PAGE規(guī)范會議簽到管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會議管理，確保會議的順利召開，準確記錄參會人員信息，提高會議效率和決策質(zhì)量，特制定本會議簽到管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題研討會、項目推進會、培訓(xùn)會議等。（三）基本原則1.準確性原則：簽到信息應(yīng)真實、準確、完整，確保能夠反映實際參會人員情況。2.及時性原則：參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成簽到，不得拖延。3.規(guī)范性原則：簽到方式、流程及記錄應(yīng)符合本制度規(guī)定，保持統(tǒng)一和規(guī)范。二、會議簽到管理職責(zé)（一）會議組織者1.負責(zé)根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模及要求，確定簽到方式，并提前通知參會人員。2.準備會議簽到表，確保簽到表內(nèi)容清晰、準確，包含會議名稱、日期、時間、地點、參會人員姓名、部門、職務(wù)等必要信息。3.在會議開始前合理安排簽到時間，并組織引導(dǎo)參會人員進行簽到。（二）參會人員1.按照會議組織者的通知要求，按時參加會議，并在簽到表上準確填寫個人信息進行簽到。2.如因特殊原因無法親自簽到，應(yīng)提前向會議組織者請假，并委托他人代為簽到或說明情況。（三）行政部門1.負責(zé)會議簽到表的印制、發(fā)放及回收整理工作。2.定期對會議簽到記錄進行歸檔保存，建立電子和紙質(zhì)檔案，以備查閱。3.協(xié)助會議組織者做好簽到管理相關(guān)工作，對簽到過程中出現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)解決。三、會議簽到方式（一）紙質(zhì)簽到1.適用范圍：適用于參會人數(shù)較少、會議場地較小或?qū)灥叫畔⒂刑厥庖蟮臅h。2.操作流程：會議組織者在會議現(xiàn)場放置簽到表，簽到表可設(shè)置為橫式或豎式，表頭信息應(yīng)完整、清晰。參會人員到達會議現(xiàn)場后，在簽到表相應(yīng)位置填寫個人姓名、部門、職務(wù)等信息，并注明簽到時間。對于多人共同參會的情況，如有需要可由一人統(tǒng)一代簽，但需注明代簽人員姓名及被代簽人員信息。會議結(jié)束后，會議組織者及時收回簽到表，并進行初步核對，確保簽到信息完整無誤。（二）電子簽到1.適用范圍：適用于參會人數(shù)較多、會議場地較大或需要快速統(tǒng)計簽到信息的會議。2.操作流程：會議組織者提前在會議現(xiàn)場布置電子簽到設(shè)備，如簽到機、平板電腦等，并確保設(shè)備正常運行。在會議前向參會人員發(fā)送電子簽到邀請信息，告知參會人員通過掃描二維碼、輸入賬號密碼或使用其他指定方式進行電子簽到。參會人員按照提示進行操作，在電子簽到系統(tǒng)中填寫個人信息并提交簽到記錄。電子簽到系統(tǒng)應(yīng)實時顯示簽到情況，包括已簽到人數(shù)、未簽到人數(shù)等統(tǒng)計信息。會議結(jié)束后，會議組織者通過電子簽到系統(tǒng)導(dǎo)出簽到數(shù)據(jù)，并進行備份保存。同時，可對簽到數(shù)據(jù)進行分析，如統(tǒng)計參會人員的部門分布、簽到時間等，為后續(xù)會議管理提供參考依據(jù)。（三）刷卡簽到1.適用范圍：適用于公司內(nèi)部設(shè)有門禁系統(tǒng)或考勤管理系統(tǒng)的場所召開的會議，參會人員持有相應(yīng)的門禁卡或考勤卡。2.操作流程：會議組織者提前與門禁系統(tǒng)或考勤管理系統(tǒng)管理員溝通協(xié)調(diào)，設(shè)置會議簽到權(quán)限，確保在會議規(guī)定時間內(nèi)，參會人員刷卡記錄能夠準確統(tǒng)計到會議簽到信息中。參會人員在會議開始前到達會議場所，通過門禁系統(tǒng)或考勤管理系統(tǒng)刷卡進入，系統(tǒng)自動記錄刷卡時間和人員信息。會議結(jié)束后，會議組織者從系統(tǒng)后臺導(dǎo)出會議期間的刷卡記錄，并進行整理分析，作為會議簽到依據(jù)。四、會議簽到流程（一）會前準備1.會議組織者根據(jù)會議安排，確定簽到方式，并提前準備好相應(yīng)的簽到材料，如紙質(zhì)簽到表、電子簽到設(shè)備、刷卡權(quán)限設(shè)置等。2.將會議簽到相關(guān)信息，如簽到時間、地點、方式等，通過郵件、即時通訊工具或內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式提前通知參會人員，確保參會人員知曉。（二）現(xiàn)場簽到1.參會人員應(yīng)在會議規(guī)定的簽到時間內(nèi)到達會議現(xiàn)場。2.