PAGE會議記錄規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議記錄工作，確保會議信息準確、完整、及時傳達，提高會議效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、項目會議等。（三）基本原則1.準確客觀原則會議記錄應如實記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言者的觀點、意見、決議等，不得歪曲或篡改事實。2.全面完整原則涵蓋會議的各個方面，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議事項及責任人等，確保無重要信息遺漏。3.及時高效原則會議結(jié)束后應盡快完成記錄整理，及時將會議記錄分發(fā)給相關(guān)人員，以便于工作的推進和落實。4.保密原則對涉及公司機密信息的會議記錄，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、會議記錄人員職責（一）記錄準備1.提前了解會議主題、議程及相關(guān)資料，熟悉會議背景和目的，以便更好地理解會議內(nèi)容。2.準備好會議記錄所需的工具，如筆記本、電腦等，并確保記錄設備正?？捎?。（二）現(xiàn)場記錄1.準時參加會議，集中精力，認真傾聽每位參會人員的發(fā)言，準確記錄會議內(nèi)容。2.采用清晰、簡潔、規(guī)范的語言進行記錄，盡量使用原話記錄發(fā)言者的觀點和意見，避免加入個人主觀判斷。3.對于重要決議、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等信息，要重點記錄，確保準確無誤。4.如遇發(fā)言內(nèi)容較多或語速較快的情況，可采用速記符號、縮寫等方式進行記錄，但要保證事后能夠準確還原。（三）記錄整理1.會議結(jié)束后，及時對記錄內(nèi)容進行整理，補充完善缺失的信息，確保記錄內(nèi)容完整、清晰。2.對記錄內(nèi)容進行分類、歸納，按照會議討論的順序和邏輯進行梳理，使記錄易于閱讀和理解。3.將整理后的會議記錄形成電子文檔和紙質(zhì)文檔，并進行妥善保存。（四）審核與分發(fā)1.完成記錄整理后，將會議記錄初稿提交給會議主持人或相關(guān)負責人進行審核，確保記錄內(nèi)容準確反映會議精神。2.根據(jù)審核意見對記錄進行修改完善，最終確定會議記錄的定稿。3.按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程，及時將會議記錄分發(fā)給參會人員、相關(guān)部門及需要知曉會議內(nèi)容的其他人員。（五）存檔管理1.將每次會議記錄按照時間順序進行編號，建立會議記錄檔案。2.定期對會議記錄檔案進行整理和歸檔，確保檔案的完整性和可查閱性。3.會議記錄檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，以備后續(xù)查閱和參考。三、會議記錄內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議主題：明確會議討論的核心內(nèi)容。2.會議時間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時間。3.會議地點：詳細記錄會議召開的地點。4.參會人員：列出參會人員的姓名、部門及職務。（二）會議議程按照會議實際進行的順序，記錄各項議程的內(nèi)容及討論情況。（三）討論內(nèi)容1.發(fā)言記錄記錄每位發(fā)言者的姓名、部門及職務。如實記錄發(fā)言者的觀點、意見、建議等內(nèi)容，盡量使用原話。對于發(fā)言中的重要數(shù)據(jù)、事例等要詳細記錄。2.討論過程記錄討論的主要方向和重點問題，以及各方的觀點碰撞和交流情況。如有不同意見的爭論，要記錄爭論的焦點和各方的理由。對于會議中提出的解決方案、措施等，要記錄其提出的背景、依據(jù)及討論結(jié)果。（四）決議事項1.明確會議達成的決議內(nèi)容，包括決策事項、行動方案、責任分工等。2.對于決議事項，要記錄其具體要求、時間節(jié)點、預期目標等關(guān)鍵信息。3.