PAGE案底保存制度規(guī)范最新一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織對案底的保存管理，確保案底信息的安全性、完整性和保密性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。本制度旨在保障公司/組織合法合規(guī)運營，維護員工權(quán)益，同時為公司/組織的決策、管理及風險防控提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及案底生成、收集、整理、存儲、使用及銷毀等環(huán)節(jié)的部門和人員。包括但不限于人力資源部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等在處理員工違紀、糾紛、合同執(zhí)行等相關(guān)事務(wù)過程中產(chǎn)生的各類案底。（三）定義1.案底：指公司/組織在運營管理過程中，因員工行為、業(yè)務(wù)活動等產(chǎn)生的各類具有保存價值的記錄信息，包括但不限于員工違紀記錄、合同糾紛處理記錄、客戶投訴處理記錄、重要業(yè)務(wù)決策過程記錄等。2.保存期限：根據(jù)不同類型案底的性質(zhì)和重要程度，確定相應(yīng)的保存時間長度，以確保在需要時能夠提供有效的參考依據(jù)。3.保密等級：根據(jù)案底內(nèi)容的敏感程度，劃分不同的保密級別，采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。二、案底的生成與收集（一）案底生成原則1.真實性原則：案底記錄應(yīng)基于客觀事實，如實反映事件發(fā)生的經(jīng)過、細節(jié)及結(jié)果。記錄人員應(yīng)確保所記錄信息的準確性，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞事實。2.完整性原則：案底應(yīng)包含與事件相關(guān)的所有重要信息，包括事件發(fā)生的時間、地點、涉及人員、事件經(jīng)過、處理結(jié)果等。確保案底能夠全面、完整地呈現(xiàn)事件全貌，為后續(xù)的查詢、分析和決策提供充分依據(jù)。3.及時性原則：在事件發(fā)生后，相關(guān)責任部門和人員應(yīng)及時生成案底記錄，避免因時間拖延導(dǎo)致信息遺漏或不準確。對于緊急事件，應(yīng)在事件處理過程中同步記錄關(guān)鍵信息，確保案底的時效性。（二）案底收集渠道1.業(yè)務(wù)部門：各業(yè)務(wù)部門在日常工作中，如處理客戶訂單、執(zhí)行項目任務(wù)、處理內(nèi)部工作流程等過程中，發(fā)現(xiàn)涉及員工行為、業(yè)務(wù)糾紛等需要記錄的情況，應(yīng)及時收集相關(guān)信息，形成初步案底資料。2.人力資源部門：在員工招聘、考核、晉升、離職等人力資源管理活動中，以及處理員工違紀、勞動糾紛等問題時，負責收集和整理相關(guān)案底信息。3.法務(wù)部門：在處理合同糾紛、法律訴訟、合規(guī)審查等法律事務(wù)過程中，生成并收集相關(guān)案底記錄。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點和管理需求，其他部門在履行職責過程中涉及到需要記錄的事項，也應(yīng)按照規(guī)定及時收集案底信息，并移交至指定的案底管理部門。（三）案底收集要求1.收集人員應(yīng)明確案底收集的范圍和標準，確保收集到的信息準確、完整且符合制度要求。2.對于涉及多個部門或人員的復(fù)雜事件，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同合作，共同完成案底信息的收集工作，避免出現(xiàn)信息遺漏或重復(fù)收集的情況。3.收集到的案底信息應(yīng)及時進行整理和初步審核，對于不符合要求的信息，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，確保案底質(zhì)量。三、案底的整理與分類（一）整理原則1.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯順序和標準，對案底進行系統(tǒng)整理，使其條理清晰、便于查詢和管理。2.一致性原則：整理過程中應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、編碼規(guī)則和分類標準，確保不同案底之間具有可比性和一致性。3.可讀性原則：案底內(nèi)容應(yīng)清晰、易懂，便于管理人員和相關(guān)人員閱讀和理解，避免使用過于復(fù)雜或生僻的語言和格式。（二）分類方法1.按事件性質(zhì)分類：可分為員工違紀類、合同糾紛類、客戶投訴類、業(yè)務(wù)決策類等。每一類下再根據(jù)具體事件的特點進行細分，如員工違紀類可分為考勤違紀、工作紀律違紀、廉潔自律違紀等。2.按時間順序分類：按照案底生成的時間先后順序進行排列，便于快速查找特定時間段內(nèi)的案底記錄。3.按涉及部門分類：根據(jù)案底所涉及的主要部門進行分類，如人力資源部案底、法務(wù)部案底、業(yè)務(wù)一部案底等。這種分類方式有助于各部門對本部門相關(guān)案底進行集中管理和查詢。（三）整理流程1.初步篩選：對收集到的案底信息進行初步篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的信息，確保進入整理環(huán)節(jié)的信息具有價值和必要性。