PAGE案底保存制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織案底保存工作，確保案底信息的安全性、完整性和可追溯性，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在業(yè)務(wù)活動中形成的各類案底資料的保存管理，包括但不限于員工檔案、客戶信息、業(yè)務(wù)合同、訴訟記錄等。（三）基本原則1.合法性原則：案底保存工作必須符合國家法律法規(guī)的要求，不得違反任何法律規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施確保案底信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.完整性原則：保證案底資料的全面、完整，不得遺漏重要信息。4.可追溯性原則：案底保存應(yīng)具備清晰的記錄和索引，便于查詢和追溯相關(guān)信息。二、案底分類與編號（一）案底分類1.員工類案底：包括員工入職資料、考勤記錄、績效評估、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。2.客戶類案底：涵蓋客戶基本信息、交易記錄、溝通記錄、投訴處理等。3.業(yè)務(wù)類案底：如業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研資料、營銷活動記錄等。4.法務(wù)類案底：涉及訴訟案件、仲裁記錄、合規(guī)檢查報(bào)告等。（二）編號規(guī)則1.案底編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號格式為[類別代碼][年份][流水號]。例如，員工類案底編號為“YG[2023][001]”，其中“YG”代表員工類案底，“2023”為年份，“001”為流水號。3.類別代碼根據(jù)案底分類設(shè)定，具體如下：員工類案底：YG客戶類案底：KH業(yè)務(wù)類案底：YW法務(wù)類案底：FW三、案底收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)案底資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確地提交。2.收集的案底資料應(yīng)真實(shí)、完整，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，易于存儲和查閱。（二）整理規(guī)范1.收集到的案底資料應(yīng)按照分類進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的附件和重復(fù)信息。2.對紙質(zhì)文檔進(jìn)行編號、裝訂，并制作目錄清單，便于查找和索引。3.電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的文件夾中，文件夾結(jié)構(gòu)應(yīng)與案底分類相對應(yīng)。四、案底存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)案底資料，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子存儲：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將案底資料進(jìn)行數(shù)字化存儲。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、檢索查詢等功能。3.異地存儲：對于關(guān)鍵的案底資料，應(yīng)進(jìn)行異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.定期對檔案存儲場所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全存儲。（三）存儲期限1.各類案底資料的存儲期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)需求確定。一般情況下，員工類案底應(yīng)保存至員工離職后[X]年；客戶類案底應(yīng)保存至業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年；業(yè)務(wù)類案底應(yīng)保存至項(xiàng)目結(jié)束后[X]年；法務(wù)類案底應(yīng)根據(jù)案件的性質(zhì)和相關(guān)法律規(guī)定確定保存期限。2.在存儲期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或歸檔處理。五、案底查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱案底資料，應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.涉及敏感信息的案底資料，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）借閱流程1.借閱案底資料應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的案底資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露給他人。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還案底資料，檔案管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料完整無損。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、案底資料名稱、查閱與借閱目的、歸還日期等信息。2.查閱與借閱記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查詢和審計(jì)。六、案底保密（一）保密措施1.對涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的案底資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍。2.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存儲場所的安全。3.對電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，并定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)。（二）人員保密要求1.所有接觸案底資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。3.對于違反保密規(guī)定的人員，應(yīng)依法追究其責(zé)任。七、案底銷毀（一）銷毀條件1.案底資料的存儲期限屆滿，且不再具有保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀處理。2.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，導(dǎo)致案底資料不再需要的，也可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀流程1.檔案管理部門應(yīng)定期對達(dá)到銷毀條件的案底資料進(jìn)行清理和統(tǒng)計(jì)，并填寫銷毀申請表。2.銷毀申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可組織銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全、徹底。4.對于紙質(zhì)案底資料，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子案底資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員、案底資料名稱、數(shù)量等信息。（三）監(jiān)督與審計(jì)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對案底銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對案底銷毀記錄進(jìn)行檢查，核實(shí)銷毀工作的真實(shí)性和完整性。八、案底備份與恢復(fù)（一）備份要求1.定期對案底資料進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)資料的重要性和變更情況確定。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。（二）恢復(fù)流程1.在需要恢復(fù)案底資料時(shí)，應(yīng)填寫恢復(fù)申請表，注明恢復(fù)原因和恢復(fù)范圍等信息。2.恢復(fù)申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行恢復(fù)操作。3.恢復(fù)操作應(yīng)按照備份數(shù)據(jù)的存儲方式和恢復(fù)工具進(jìn)行，確?；謴?fù)的數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。4.恢復(fù)過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)人員、恢