如有需要，可對決議事項的背景和必要性進行簡要說明。（五）其他事項記錄會議中涉及的其他重要事項，如未決事項、下一步工作計劃、需要協(xié)調(diào)的問題等。四、會議記錄格式規(guī)范（一）頁面設置1.采用A4紙張，頁邊距上下左右均為2.5厘米。2.文檔字體為宋體，字號為小四，行間距為1.5倍行距。（二）標題格式1.一級標題：“一、[標題內(nèi)容]”，字體加粗，字號為四號。2.二級標題：“（一）[標題內(nèi)容]”，字體加粗，字號為小四。3.三級標題：“1.[標題內(nèi)容]”，字體不加粗，字號為小四。（三）段落格式1.每段開頭空兩格，段與段之間保持一定的行距。2.對于重要內(nèi)容或需要強調(diào)的部分，可采用不同的字體顏色（如紅色）或添加下劃線等方式進行突出顯示，但要保持整體格式的一致性。（四）編號規(guī)范1.對于會議記錄中的各項內(nèi)容，如議程、決議事項等，應按照順序進行編號，以便于查閱和引用。2.編號采用阿拉伯數(shù)字，如“1.”“2.”“3.”等，編號后緊跟標題內(nèi)容，中間不留空格。（五）簽名與日期在會議記錄文檔的末尾，留出適當空間用于參會人員簽名確認，并注明記錄日期。五、會議記錄的審核與批準（一）審核流程會議記錄整理完成后，首先由記錄人員進行自查，確保記錄內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范。然后將會議記錄初稿提交給會議主持人進行審核。會議主持人應仔細核對記錄內(nèi)容與會議實際情況是否相符，并對記錄的準確性、完整性和規(guī)范性提出審核意見。如發(fā)現(xiàn)問題，記錄人員應及時進行修改完善，直至審核通過。（二）批準權(quán)限1.對于一般性會議的會議記錄，經(jīng)會議主持人審核通過后即可生效。2.對于涉及公司重大決策、重要事項的會議記錄，審核通過后還需提交公司管理層或相關(guān)領導進行批準。批準后的會議記錄作為正式文件存檔，并按照公司規(guī)定進行分發(fā)和傳達。六、會議記錄的分發(fā)與查閱（一）分發(fā)范圍1.參會人員：確保每位參會人員都能及時收到會議記錄，以便了解會議內(nèi)容和決議事項，明確自身工作任務。2.相關(guān)部門：根據(jù)會議主題和決議事項，將會議記錄分發(fā)給涉及到的相關(guān)部門，以便各部門之間進行溝通協(xié)調(diào)和工作銜接。3.需要知曉會議內(nèi)容的其他人員：如公司領導、其他相關(guān)崗位人員等，根據(jù)工作需要進行分發(fā)。（二）分發(fā)方式1.電子文檔：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將會議記錄電子文檔發(fā)送給相關(guān)人員。2.紙質(zhì)文檔：對于需要紙質(zhì)文檔的情況，可根據(jù)實際情況進行打印，并按照規(guī)定的流程進行分發(fā)。（三）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：按照公司內(nèi)部規(guī)定的權(quán)限，相關(guān)人員可查閱與其工作相關(guān)的會議記錄。查閱時應填寫查閱申請表，經(jīng)批準后在指定地點進行查閱。2.外部人員：如因工作需要查閱公司會議記錄，需經(jīng)過公司相關(guān)部門的審批，并按照公司保密規(guī)定進行查閱。查閱過程中不得擅自復制、傳播會議記錄內(nèi)容。七、會議記錄的保密管理（一）保密范圍會議記錄中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息、人事信息等屬于保密內(nèi)容，應嚴格按照公司保密制度進行管理。（二）保密措施1.對會議記錄文檔進行加密存儲，設置不同級別的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查閱。2.在會議記錄的分發(fā)過程中，嚴格控制知悉范圍，避免無關(guān)人員接觸到保密信息。3.對于涉及保密內(nèi)容的會議記錄，在保存期限屆滿后，應按照公司規(guī)定進行銷毀處理，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)有違反會議記錄保密規(guī)定的行為，公