2.信息錄入：將篩選后的案底信息錄入到專門的案底管理系統(tǒng)或電子文檔中，按照預(yù)先設(shè)定的分類方法和格式進行記錄。錄入過程中應(yīng)確保信息的準確性和完整性，同時對敏感信息進行加密處理。3.審核校對：整理完成后，由專人對錄入的案底信息進行審核校對，檢查信息的準確性、完整性和分類的合理性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，并進行修正。4.編號歸檔：為每一份案底賦予唯一的編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)包含年份、部門代碼、流水號等信息，確保編號的系統(tǒng)性和唯一性。審核校對無誤后，將案底按照分類順序進行歸檔存儲。四、案底的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的案底管理數(shù)據(jù)庫或電子文檔存儲系統(tǒng)，對案底信息進行集中存儲。電子存儲應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和加密功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時，定期對電子存儲設(shè)備進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的、具有長期保存價值的案底，可同時進行紙質(zhì)存儲。紙質(zhì)案底應(yīng)按照分類順序裝訂成冊，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和借閱。紙質(zhì)存儲地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，確保案底的完整性和可讀性。（二）保管責任1.設(shè)立專門的案底保管崗位或指定專人負責案底的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉案底管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.保管人員負責案底的日常存儲、借閱登記、安全檢查等工作，確保案底的安全存放和有序管理。定期對案底存儲情況進行盤點，核對案底數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.案底保管人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露案底信息。對于因工作需要接觸案底的人員，應(yīng)進行嚴格的權(quán)限管理和監(jiān)督，防止信息泄露風險。（三）安全防護措施1.物理安全：案底存儲場所應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入存儲區(qū)域。2.網(wǎng)絡(luò)安全：對于電子存儲的案底信息，應(yīng)采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對網(wǎng)絡(luò)安全進行評估和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對案底數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全場所。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。五、案底的使用與查詢（一）使用原則1.合法合規(guī)原則：案底的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，不得用于非法目的或侵犯他人合法權(quán)益。2.必要性原則：案底的使用應(yīng)基于工作需要，確保使用目的與公司/組織的運營管理、決策支持等相關(guān)活動直接相關(guān)，避免濫用案底信息。3.審批原則：任何部門或人員使用案底信息，都應(yīng)按照規(guī)定進行審批，未經(jīng)批準不得擅自查閱、使用案底。（二）使用范圍1.人力資源管理：用于員工招聘、考核、晉升、培訓(xùn)、離職等環(huán)節(jié)的參考依據(jù)，幫助評估員工的工作表現(xiàn)和職業(yè)素養(yǎng)。2.法務(wù)工作：在處理合同糾紛、法律訴訟、合規(guī)審查等法律事務(wù)時，作為證據(jù)或參考資料，支持法律決策和案件處理。3.業(yè)務(wù)決策：為公司/組織的業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持和風險評估依據(jù)，如市場分析、項目評估、客戶信用評估等。4.內(nèi)部審計與監(jiān)督：作為內(nèi)部審計和監(jiān)督工作的重要資料，用于檢查公司/組織的運營管理是否合規(guī)、有效，發(fā)現(xiàn)潛在問題和風險。（三）查詢流程1.申請：使用部門或人員需要查詢案底信息時，應(yīng)填寫《案底查詢申請表》，明確查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢時間范圍等信息，并提交至案底管理部門。2.審批：案底管理部門收到查詢申請后，對申請進行審核。審核內(nèi)容包括申請的合法性、必要性、查詢范圍的合理性等。對于符合要求的申請，按照規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后出具《案底查詢批準書》。