PAGE公文制度書寫規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公文的書寫，提高公文質(zhì)量和處理效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有公文的撰寫、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：公文內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得違反相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：公文表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免歧義，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)真實(shí)可靠。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循公文的格式、體例、語(yǔ)言風(fēng)格等規(guī)范要求。4.時(shí)效性原則：公文應(yīng)及時(shí)撰寫、審核和發(fā)布，確保信息傳遞的及時(shí)性和有效性。二、公文種類及定義（一）決議適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（四）公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（五）公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（十一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（十三）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（十四）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙型。2.頁(yè)邊距：上、下、左、右頁(yè)邊距均為2.54厘米。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。（三）排版規(guī)則1.行距：一般采用固定值28磅，以保證文檔的美觀和易讀性。2.頁(yè)碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、公文起草（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：全面、準(zhǔn)確地反映公司實(shí)際情況和工作要求，數(shù)據(jù)、事例等真實(shí)可靠。2.邏輯清晰：公文結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明，條理清晰，段落之間過(guò)渡自然。3.語(yǔ)言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語(yǔ)，避免使用生僻字、方言、口語(yǔ)化表述等；用詞恰當(dāng)，語(yǔ)法正確，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用準(zhǔn)確。4.格式規(guī)范：嚴(yán)格按照本規(guī)范的格式要求進(jìn)行起草，確保公文格式的一致性。（二）起草流程1.明確主題：確定公文的主題和目的，收集相關(guān)資料和信息。2.擬定提綱：根據(jù)公文主題和內(nèi)容要求，擬定詳細(xì)的提綱，包括公文的結(jié)構(gòu)框架、主要內(nèi)容要點(diǎn)等。3.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行公文初稿的撰寫，注意語(yǔ)言表達(dá)和格式規(guī)范。4.審核修改：完成初稿后，由起草人進(jìn)行自我審核，對(duì)內(nèi)容、語(yǔ)言、格式等方面進(jìn)行檢查和修改；然后提交給相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)一步修改完善。五、公文審核（一）審核原則1.合法性審核：確保公文內(nèi)容符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確性審核：對(duì)公文表述、數(shù)據(jù)、事實(shí)等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。3.規(guī)范性審核：檢查公文格式、體例、語(yǔ)言風(fēng)格等是否符合規(guī)范要求。4.完整性審核：審核公文內(nèi)容是否完整，各項(xiàng)要素是否齊全。（二）審核流程1.初審：由起草部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文初稿進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、邏輯的清晰性和格式的規(guī)范性等，提出修改意見(jiàn)。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文提交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門進(jìn)行復(fù)審，從專業(yè)角度對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核，確保其符合業(yè)務(wù)要求和實(shí)際情況，提出復(fù)審意見(jiàn)。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，由公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的審核人員進(jìn)行終審，對(duì)公文的整體質(zhì)量、重要性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審查，作出終審決定。（三）審核意見(jiàn)處理起草人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行修改完善，將修改后的公文再次提交審核，直至審核通過(guò)。六、公文發(fā)布（一）發(fā)布渠道根據(jù)公文的性質(zhì)和發(fā)布范圍，選擇合適的發(fā)布渠道，如公司內(nèi)部網(wǎng)站、辦公系統(tǒng)、紙質(zhì)文件等。（二）發(fā)布流程1.登記備案：對(duì)擬發(fā)布的公文進(jìn)行登記，記錄公文的名稱、文號(hào)、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布渠道等信息，建立公文發(fā)布臺(tái)賬。2.排版校對(duì)：在發(fā)布前，對(duì)公文的排版進(jìn)行再次校對(duì)，確保格式準(zhǔn)確無(wú)誤。3.正式發(fā)布：按照確定的發(fā)布渠道和時(shí)間安排，將公文正式發(fā)布。七、公文存檔（一）存檔要求1.分類整理：按照公文的種類、年份、文號(hào)等進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.完整保存：確保公文的原件及相關(guān)附件、修改記錄等完整保存，不得遺漏。3.安全保密：對(duì)存檔的公文進(jìn)行妥善保管，確保其安全性和保密性，防止文件丟失、損壞或泄露。（二）存檔流程1.收集整理：公文發(fā)布后，及時(shí)收集相關(guān)的紙質(zhì)文件或電子文檔，