PAGE工作通知單規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司工作通知單的管理，確保工作安排、任務傳達等信息準確、及時、有效地傳達給相關人員，提高工作效率，保證各項工作順利開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間、部門與員工之間工作通知單的使用與管理。（三）基本原則1.準確性原則：工作通知單所傳達的工作內容、要求、標準等信息必須準確無誤，避免因信息錯誤導致工作失誤。2.及時性原則：根據(jù)工作的緊急程度和重要性，及時下達工作通知單，確保接收方能夠及時了解工作任務并安排工作。3.清晰性原則：工作通知單的內容應表述清晰、簡潔，易于理解，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。4.責任明確原則：明確工作通知單的發(fā)送方、接收方以及相關責任人，確保工作任務落實到人。二、工作通知單的內容與格式（一）內容要求1.基本信息：包括工作通知單的編號、發(fā)出日期、接收部門/人員、主題等。2.工作內容描述：詳細說明工作任務的具體內容、目標、要求等，必要時可附圖示或示例。3.工作時間要求：明確工作任務的開始時間、完成時間或階段性時間節(jié)點。4.工作標準與質量要求：闡述工作應達到的標準和質量水平，以便接收方能夠準確把握工作方向。5.資源需求：如涉及人力、物力、財力等資源需求，應明確列出。6.審批意見：如有審批環(huán)節(jié)，應注明審批意見及審批人簽字。7.其他事項：如注意事項、相關說明等。（二）格式規(guī)范1.紙張規(guī)格：統(tǒng)一使用A4紙。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文用四號宋體，行間距為1.5倍行距。3.頁面設置：頁邊距上下左右均為2.5厘米。4.編號規(guī)則：工作通知單編號采用年份+部門代碼+流水號的形式，如202301001，其中年份為四位數(shù)字，部門代碼根據(jù)公司部門代碼表確定，流水號為三位數(shù)字。三、工作通知單的生成與審批（一）生成1.發(fā)起部門：工作通知單由相關業(yè)務部門或職能部門發(fā)起，根據(jù)工作需要填寫工作通知單的各項內容。2.填寫要求：發(fā)起部門應確保工作通知單內容完整、準確、清晰，符合本制度的要求。填寫過程中如有疑問或需要補充信息，應及時與相關部門或人員溝通。（二）審批1.審批流程：一般工作通知單由部門負責人審批。涉及重要工作、跨部門協(xié)作、資源調配等的工作通知單，需經(jīng)分管領導審批。對于重大事項的工作通知單，可能還需經(jīng)過總經(jīng)理審批。2.審批意見：審批人應認真審核工作通知單的內容，提出明確的審批意見。如同意，則簽字確認；如不同意，應注明原因并要求發(fā)起部門進行修改完善。四、工作通知單的發(fā)放與接收（一）發(fā)放1.發(fā)放方式：工作通知單可通過以下方式發(fā)放：紙質版：打印后送達接收部門或人員，并要求接收方簽字確認。電子版：通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送給接收方，接收方應及時回復確認收到。2.發(fā)放記錄：發(fā)放部門應做好工作通知單的發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放方式、接收部門/人員等信息，以備查詢。（二）接收1.接收確認：接收部門或人員收到工作通知單后，應及時進行確認。如為紙質版，應在工作通知單上簽字；如為電子版，應通過回復郵件、在辦公系統(tǒng)中確認等方式進行反饋。2.接收信息核對：接收方在確認收到工作通知單后，應仔細核對工作通知單的內容，如有疑問或異議，應及時與發(fā)放部門溝通。五、工作通知單的執(zhí)行與跟蹤（一）執(zhí)行1.任務分配：接收方應根據(jù)工作通知單的要求，及時將工作任務分配給具體的工作人員，并明確工作責任。2.工作開展：工作人員應按照工作通知單的要求和標準，認真開展工作，確保工作質量和進度。在工作過程中，如遇問題或困難，應及時向上級匯報。（二）跟蹤1.跟蹤責任人：工作通知單的跟蹤責任人一般為發(fā)放部門或相關業(yè)務主管。2.跟蹤方式：跟蹤責任人可通過定期檢查、進度匯報、現(xiàn)場查看等方式，對工作任務的執(zhí)行情況進行跟蹤。3.進度反饋：接收方應定期向跟蹤責任人反饋工作任務的進展情況，如遇到延誤或其他異常情況，應及時說明原因并提出解決方案。六、工作通知單的變更與撤銷（一）變更1.變更原因：在工作通知單執(zhí)行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對工作內容、時間要求、標準等進行變更，應及時提出變更申請。2.變更申請：變更申請由原工作通知單的接收方提出，填寫工作通知單變更申請表，詳細說明變更的內容、原因及對工作的影響等。3.變更審批：變更申請表經(jīng)原審批人審批同意后，方可進行變更。如變更涉及其他部門或人員，還需征求相關部門或人員的意見。4.變更通知：變更后的工作通知單應及時發(fā)放給相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄和接收確認工作。（二）撤銷1.撤銷原因：如工作任務因某種原因不再執(zhí)行或已完成，可申請撤銷工作通知單。2.撤銷申請：撤銷申請由原工作通知單的發(fā)起部門提出，填寫工作通知單撤銷申請表，說明撤銷的原因。3.撤銷審批：撤銷申請表經(jīng)原審批人審批同意后，工作通知單予以撤銷。七、工作通知單的存檔與保管（一）存檔1.存檔部門：工作通知單的紙質版和電子版均應由發(fā)起部門負責存檔。2.存檔期限：工作通知單的存檔期限應根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（二）保管1.保管要求：存檔的工作通知單應妥善保管，確保其完整、安全，便于查閱。2.查閱權限：因工作需要查閱工作通知單的，應按照公司檔案查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)批準，不得擅自復印、外傳工作通知單的內容。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.監(jiān)督部門：公司行政部門負責對工作通知單的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內容：監(jiān)督內容包括工作通知單的生成、審批、發(fā)放、接收、執(zhí)行、跟蹤、變更、撤銷以及存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。（二）考核1.考核標準：制定工作通知單管理考核標準，對各部門和相關人員在工作通知單管理方面的工作表現(xiàn)進行考核?？己酥笜丝砂üぷ魍ㄖ獑蔚臏蚀_性、及時性、執(zhí)行情況等。2.考核結果應用：考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對