按照會議組織者指定的簽到方式進行簽到：若采用紙質(zhì)簽到，參會人員應(yīng)認真填寫簽到表各項信息，字跡清晰、工整，不得涂改。若采用電子簽到，參會人員應(yīng)按照系統(tǒng)提示準確操作，確保簽到信息準確無誤。若采用刷卡簽到，參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)正常刷卡進入會議場所。3.會議組織者或指定工作人員在現(xiàn)場對簽到情況進行監(jiān)督和引導(dǎo)，對于簽到過程中出現(xiàn)的問題及時進行解答和處理。（三）簽到信息核對與統(tǒng)計1.會議開始前，會議組織者應(yīng)對已簽到人員信息進行初步核對，檢查簽到表填寫是否完整、準確，電子簽到數(shù)據(jù)是否與實際參會人員一致，刷卡記錄是否符合會議簽到要求等。2.對于未按時簽到的人員，會議組織者應(yīng)及時通過電話、短信或其他方式進行催簽，并記錄催簽情況。如仍無法聯(lián)系到未簽到人員，應(yīng)在簽到表或電子簽到記錄中注明原因。3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)對簽到信息進行最終核對和統(tǒng)計，確定實際參會人數(shù)、未參會人數(shù)及未參會原因等，并形成簽到情況報告。（四）簽到記錄保存1.行政部門負責(zé)對會議簽到記錄進行統(tǒng)一保存。對于紙質(zhì)簽到表，應(yīng)按照會議日期、會議名稱等進行分類整理，裝訂成冊，并妥善保管在專門的文件柜中。2.對于電子簽到數(shù)據(jù)，應(yīng)及時進行備份，可采用硬盤存儲、云存儲等方式，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便快速查詢和檢索。電子簽到記錄應(yīng)至少保存[X]年，以備后續(xù)查閱和審計。3.刷卡簽到記錄由門禁系統(tǒng)或考勤管理系統(tǒng)自動保存，會議組織者可根據(jù)需要定期導(dǎo)出相關(guān)記錄，并按照規(guī)定進行保存。五、會議簽到特殊情況處理（一）遲到簽到1.參會人員遲到后，應(yīng)主動向會議組織者說明情況，并盡快完成簽到手續(xù)。2.會議組織者應(yīng)對遲到人員進行記錄，分析遲到原因，如因不可抗力因素導(dǎo)致遲到，應(yīng)視情況予以諒解；如因個人原因多次遲到，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）請假未簽到1.參會人員因特殊原因無法參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。請假方式可采用書面請假條、郵件、短信或即時通訊工具等，但需注明請假原因及請假時長。2.會議組織者收到請假申請后，應(yīng)及時進行審批，并在簽到記錄中注明請假人員姓名、部門、請假原因及審批結(jié)果。3.對于未經(jīng)請假擅自不參加會議的人員，會議組織者應(yīng)進行記錄，并按照公司考勤制度及相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）代簽情況1.原則上不允許代簽，如有特殊情況需要代簽，代簽人員應(yīng)在簽到表上注明“代簽”字樣，并同時填寫代簽人員姓名及被代簽人員姓名、部門、職務(wù)等信息。2.會議組織者應(yīng)對代簽情況進行核實，如發(fā)現(xiàn)代簽理由不充分或存在虛假代簽行為，應(yīng)及時進行糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育或按照公司規(guī)定進行處理。（四）其他特殊情況如因會議場地調(diào)整、簽到設(shè)備故障等原因?qū)е潞灥椒绞綗o法正常進行，會議組織者應(yīng)及時采取臨時替代措施，確保會議簽到工作順利完成，并在事后對相關(guān)情況進行記錄和說明。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責(zé)對會議簽到管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，確保簽到工作規(guī)范、有序進行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括簽到方式的執(zhí)行情況、簽到信息的準確性和完整性、簽到記錄的保存情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進行整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）考核辦法1.將會議簽到情況納入?yún)藛T的績效考核體系，對于按時、準確簽到的人員給予適當加分或獎勵，對于未按時簽到、請假手續(xù)不全或存在代簽等違規(guī)行為的人員進行相應(yīng)扣分或處罰。2.對于會議組織者，如因簽