3.查詢：經(jīng)批準后，查詢?nèi)藛T憑《案底查詢批準書》到案底保管人員處進行查詢。查詢過程中，保管人員應(yīng)嚴格按照批準的查詢范圍提供案底信息，并對查詢情況進行記錄，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等。4.反饋：查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)及時將查詢結(jié)果反饋給申請部門或人員。對于查詢到的案底信息，如需進一步使用或處理，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行操作，不得擅自傳播或泄露。六、案底的保密與安全（一）保密措施1.分級管理：根據(jù)案底信息的敏感程度，劃分不同的保密級別，如絕密、機密和秘密。針對不同保密級別的案底，制定相應(yīng)的保密措施和管理要求。2.人員管理：對涉及案底管理和使用的人員進行嚴格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。要求工作人員嚴格遵守保密制度規(guī)定，不得泄露案底信息。3.存儲加密：對電子存儲的案底信息進行加密處理，確保在存儲和傳輸過程中的安全性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴格控制訪問權(quán)限。4.訪問控制：建立嚴格的案底訪問權(quán)限管理制度，根據(jù)工作需要為不同人員設(shè)定不同的訪問級別。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的案底信息，防止信息被非法獲取或篡改。（二）安全檢查與隱患排查1.定期檢查：案底保管人員應(yīng)定期對案底存儲場所進行安全檢查，包括物理設(shè)施的完好性、電子存儲系統(tǒng)的運行狀況、紙質(zhì)案底的保存情況等。檢查內(nèi)容應(yīng)詳細記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并整改。2.隱患排查：不定期開展案底安全隱患排查工作，重點排查可能存在的信息泄露風險、存儲設(shè)備故障風險、人員違規(guī)操作風險等。針對排查出的隱患，制定相應(yīng)的整改措施，明確責任人和整改期限，確保案底信息安全。3.應(yīng)急演練：制定案底安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息泄露等場景，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，及時發(fā)現(xiàn)并改進存在的問題。七、案底的銷毀與處置（一）銷毀原則1.合規(guī)性原則：案底的銷毀必須符合國家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，確保銷毀過程合法合規(guī)。2.必要性原則：根據(jù)案底的保存期限和實際使用價值，確定是否需要銷毀。對于已過保存期限且無繼續(xù)保存必要的案底，應(yīng)及時進行銷毀處理。3.徹底性原則：銷毀案底應(yīng)確保信息無法恢復(fù)，避免造成信息泄露風險。銷毀方式應(yīng)選擇能夠徹底破壞案底記錄的方法，如物理銷毀、數(shù)據(jù)擦除等。（二）銷毀條件1.保存期限屆滿：對于規(guī)定了保存期限的案底，在保存期限屆滿后，經(jīng)審核確認無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。2.事件處理完畢且無后續(xù)影響：對于因特定事件產(chǎn)生的案底，在事件處理完畢且經(jīng)過一定時間的觀察，確認該事件對公司/組織已無后續(xù)影響的，可考慮銷毀相關(guān)案底。3.法律要求銷毀：根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定，某些案底在特定情況下需要進行銷毀處理的，應(yīng)按照法律要求執(zhí)行。（三）銷毀流程1.申請：由案底管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出案底銷毀申請，填寫《案底銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀案底的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息，并提交至審批部門。2.審批：審批部門對銷毀申請進行審核，評估銷毀的必要性和合規(guī)性。對于符合銷毀條件的申請，按照規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后出具《案底銷毀批準書》。3.銷毀實施：根據(jù)批準的銷毀方式和要求，由專人負責實施案底銷毀工作。對于紙質(zhì)案底，可采用焚燒、粉碎等物理方式進行銷毀；對于電子案底，應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、操作人員、銷毀方式等信息。4.監(jiān)督與確認：在案底銷毀過程中，應(yīng)有專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定要求進行。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認，證明案底已被徹底銷毀。八、附則（一）