PAGE規(guī)范來人來訪接待制度一、總則（一）目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司來人來訪接待工作的管理，規(guī)范接待流程，展示公司良好形象，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位對(duì)各類來人來訪的接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、周到的態(tài)度接待每一位來訪人員，讓來訪者感受到公司的尊重和關(guān)懷。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份、目的和業(yè)務(wù)范圍，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行對(duì)口接待，確保接待工作的針對(duì)性和專業(yè)性。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，要嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)，做到合理安排、節(jié)約高效。4.安全保密原則：確保來訪人員的人身安全和公司的信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公司機(jī)密信息泄露。二、接待準(zhǔn)備（一）信息收集1.接到來訪通知后，負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)及時(shí)與來訪人員溝通，了解來訪人員的基本信息（包括姓名、性別、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等）、來訪目的、行程安排、人數(shù)等情況。2.對(duì)于重要來訪，還應(yīng)進(jìn)一步了解來訪人員的背景資料、工作領(lǐng)域、近期關(guān)注的熱點(diǎn)問題等，以便做好針對(duì)性的接待準(zhǔn)備。（二）接待安排1.根據(jù)來訪人員的情況，確定接待規(guī)格和接待方式。對(duì)于一般性來訪，可由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)工作人員進(jìn)行接待；對(duì)于重要來訪，應(yīng)安排公司領(lǐng)導(dǎo)或高層管理人員出面接待，并視情況組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參與接待。2.制定詳細(xì)的接待計(jì)劃，明確接待流程、陪同人員、時(shí)間安排、活動(dòng)內(nèi)容等。接待計(jì)劃應(yīng)提前報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行調(diào)整和完善。3.根據(jù)接待計(jì)劃，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括安排車輛接送、預(yù)訂酒店、會(huì)議室、餐飲等，確保接待工作的順利進(jìn)行。（三）資料準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備好與來訪人員相關(guān)的公司資料，如公司簡(jiǎn)介、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品介紹、榮譽(yù)證書等，以便在接待過程中向來訪人員進(jìn)行展示和介紹。2.對(duì)于重要來訪，還應(yīng)準(zhǔn)備好專門的匯報(bào)材料，內(nèi)容包括公司發(fā)展情況、工作成果、未來規(guī)劃等，以便在與來訪人員交流時(shí)能夠全面、準(zhǔn)確地介紹公司情況。三、接待流程（一）迎接1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接。迎接人員應(yīng)佩戴公司標(biāo)識(shí)，保持良好的形象和精神狀態(tài)。2.來訪人員到達(dá)后，迎接人員應(yīng)主動(dòng)上前打招呼，自我介紹，并協(xié)助來訪人員提取行李、引導(dǎo)上車等。3.在車輛行駛過程中，迎接人員應(yīng)向來訪人員簡(jiǎn)要介紹公司的基本情況和本次接待的安排，讓來訪人員對(duì)公司有初步的了解。（二）會(huì)議接待1.將來訪人員引導(dǎo)至?xí)h室，并安排就座。會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔、舒適，提前準(zhǔn)備好茶水、水果等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人與來訪人員進(jìn)行會(huì)面，雙方進(jìn)行簡(jiǎn)單的寒暄和介紹后，進(jìn)入正式的交流環(huán)節(jié)。在交流過程中，要注意語言表達(dá)清晰、禮貌，尊重來訪人員的意見和建議。3.根據(jù)接待計(jì)劃，安排相關(guān)人員進(jìn)行工作匯報(bào)或業(yè)務(wù)交流。匯報(bào)人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，匯報(bào)內(nèi)容要重點(diǎn)突出、條理清晰，能夠充分展示公司的工作成果和實(shí)力。4.在會(huì)議過程中，要注意做好記錄，及時(shí)捕捉來訪人員提出的問題和意見，并安排專人負(fù)責(zé)解答和跟進(jìn)。（三）參觀考察1.根據(jù)來訪人員的需求和公司實(shí)際情況，安排參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、產(chǎn)品展示廳等場(chǎng)所。參觀過程中，要安排專業(yè)人員進(jìn)行講解，向來訪人員介紹公司的生產(chǎn)工藝、技術(shù)水平、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)等情況。2.參觀人員應(yīng)遵守公司的安全規(guī)定和參觀秩序，不得隨意觸摸設(shè)備、干擾生產(chǎn)作業(yè)等。講解人員要注意語言通俗易懂，能夠讓來訪人員更好地理解公司的情況。3.在參觀過程中，要注意收集來訪人員的反饋意見，及時(shí)解答他們提出的疑問，以便進(jìn)一步改進(jìn)公司的工作和形象。（四）餐飲安排1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和接待規(guī)格，合理安排餐飲。餐飲應(yīng)注重衛(wèi)生、營(yíng)養(yǎng)、口味，體現(xiàn)公司的特色和文化。2.如需安排宴請(qǐng)，應(yīng)提前確定宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、菜單等。宴請(qǐng)過程中，要注意禮儀規(guī)范，尊重來訪人員的飲食習(xí)慣和宗教信仰。3.嚴(yán)格控制餐飲費(fèi)用，避免鋪張浪費(fèi)。在結(jié)賬時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)賬單，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。（五）送別1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前安排車輛送來訪人員前往機(jī)場(chǎng)、車站等地點(diǎn)。送別人員應(yīng)再次向來訪人員表示感謝，并歡迎他們?cè)俅蝸碓L。2.來訪人員離開后，負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)及時(shí)對(duì)本次接待工作進(jìn)行總結(jié)，整理相關(guān)資料，歸檔保存。