔完成后，應(yīng)及時(shí)將文件移交公司檔案室進(jìn)行保管。檔案室應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行妥善保管，確保文件的安全性和完整性。八、文件保管（一）保管要求1.文件保管應(yīng)確保文件的安全性和完整性，防止文件泄露、丟失或損壞。2.文件保管應(yīng)采用科學(xué)合理的保管方式進(jìn)行保管，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于涉及公司重大歷史事件、重要決策、核心技術(shù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件，應(yīng)進(jìn)行永久保管。2.定期保管：對(duì)于其他文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，確定相應(yīng)的保管期限。保管期限一般分為3年、5年、10年等。（三）保管期限屆滿處理1.文件保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行鑒定，確定文件是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的文件，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已不具有保存價(jià)值的文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)做好銷毀記錄，確保文件銷毀的徹底性和可追溯性。九、文件查閱（一）查閱要求1.文件查閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的查閱流程進(jìn)行查閱，確保文件查閱的合法性和規(guī)范性。2.文件查閱應(yīng)遵循“誰(shuí)查閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的文件，不得泄露、丟失或損壞。（二）查閱流程1.提出申請(qǐng)：查閱人員需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并提交給公司檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)：公司檔案管理部門收到《文件查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱文件：查閱人員經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，憑有效證件到公司檔案室查閱文件。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。4.歸還文件：查閱人員查閱文件完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還公司檔案室。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的文件，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。十、文件借閱（一）借閱要求1.文件借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的借閱流程進(jìn)行借閱，確保文件借閱的合法性和規(guī)范性。2.文件借閱應(yīng)遵循“誰(shuí)借閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得泄露、丟失或損壞。（二）借閱流程1.提出申請(qǐng)：借閱人員需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并提交給公司檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)：公司檔案管理部門收到《文件借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱文件：借閱人員經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，憑有效證件到公司檔案室借閱文件。借閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下辦理借閱手續(xù)，并簽訂《文件借閱承諾書(shū)》，承諾遵守公司文件管理的相關(guān)規(guī)定，妥善保管借閱的文件。4.歸還文件：借閱人員借閱文件期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還文件。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的文件，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十一、文件銷毀（一）銷毀要求1.文件銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的銷毀流程進(jìn)行銷毀，確保文件銷毀的合法性和規(guī)范性。2.文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件銷毀的徹底性和可追溯性。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：文件保管期限屆滿或已不具有保存價(jià)值需要銷毀時(shí)，由文件保管部門填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并提交給公司檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)：公司檔案管理部門收到《文件銷毀申請(qǐng)表》后，應(yīng)組