PAGE規(guī)范企業(yè)信息管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司信息管理工作，確保公司信息的準確性、完整性、安全性和保密性，保障公司業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，維護公司的合法權(quán)益，促進公司的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，全體員工均應遵守本制度的規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：公司信息管理活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保信息的收集、存儲、使用、傳輸、共享等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.準確性原則：信息應真實、準確、完整，不得虛假、誤導或遺漏重要信息。3.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障信息的安全，防止信息泄露、丟失、篡改或被非法獲取。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴格保密，防止信息泄露給競爭對手或其他無關(guān)方。5.及時性原則：及時更新和維護信息，確保信息的時效性和有效性。二、信息管理職責分工（一）信息管理部門職責1.制定和完善公司信息管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責公司信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.負責公司各類信息的收集、整理、存儲、分析和報告，為公司決策提供支持。4.負責公司信息安全管理工作，制定安全策略和應急預案，組織安全培訓和演練。5.負責公司對外信息發(fā)布的審核和管理，確保信息的準確性和一致性。6.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的信息溝通和共享，促進信息的有效利用。（二）各部門信息管理職責1.負責本部門信息的收集、整理、存儲和更新，確保信息的準確性和完整性。2.按照公司信息管理制度的要求，及時向信息管理部門報送相關(guān)信息。3.負責本部門信息系統(tǒng)的使用和維護，配合信息管理部門做好信息安全管理工作。4.對涉及本部門的對外信息發(fā)布進行審核，確保信息符合公司規(guī)定。5.配合信息管理部門開展信息管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）員工信息管理職責1.遵守公司信息管理制度，保護公司信息安全和保密信息。2.按照公司規(guī)定，正確使用公司信息系統(tǒng)和信息資源，不得擅自泄露、篡改或刪除公司信息。3.及時反饋工作中發(fā)現(xiàn)的信息問題，配合公司做好信息管理工作的改進。4.對于涉及個人隱私的信息，應妥善保管，不得隨意傳播。三、信息收集與整理（一）信息收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的信息，如銷售訂單、采購合同、生產(chǎn)記錄、財務(wù)報表等。2.員工日常工作匯報、工作總結(jié)、會議紀要等。3.市場調(diào)研、客戶反饋、行業(yè)動態(tài)等外部信息。4.公司內(nèi)部信息系統(tǒng)自動生成的數(shù)據(jù)，如考勤記錄、系統(tǒng)操作日志等。5.其他渠道獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的信息。（二）信息收集要求1.明確信息收集的責任部門和責任人，確保信息收集工作的落實。2.制定信息收集計劃，明確收集的內(nèi)容、范圍、時間要求等。收集的信息應具有針對性和實用性，能夠滿足公司決策和管理需要。3.對于重要信息，應進行多渠道驗證，確保信息的真實性和準確性。4.信息收集過程中應注意保護信息提供者的隱私和合法權(quán)益。（三）信息整理1.對收集到的信息進行分類、匯總和分析，使其條理清晰、易于理解和使用。2.根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，建立相應的信息檔案，如客戶檔案、供應商檔案、項目檔案等。3.定期對信息進行清理和更新，刪除過期、無用的信息，確保信息的時效性和有效性。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)信息的類型和重要性，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。2.對于重要的電子信息，應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。3.建立信息存儲中心（機房或數(shù)據(jù)中心），配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，保障信息存儲的安全和穩(wěn)定。（二）存儲安全1.采取物理安全措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防火防盜設(shè)施等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入信息存儲區(qū)域。2.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對重要信息進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.定期對信息存儲設(shè)備進行維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決硬件故障、軟件漏洞等問題。4.制定數(shù)據(jù)恢復計劃，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）信息保管期限1.根據(jù)法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)需要，確定各類信息的保管期限。2.對于重要的合同、文件、財務(wù)報表等信息，應按照規(guī)定的保管期限進行妥善保管，不得擅自銷毀。3.保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準，方可按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、信息使用與共享（一）信息使用權(quán)限1.根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，設(shè)定不同的信息使用權(quán)限。員工只能訪問和使用與其工作相關(guān)且被授權(quán)的信息。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等高保密級別的信息，應嚴格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和使用。3.信息使用權(quán)限應定期進行審核和調(diào)整，確保權(quán)限與員工工作職責的匹配性。（二）信息共享原則1.遵循合法、合規(guī)、必要的原則，在確保信息安全和保密的前提下，實現(xiàn)信息的合理共享。2.明確信息共享的范圍、對象和流程，避免信息的過度共享和濫用。3.