PAGE規(guī)范收發(fā)文制度要求一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部文件的管理，確保文件的準確傳遞、妥善保管和有效利用，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本收發(fā)文制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來文件的收發(fā)、傳遞、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.準確及時原則收發(fā)文工作要確保文件內(nèi)容準確無誤，傳遞及時高效，避免延誤和差錯。2.安全保密原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止文件泄露。3.規(guī)范統(tǒng)一原則收發(fā)文流程、格式、編號等要嚴格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，保持一致性和規(guī)范性。4.便于查詢原則文件的分類、歸檔和存儲要便于查找和使用，提高工作效率。二、收文管理（一）收文渠道1.公司/組織設(shè)立專門的文件收發(fā)郵箱，用于接收外部單位發(fā)送的文件。2.各部門指定專人負責(zé)接收來自其他部門或外部單位直接送達的文件。（二）收文登記1.對于通過郵箱接收的文件，由負責(zé)收發(fā)的人員每日定時查收，并進行登記。登記內(nèi)容包括：文件名稱、發(fā)件人、收件日期、文件編號、密級等。2.對于直接送達的文件，接收人員應(yīng)立即進行登記，登記內(nèi)容同郵箱接收文件。（三）文件初審1.收文登記后，負責(zé)人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進行初審。2.初審重點包括：文件是否屬于本公司/組織收文范圍；文件格式是否規(guī)范；文件內(nèi)容是否完整、清晰；文件密級標注是否準確等。3.對于不符合要求的文件，應(yīng)及時與發(fā)件人聯(lián)系，要求其補充或修正。（四）文件分發(fā)1.根據(jù)初審結(jié)果，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.分發(fā)原則如下：屬于綜合性事務(wù)或需多個部門協(xié)同辦理的文件，分發(fā)給相關(guān)部門共同處理，并明確主辦部門。涉及特定部門業(yè)務(wù)的文件，直接分發(fā)給該部門。機密文件應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定分發(fā)，確保知悉范圍最小化。3.文件分發(fā)應(yīng)填寫《文件分發(fā)登記表》，記錄分發(fā)時間、部門/人員、文件名稱等信息。（五）文件傳閱1.對于需多個部門或人員傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞。2.傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱登記表》上簽字，注明傳閱日期，以明確責(zé)任和傳遞時間。3.傳閱過程中，傳閱人員要確保文件的安全，不得擅自將文件帶出規(guī)定范圍，不得擅自復(fù)印、摘抄文件內(nèi)容。4.如遇緊急情況或需要相關(guān)人員盡快處理的文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，并及時提醒相關(guān)人員。（六）文件辦理1.承辦部門或人員收到分發(fā)或傳閱的文件后，應(yīng)及時進行辦理。2.辦理過程中要嚴格按照文件要求和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保辦理結(jié)果符合要求。3.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)文流程進行審核、簽發(fā)和發(fā)送。（七）文件催辦1.為確保文件及時辦理，辦公室應(yīng)定期對文件辦理情況進行催辦。2.催辦方式包括電話催辦、郵件催辦等，并做好記錄。3.對于逾期未辦理的文件，要及時了解原因，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，督促承辦部門盡快辦理。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿。2.擬稿人應(yīng)確保文稿內(nèi)容準確、完整、邏輯清晰，語言規(guī)范。3.文稿應(yīng)注明發(fā)文部門、發(fā)文日期、文件主題、主送部門、抄送部門、密級等信息。（二）文稿審核1.擬稿完成后，由部門負責(zé)人對文稿進行審核。審核內(nèi)容包括：文稿內(nèi)容是否符合公司/組織政策、法規(guī)和工作要求；數(shù)據(jù)是否準確；格式是否規(guī)范等。2.對于涉及多個部門業(yè)務(wù)的文稿，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保文稿的科學(xué)性和可行性。3.審核通過后的文稿，由擬稿人在文稿上簽字確認，并提交辦公室進行編號和排版。（三）文件編號1.辦公室按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則對發(fā)文進行編號。2.編號應(yīng)確保唯一性和連續(xù)性，便于文件的管理和查詢。3.文件編號應(yīng)標注在文稿首頁的指定位置。（四）排版印制1.辦公室根據(jù)文件類型和格式要求進行排版。排版應(yīng)符合公司/組織統(tǒng)一的格式標準，包括字體、字號、行距、頁邊距等。2.排版完成后，進行印制。印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件發(fā)送范圍和存檔需要合理確定。3.印制過程中要確保文件質(zhì)量，檢查有無字跡不清、缺頁、錯頁等問題。（五）文件簽發(fā)1.發(fā)文文稿經(jīng)審核、編號、排版印制后，按照公司/組織的簽批流程進行簽發(fā)。2.簽批人應(yīng)認真審閱文稿內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。