PAGE職位人員查詢制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司職位人員信息的查詢管理，確保信息的準確性、完整性和安全性，保障公司運營的正常秩序，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在涉及職位人員相關信息查詢工作中的行為。（三）基本原則1.合法性原則：查詢行為必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關規(guī)定，不得侵犯員工的合法權益。2.準確性原則：所查詢的職位人員信息應真實、準確、完整，確保為工作決策提供可靠依據(jù)。3.保密性原則：嚴格保護職位人員信息的安全與隱私，防止信息泄露。4.必要性原則：查詢職位人員信息應基于工作需要，不得隨意進行不必要的查詢。二、查詢主體與權限（一）人力資源部門1.人力資源部門有權全面查詢公司職位人員的基本信息、入職離職記錄、薪資福利情況、培訓經(jīng)歷等。2.負責根據(jù)公司內部管理需求，如人員調配、績效考核、薪酬核算等，進行相關職位人員信息的查詢與統(tǒng)計分析。3.在涉及員工檔案管理、勞動合同續(xù)簽等工作時，可查詢職位人員的詳細工作經(jīng)歷、獎懲情況等信息。（二）各用人部門1.用人部門負責人有權查詢本部門職位人員的工作表現(xiàn)、考勤記錄、任務完成情況等與工作直接相關的信息。2.為進行部門內部的人員管理、工作安排和績效評估，可查詢職位人員的崗位職責履行情況、工作成果等信息。3.在申請人員晉升、崗位調整等事項時，可查詢職位人員的相關能力素質評估記錄。（三）財務部門1.財務部門在進行薪資核算、費用報銷審核等工作時，有權查詢職位人員的薪資標準、銀行賬戶信息等必要財務相關信息。2.為確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性，可查詢職位人員的報銷記錄、稅務信息等。（四）其他部門1.其他部門因工作需要，在經(jīng)過相關審批流程后，可查詢與本部門業(yè)務相關的職位人員部分信息。2.例如，法務部門在處理法律事務涉及特定職位人員時，可查詢其相關工作經(jīng)歷、業(yè)務往來等信息；審計部門在進行內部審計時，可根據(jù)審計范圍查詢相應職位人員的財務收支、業(yè)務流程等信息。（五）員工本人1.員工本人有權查詢自己的職位信息、薪資明細、考勤記錄、培訓記錄等與自身權益相關的信息。2.可通過公司規(guī)定的渠道，如內部辦公系統(tǒng)、人力資源部門等，申請查詢自己的相關信息。三、查詢流程（一）內部查詢申請1.各部門或員工因工作需要查詢職位人員信息時，應填寫《職位人員信息查詢申請表》。2.申請表應明確查詢主體、查詢目的、查詢內容、預計查詢時間等詳細信息。3.由申請部門負責人或員工本人簽字確認，并提交至相關審批部門。（二）審批流程1.普通查詢審批：對于一般性的職位人員信息查詢，如部門內部的日常工作查詢，由申請部門負責人審批即可。2.重要查詢審批：涉及跨部門、敏感信息或對公司運營有重大影響的職位人員信息查詢，需經(jīng)公司分管領導審批。3.特殊查詢審批：若查詢涉及公司高層管理人員、核心機密信息等，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）查詢執(zhí)行1.經(jīng)審批通過后，申請部門或員工將《職位人員信息查詢申請表》提交至人力資源部門或相關信息管理部門。2.信息管理部門根據(jù)申請表的要求，在確保信息安全和符合規(guī)定的前提下，進行職位人員信息的查詢與提供。3.查詢結果應以適當?shù)男问椒答伣o申請部門或員工，如提供電子文檔、打印文件等，并確保查詢結果的準確性和完整性。（四）查詢記錄與存檔1.信息管理部門應對每次職位人員信息查詢進行記錄，包括查詢時間、查詢主體、查詢內容、審批結果等。2.查詢記錄應妥善保存，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計。四、信息安全與保密（一）信息安全措施1.公司應建立完善的信息安全防護體系，對職位人員信息進行加密存儲和傳輸。2.采用安全可靠的服務器設備和網(wǎng)絡環(huán)境，防止信息被非法竊取、篡改或丟失。3.定期進行信息安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。（二）保密要求1.所有參與職位人員信息查詢工作的人員，包括信息管理部門工作人員、審批人員、申請部門人員等，均應對查詢到的信息嚴格保密。2.不得將職位人員信息泄露給無關人員，不得在未經(jīng)授權的情況下傳播、使用或復制信息。3.在工作結束后，應及時清理和銷毀與職位人員信息查詢相關的臨時文件和記錄，防止信息殘留。（三）違規(guī)處理1.若發(fā)現(xiàn)有違反信息安全與保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違規(guī)行為給公司或員工造成損失的，將依法追究相關人員的法律責任。五、信息更新與維護（一）信息更新責任1.人力資源部門負責定期更新職位人員的基本信息，如學歷變更、聯(lián)系方式更新等。2.各用人部門應及時將職位人員的工作表現(xiàn)、崗位變動等信息反饋給人力資源部門，以便進行信息的動態(tài)更新。3.財務部門在薪資調整、費用報銷等信息發(fā)生變化時，應及時通知相關部門進行信息更新。（二）信息維護機制1.建立職位人員信息維護臺賬，詳細記錄信息更新的時間、內容、原因等。2.定期對職位人員信息進行全面核對和清理，確保信息的準確性和完整性。3.對于離職人員的信息，應按照公司規(guī)定進行妥善處理，及時刪除或封存相關敏感信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對職位人員查詢制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，確保查詢行為符合規(guī)定。2.人力資源部門負責對各部門職位人員信息查詢工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關職位人員信息查詢資料。2.對于外部監(jiān)督提出的意見和建議，應認真研究并及時整改，不斷完善公司職位人員查