對于共享的信息，應進行嚴格的審核和管理，確保信息的準確性和一致性。（三）信息共享流程1.信息需求部門提出信息共享申請，說明共享的目的、范圍、對象等。2.信息管理部門對申請進行審核，評估共享的必要性和安全性，審核通過后報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.經(jīng)領(lǐng)導審批同意后，信息管理部門按照規(guī)定的流程將信息共享給需求部門或人員，并做好記錄。4.信息共享過程中，應要求接收方簽署保密協(xié)議，明確其保密責任。六、信息安全管理（一）安全策略制定1.制定公司信息安全策略，明確信息安全的目標、原則、措施和流程。2.信息安全策略應涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、應用安全、人員安全等方面，確保公司信息系統(tǒng)的全方位安全。3.定期對信息安全策略進行評估和修訂，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)變化，及時調(diào)整安全策略，適應新的安全需求。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和技術(shù)，防范外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，嚴格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問，防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全漏洞被利用。3.加強對信息系統(tǒng)的訪問控制，采用身份認證、授權(quán)管理等技術(shù)手段，確保只有合法用戶能夠訪問系統(tǒng)資源。4.定期對信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全隱患。（三）人員安全管理1.加強員工信息安全意識培訓，提高員工對信息安全的重視程度和防范能力。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息安全方面的責任和義務(wù)。3.對涉及信息系統(tǒng)管理、操作等關(guān)鍵崗位的人員進行背景審查和定期考核，確保人員具備必要的專業(yè)知識和技能。4.建立信息安全事件應急響應機制，明確應急處理流程和責任分工，及時處理信息安全事件，減少損失。七、信息發(fā)布與傳播管理（一）發(fā)布審核1.公司對外發(fā)布的信息，包括公司網(wǎng)站、社交媒體、新聞媒體等渠道發(fā)布的信息，均應經(jīng)過嚴格的審核。2.信息發(fā)布前，由信息管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門對信息內(nèi)容進行審核，確保信息符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。3.審核內(nèi)容包括信息的準確性、完整性、合法性、一致性、時效性等，對于涉及公司重大決策、財務(wù)狀況、商業(yè)秘密等敏感信息，應進行重點審核。（二）發(fā)布流程1.信息發(fā)布部門填寫信息發(fā)布申請表，提交信息管理部門審核。2.信息管理部門審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.經(jīng)領(lǐng)導審批同意后，信息發(fā)布部門按照規(guī)定的渠道和格式發(fā)布信息，并做好記錄。4.信息發(fā)布后，應及時跟蹤信息的傳播效果，收集反饋意見，對存在的問題及時進行處理。（三）傳播管理1.加強對公司信息傳播渠道的管理，確保信息傳播的準確性和一致性。2.對于通過社交媒體等渠道傳播的公司信息，應引導員工正確使用，避免出現(xiàn)不實信息或負面輿情傳播。3.關(guān)注外部信息傳播動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能對公司形象和聲譽產(chǎn)生不利影響的信息。八、信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定信息系統(tǒng)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標、功能、架構(gòu)等。2.信息系統(tǒng)建設(shè)應遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、注重實效的原則，確保系統(tǒng)的實用性和可擴展性。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應嚴格按照項目管理的要求，進行項目立項、需求分析、設(shè)計開發(fā)、測試驗收等環(huán)節(jié)的管理，確保系統(tǒng)質(zhì)量。（二）系統(tǒng)運行與維護1.建立信息系統(tǒng)運行維護管理制度，明確系統(tǒng)運行維護的責任部門和責任人。2.定期對信息系統(tǒng)進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障、性能問題等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.按照規(guī)定的時間間隔對信息系統(tǒng)進行備份和恢復演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。4.及時對信息系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展，不斷完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能。（三）系統(tǒng)安全管理1.參照信息安全管理相關(guān)要求，加強信息系統(tǒng)的安全防護，確保系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全和應用安全。2.對信息系統(tǒng)的用戶賬號進行嚴格管理，定期清理和停用不必要的賬號，防止賬號被盜用。3.建立信息系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。九、信息管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立公司信息管理監(jiān)督機制，定期對公司信息管理工作進行監(jiān)督檢查。2.信息管理部門負責組織實施信息管理監(jiān)督檢查工作，制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容和方法。3.監(jiān)督檢查工作應覆蓋信息管理的各個環(huán)節(jié)，包括信息收集、存儲、使用、共享、安全等方面。（二）檢查內(nèi)容1.信息管理制度的執(zhí)行情況，包括制度的落實、流程的遵守等。2.信息管理工作的質(zhì)量和效果，如信息的準確性、完整性、時效性等。3.信息安全管理措施的落實情況，包括安全策略執(zhí)行、技術(shù)措施實施、人員安全管理等。4.信息系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)穩(wěn)定性、性能指標、數(shù)據(jù)備份等。5.信息發(fā)布與傳播管理情況，包括審核流程執(zhí)行、信息傳播效果等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，認真組織整改，并按時提交整改