同時(shí)，要對(duì)來訪人員提出的意見和建議進(jìn)行梳理和分析，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便改進(jìn)工作。四、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）住宿標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，合理安排住宿。一般情況下，來訪人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和行業(yè)慣例。2.對(duì)于重要來訪人員，可安排入住公司指定的星級(jí)酒店或商務(wù)酒店；對(duì)于一般性來訪人員，可安排入住經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型酒店。3.住宿費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標(biāo)準(zhǔn)安排。（二）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.餐飲標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份、接待規(guī)格和人數(shù)進(jìn)行合理安排。一般情況下，早餐可提供自助餐或簡(jiǎn)單的中式早餐；午餐和晚餐可根據(jù)實(shí)際情況安排桌餐或自助餐。2.桌餐的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格確定，一般不超過公司規(guī)定的人均標(biāo)準(zhǔn)。在菜品選擇上，要注重葷素搭配、營(yíng)養(yǎng)均衡，體現(xiàn)地方特色和公司文化。3.嚴(yán)格控制酒水費(fèi)用，不得超標(biāo)準(zhǔn)提供高檔酒水。如需提供酒水，應(yīng)根據(jù)接待情況適量安排。（三）交通標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和行程安排，合理安排交通車輛。一般情況下，可安排轎車、商務(wù)車或中巴車等。2.車輛應(yīng)保持整潔、舒適，車內(nèi)配備必要的設(shè)施和用品。駕駛員應(yīng)具備良好的駕駛技能和服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.交通費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標(biāo)準(zhǔn)安排。五、接待費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排和預(yù)計(jì)來訪情況，提前編制接待費(fèi)用預(yù)算。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括住宿、餐飲、交通、禮品等各項(xiàng)費(fèi)用，并詳細(xì)列出預(yù)算金額和支出范圍。2.接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，并按照公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷票據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，注明接待事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)等信息。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)制度和接待費(fèi)用預(yù)算對(duì)報(bào)銷票據(jù)進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的票據(jù)不予報(bào)銷。3.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，對(duì)于超預(yù)算的支出，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.公司應(yīng)建立接待費(fèi)用控制機(jī)制，定期對(duì)各部門的接待費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待費(fèi)用的管理，嚴(yán)格控制接待標(biāo)準(zhǔn)和支出范圍，杜絕鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。3.對(duì)于違反接待費(fèi)用管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、禮品管理（一）禮品選擇1.禮品的選擇應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份、接待規(guī)格和文化背景等因素進(jìn)行綜合考慮。禮品應(yīng)具有一定的紀(jì)念意義和文化價(jià)值，能夠體現(xiàn)公司的特色和誠(chéng)意。2.禮品的種類可包括公司產(chǎn)品、地方特色紀(jì)念品、文化藝術(shù)品等。在選擇禮品時(shí)，要注重品質(zhì)和檔次，避免選擇過于昂貴或低俗的禮品。3.禮品的選擇應(yīng)提前征求公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門的意見，并報(bào)公司辦公室備案。（二）禮品贈(zèng)送1.禮品應(yīng)在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)合贈(zèng)送，如送別時(shí)或會(huì)議結(jié)束后。贈(zèng)送禮品時(shí)，要注意禮儀規(guī)范，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人親自贈(zèng)送，并向來訪人員表示感謝和祝福。2.贈(zèng)送禮品的數(shù)量應(yīng)根據(jù)來訪人員的人數(shù)和接待規(guī)格合理確定，不得過多或過少。同時(shí)，要注意禮品的包裝和標(biāo)識(shí)，體現(xiàn)公司的形象和文化。（三）禮品登記1.公司應(yīng)建立禮品登記制度，對(duì)每次贈(zèng)送的禮品進(jìn)行詳細(xì)登記，包括禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值、贈(zèng)送對(duì)象、贈(zèng)送時(shí)間等信息。2.禮品登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。七、保密管理（一）保密要求1.在接待過程中，要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保公司機(jī)密信息不泄露。接待人員應(yīng)與來訪人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件、資料、數(shù)據(jù)等，不得隨意提供給來訪人員。如需提供，應(yīng)經(jīng)過公司相關(guān)部門的審批，并采取必要的保密措施。3.在交流過程中，要注意言辭，避免涉及公司機(jī)密信息。對(duì)于來訪人員提出的敏感問題，要謹(jǐn)慎回答，必要時(shí)可請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)后再做答復(fù)。（二）保密措施1.接待場(chǎng)所應(yīng)具備必要的保密設(shè)施，如會(huì)議室應(yīng)安裝保密設(shè)備，防止信息泄露。2.接待人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密