PAGE考場(chǎng)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)考場(chǎng)檔案管理，確?？紙?chǎng)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及考場(chǎng)相關(guān)活動(dòng)所產(chǎn)生檔案的管理工作。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織舉辦的各類考試、競(jìng)賽等考場(chǎng)活動(dòng)所形成的檔案，包括但不限于考場(chǎng)安排、考生信息、考試資料、監(jiān)考記錄、成績(jī)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)資料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映考場(chǎng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理考場(chǎng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定，對(duì)涉及考生個(gè)人隱私等敏感信息予以保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和可利用性。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善考場(chǎng)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和協(xié)助各考場(chǎng)活動(dòng)組織部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。對(duì)考場(chǎng)檔案進(jìn)行集中保管，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。2.考場(chǎng)活動(dòng)組織部門負(fù)責(zé)本部門考場(chǎng)活動(dòng)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔。在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。3.監(jiān)考人員在考場(chǎng)活動(dòng)過程中，負(fù)責(zé)如實(shí)記錄考場(chǎng)情況，包括考生考試表現(xiàn)、考場(chǎng)秩序等，并及時(shí)將相關(guān)記錄資料提交給考場(chǎng)活動(dòng)組織部門。協(xié)助考場(chǎng)活動(dòng)組織部門做好檔案資料的收集和整理工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.考場(chǎng)安排類：包括考試/競(jìng)賽時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)次安排，考場(chǎng)座位分布圖等。2.考生信息類：考生報(bào)名登記表、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、照片等。3.考試資料類：試卷、答題卡、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、參考答案等。4.監(jiān)考記錄類：監(jiān)考日志、考場(chǎng)異常情況記錄、違規(guī)違紀(jì)處理記錄等。5.成績(jī)統(tǒng)計(jì)類：考生成績(jī)清單、成績(jī)分析報(bào)告等。6.其他相關(guān)類：與考場(chǎng)活動(dòng)有關(guān)的通知、公告、總結(jié)報(bào)告等。（二）收集時(shí)間1.考場(chǎng)活動(dòng)結(jié)束后，考場(chǎng)活動(dòng)組織部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案資料的收集工作。2.監(jiān)考人員應(yīng)在每場(chǎng)考試/競(jìng)賽結(jié)束后[X]小時(shí)內(nèi)，將監(jiān)考記錄等相關(guān)資料提交給考場(chǎng)活動(dòng)組織部門。（三）整理要求1.分類整理：按照檔案收集范圍，將各類資料進(jìn)行分類，每類資料再按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排序。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面或首頁(yè)注明編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.電子文檔整理：對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行文件夾命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔對(duì)應(yīng)一致。三、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.考場(chǎng)活動(dòng)組織部門將整理好的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保資料齊全、準(zhǔn)確、無(wú)誤后，填寫檔案移交清單。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將檔案資料連同檔案移交清單一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，審核通過后辦理簽收手續(xù)，并按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。（二）歸檔存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和年度進(jìn)行分類存放，建立紙質(zhì)檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，按照檔案分類建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱考場(chǎng)檔案的，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及考生個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人需提供合法合規(guī)的查閱依據(jù)，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱，但只能查閱與審批事項(xiàng)相關(guān)的部分檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，同意后簽字蓋章。3.查閱申請(qǐng)人持審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理部門工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱結(jié)束后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、缺失等情況。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱考場(chǎng)檔案原件的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損檔案內(nèi)容。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱申請(qǐng)人持審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理部門工作人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編號(hào)，并與借閱申請(qǐng)人簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱期限屆滿，借閱申請(qǐng)人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及考生個(gè)人隱私、考試機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜報(bào)警裝置、消防器材等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，如紙張老化、字跡褪色等，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.做好檔案的電子信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防火墻等措施，防止電子檔案信息泄露、丟失或被篡改。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，結(jié)合考場(chǎng)檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司/組織內(nèi)部的檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)考場(chǎng)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性：檢查檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映考場(chǎng)活動(dòng)實(shí)際情況，資料是否齊全、完整，記錄是否準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檔案的保存價(jià)值：根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、歷史意義等因素，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。3.檔案的密級(jí)：審查檔案的密級(jí)是否符合國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定，是否需要調(diào)整密級(jí)。（四）銷毀流程1.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字，注明銷毀日期