3.對于重要文件或涉及重大事項的文件應(yīng)嚴格按照規(guī)定的簽批權(quán)限進行簽批，確保文件的權(quán)威性和準確性。（六）文件蓋章1.文件簽發(fā)后，由辦公室負責(zé)蓋章。2.蓋章應(yīng)清晰、端正，蓋在文件規(guī)定的蓋章位置。3.對于需要加蓋多個印章的文件，要按照先后順序依次蓋章，確保印章位置準確、清晰。（七）文件發(fā)放1.辦公室根據(jù)文件的主送和抄送部門，將文件進行發(fā)放。2.發(fā)放方式包括郵寄、專人送達等。3.文件發(fā)放時應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄發(fā)放日期、部門/人員、文件名稱、編號等信息。（八）文件存檔1.文件發(fā)放后，辦公室應(yīng)及時將發(fā)文原稿、印制件等進行存檔。2.存檔文件應(yīng)按照年度、類別、編號等進行分類整理，便于查找和利用。3.定期對存檔文件進行清查，確保文件的完整性和安全性。四、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.本公司/組織制發(fā)的各類文件，包括正式文件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。2.收文過程中涉及重要事項、需長期保存的文件。3.與外部單位往來的重要文件，如合同、協(xié)議、信函等。（二）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)齊全完整，確保文件內(nèi)容、附件、簽批手續(xù)等無缺失。2.歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進行整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序排列。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細的目錄，注明文件名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查詢。（三）保管期限1.根據(jù)文件的重要性和時效性，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司章程、重要決議、合同協(xié)議等具有長期法律效力和歷史價值的文件。3.長期保管的文件一般為涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)、在一定時期內(nèi)有參考價值的文件，保管期限為1050年。4.短期保管的文件為一般性業(yè)務(wù)文件，保管期限為110年。（四）保管方式1.文件應(yīng)存放在專門的檔案室或文件柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、安全。2.對于電子文件，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保管。五、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限進行申請。2.查閱權(quán)限分為一般查閱和受限查閱。一般查閱適用于與文件內(nèi)容相關(guān)的正常工作需要；受限查閱適用于涉及機密、敏感信息的文件，需經(jīng)特定審批程序。3.查閱人應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、查閱目的、查閱時間等信息。（二）查閱流程1.查閱人提交《文件查閱申請表》后，由所在部門負責(zé)人進行審核。2.審核通過后，查閱人持申請表到檔案室或文件保管部門進行查閱。3.查閱過程中，查閱人應(yīng)在指定地點進行查閱，不得擅自將文件帶出規(guī)定范圍。如需復(fù)印或摘抄文件內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊工作需要借閱文件的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱權(quán)限進行申請。借閱權(quán)限與查閱權(quán)限類似，分為一般借閱和受限借閱。2.借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱期限、借閱用途等信息。（四）借閱流程1.借閱人提交《文件借閱申請表》后，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，借閱人到檔案室或文件保管部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取文件。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還文件。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。4.借閱人在借閱期間要妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改文件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、文件保密與銷毀（一）保密措施1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，對涉及機密、敏感信息的文件進行嚴格管理。2.確定文件的知悉范圍，限制無關(guān)人員接觸涉密文件。3.在文件的收發(fā)、傳遞、存儲、查閱、借閱等過程中，采取必要的保密措施，如加密存儲、專人傳遞、專柜保管等。4.對接觸涉密文件的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）文件銷毀1.對于已超過保管期限或失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀文件前，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負責(zé)組織銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